+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Входящие письма и исходящие их регистрация

Содержание

Как регистрировать входящие электронные письма автоматически

Входящие письма и исходящие их регистрация

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Как вы регистрируете электронную почту?

Важно На практике, если вопрос контролируется конкретным человеком, многие письма не попадают к руководителю, а сразу передаются исполнителю, поэтому не стоит делать эту графу большой.

Под фамилией исполнителя или рядом с ней желательно оставлять место для подписи, свидетельствующей о получении им документа.
4 Журнал регистрации корреспонденции нужен и для всех исходящих посланий.

В журнале регистрации исходящих писем меньше граф, чем в журнале регистрации корреспонденции входящей.

Регистрация входящих документов

Также как и в журнале регистрации входящих писем, сделайте в журнале регистрации исходящих писем графу с порядковым номером письма, графу с датой, только уже отправления, с видом отправляемой корреспонденции (если нужно), с кратким содержанием послания, фамилией составителя документа (письма), а также графу с номером дела, куда была подшита копия послания. 5 По-особому следует регистрировать корреспонденцию, которую вы отправляете по почте. Регистрация писем, отправляемых почтой, производится на бланке организации.

Лучше отправлять за один раз не более 7-10 писем. От руки или на компьютере, на бланке напишите дату отправки, ниже, для каждого отправляемого по почте письма, укажите порядковый номер записи, название организации, ее место нахождения (можно указать только город или область). Справа оставьте немного места.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Внимание Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент …
… … … … … … 12

N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Программируем на 1с

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… ЛожкаДегтя [e-mail скрыт] Российская Федерация #6[206225] 25 ноября 2010, 12:28 У нас 2 штампа для входящей корреспонденции: для писем что пришли по почте и для электронных. И они различаются.

Кроме того, что для электронных дополнительно пропечатывается красненькая @, так на штампе еще и прописано что «Электронная почта …».Теперь вопрос: как вы считаете тогда должно быть 2 журнала для регистрации?И еще: в настоящее время я не все письма с электронки регистрирую (спам кончно в расчет не берем, я о тех, что адресованы начальству), а выборочно.

остальное остается на хранении в ящике.

Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию».
Система автоматически создаст новое входящее письмо.

Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо.

Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».Карточка документа «Исходящее письмо» Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

Отправка исходящего письма адресату Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо: Закладка «Переписка».

Кнопка «Написать письмо» Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

Программируем на 1с Почта Правила обработки писем С заданными правилами Яндекс.Почта может обрабатывать входящие письма автоматически:

  • распределять письма по нужным папкам
  • уведомлять о новых письмах
  • пересылать их на другой адрес
  • отвечать на письма
  • ставить метки
  • отмечать письма как прочитанные
  • удалять некоторые письма при получении

Внимание. Заданные правила будут действовать только для новых писем.Письма, уже находящиеся в почтовом ящике, автоматически не обрабатываются.

Если вы хотите применить правило к существующим письмам, нажмите кнопку Применить к существующим письмам на странице создания или редактирования правила.

Источник: http://territoria-prava.ru/kak-registrirovat-vhodyashhie-elektronnye-pisma-avtomaticheski/

Входящие письма и исходящие их регистрация

Входящие письма и исходящие их регистрация

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г.

Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

https://www.youtube.com/watch?v=fX7LzwXL8UQ

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании.

Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу. 11. Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений и количество в нем листов;
  • Ф.И.О.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Внимание

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.

Регистрация документов

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.
Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.

Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

  • дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
  • регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
  • заголовок (о чем документ);
  • резолюция;
  • срок исполнения полученного документа;
  • исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
  • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
  • N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем.

Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных.

Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.

  • В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Регистрация входящих документов Входящие документы обычно регистрируются централизованно.

В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

  • дата получения;
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
  • автор (корреспондент) — т.е.

Источник: http://dtpstory.ru/vhodyashhie-pisma-i-ishodyashhie-ih-registratsiya/

Входящие письма как регистрировать

Входящие письма и исходящие их регистрация

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Некоторые секреты входящих документов

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов.

Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу.

Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Рекомендуем прочесть:  Выплаты при сокращении работника тк рф

Делопроизводство от А до Я

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О.

и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение.

Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Обработка входящей корреспонденции

Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа)

Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы

Документы необходимые для принятия в очередь на квартиру.Не могли бы вы подсказать, какие документы необходимы для того чтобы встать в очередь на получениее квартиры (для многодетной семьи) в Санкт-… Порядок постановки на учёт нуждающихся в улучшении жилищных условий Учёт граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, в г.

Шпаргалка делопроизводителя

С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота.

Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.

Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Рекомендуем прочесть:  Программа Помощи Предпринимателям 2019

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.

Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Источник: https://russianjurist.ru/nalogovoe-pravo/vhodyashhie-pisma-kak-registrirovat

Чем подтверждается регистрация входящей корреспонденции

Входящие письма и исходящие их регистрация

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:

  1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
  2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
  3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
  4. Научные отчеты.
  5. Нормы и нормативы расхода материалов.
  6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
  7. Поздравительные телеграммы, письма.
  8. Прейскуранты.
  9. Пригласительные билеты.
  10. Программы конференций, совещаний.
  11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
  12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
  13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
  14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Правила регистрации входящей документации

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения.

Порядок регистрации входящей документации

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Источник: http://k-p-a.ru/chem-podtverzhdaetsya-registratsiya-vhodyaschey-korrespondentsii/

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Входящие письма и исходящие их регистрация

На рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:

Схема документооборота для входящего письма с созданием письма-ответа на базе проекта

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Создание входящего письма и его регистрация

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью “Сотрудник канцелярии”, он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа “Входящее письмо” выполните следующие действия:

  • Выберите папку “Входящие”.
  • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа “Входящее письмо”:

Карточка документа “Входящее письмо”

  • Заполните обязательные поля “Корреспондент”, “Индекс документа”, “Дата создания” в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле “на №”, Система попытается найти документ “Исходящее письмо”, которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке “Связанные документы”.
  • Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ “Входящее письмо” с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки “Входящие” в папку “На регистрацию”. Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида “Входящее письмо” по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку “На регистрацию”.

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле “Корреспондент”, “Дата поступления”, а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку “На регистрацию” и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле “Индекс поступления” (если настроена автонумерация документов в подразделении).

Создание исходящего письма-ответа

Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

  • из проекта;
  • непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта

Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .

Можно просто создать проект исходящего письма.

Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.

Непосредственное создание исходящего письма

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

  • Выберите папку “Исходящие”.
  • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа “Исходящее письмо”.
  • Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля “на №”, Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ “Входящее письмо”, значение поля “Индекс документа” которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке “Связанные документы”. В поле “Корреспонденты” выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо. Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле “Корреспонденты (физические лица)”.

Карточка документа “Исходящее письмо”

Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку “Переписка” и нажать Написать письмо:

Закладка “Переписка”. Кнопка “Написать письмо”

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа “Исходящее письмо” (если они есть).

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа “Исходящее письмо”.

Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа “Входящее письмо” на стороне адресата.

Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

Форма сообщения электронной почты

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Закладка “Переписка” с присоединенным письмом

Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы “Входящее письмо”. Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

  • Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу “Входящее письмо”.
  • Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу “Входящее письмо” как вложенные файлы.
  • Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
  • сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле “” документа “Входящее письмо”.
  • Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей “Индекс документа” и “Дата создания” в документе “Входящее письмо”.

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы “Входящее письмо”, созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

Источник: https://fossdoc.com/ru/sed-docs/vhod-ishod

Регистрация входящих документов

Входящие письма и исходящие их регистрация

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.