+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как нужно уведомлять об отпуске

Содержание

Уведомление о начале отпуска работника

Как нужно уведомлять об отпуске

Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Обязательно или нет?

В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.

Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.

Законодательная база

Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.

В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.

Отдых по графику

Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

Отдых не по графику

Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

Дни без сохранения заработной платы

Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

Однако есть и противоположная сторона.

Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

Дни авансом

Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

Исходя из этого, рабочий должен будет составить соответствующее заявление, в котором он попросит предоставление отпуска авансом.

По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура и форма документа

Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

  • информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
  • основная часть;
  • заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Какие положения должны содержаться в тексте?

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

  • реквизиты компании;
  • исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
  • имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
  • все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
  • подпись непосредственного работодателя.

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Кто подписывает?

Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

Нужно ли подписывать сотрудникам?

Оповещение, выданное наемному рабочему, подлежит подписи тем, на кого оно было сформировано с целью ознакомления.

Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

Сколько требуется экземпляров?

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Можно оформить сразу на несколько работников?

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Образец документа

Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.

Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

  • о возможной реорганизации компании;
  • о различных объяснениях;
  • о возможном переводе сотрудника;
  • о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
  • и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

  • полное наименование компании;
  • наименование документа;
  • дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Где и сколько хранить?

Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.

Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами — в архиве компании.

Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.

Как ознакомить сотрудника?

Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.

На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:

  • путем личного оповещения;
  • путем формирования приказа руководства компании;
  • путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.

Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.

В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.

Для совместителей

Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.

На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

Для иностранного гражданина

Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

Для генерального директора и главного бухгалтера

Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

Для госслужащих

Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

У ИП

Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

  • сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
  • при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/uvedomlenie/

Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Как нужно уведомлять об отпуске

Все сотрудники, которые трудоустроены в компании, имеют право на период отдыха. Время, когда каждый из них может воспользоваться своей привилегией, закреплено в специальном документе — графике отпусков, который составляется перед началом нового года. Если подходит время, указанное в графике, компания должна отправить этому работнику уведомление об отпуске.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работнику, в зависимости от характера его работы, могут предоставляться различные виды времени отдыха:

Внимание! Уведомление работника об отпуске выполняет важную функцию — своевременно сообщает ему о том, что скоро наступит время запланированного отдыха согласно графика отпусков. Кроме этого, действующее законодательство обязывает выполнить такое ознакомление не позднее 2-х недель до планируемой даты начала отпуска.

Если по какой-либо причине работник в это время отсутствует на своем месте, то уведомление нужно отправить ему заказным письмом с уведомлением. Однако необходимо помнить, что датой события будет считаться дата вручения письма.

Если же это выполнено не было, то работник имеет право передвинуть период отдыха на другое время. Свое желание он закрепляет путем написания соответствующего заявления и подачи его руководителю. На основании этого должен быть издан приказ о внесении изменений в график отпусков.

Помимо переноса отпуска, за не уведомление работника может наступать и административная ответственность. Если трудинспекция при проведении проверки выявит такое нарушение, она может наложить на фирму и должностных лиц штраф согласно КОАП.

Внимание! В необходимости уведомления есть небольшая лазейка для работников, которые не согласны с определенным для них временем отдыха. В случаях, когда работник письменно не был предупрежден, он на законных основаниях имеет право не идти в отпуск согласно графику, а перенести его на желаемое для себя время.

Заявление на отпуск — это просьба предоставить время отдыха. Если работник использует его согласно графику, то составлять такой документ нет необходимости — приказ на отпуск будет составляться на основании информации из графика отпусков.

  Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

Но ситуации, в которых написания заявления необходимо, все же существуют:

  • Работник договорился с администрацией о предоставлении ему отпуска в иное время, чем указано в графике;
  • В графике отпусков проставлен только месяц, а не точная дата начала;
  • В отпуск идет новый работник, который не внесен в график.

В этих случаях подписанное руководителем заявление является подтверждением согласования времени отдыха с администрацией, а также служит основанием для оформления приказа и расчета отпускных выплат.

Внимание! В некоторых предприятиях до сих пор может практиковаться написание заявлений на отпуск, даже если он предоставляется по утвержденному графику.

Кадровая служба это может объяснять тем, что все необходимые действия по оформлению отпуска выполняются именно на его основании.

Это не запрещено на законодательном уровне, хотя и влечет за собой излишний бумажный документооборот.

Закон оставляет на усмотрение работодателя способ, которым он будет извещать сотрудника о предстоящем отдыхе.

Чаще всего используются:

  • Специальный журнал извещения об отпуске — отдельная книга, в которую заносится каждый факт уведомления, а работник должен поставить свою подпись и дату сообщения;
  • Отметка в приказе на отпуск — как известно, работник должен ознакомиться с оформленным приказом и поставить на нем свою роспись. Это может расцениваться как уведомление об отпуске. Однако следует помнить, что процедуру нужно выполнить не позднее двух недель до отдыха, а значит приказ также необходимо издать в эти сроки. Фактической датой уведомления в этом случае будет считаться не дата издания приказа, а день, когда сотрудник поставил свою подпись на нем.
  • Создание дополнительных граф в графике отпусков — закон не запрещает дорабатывать стандартные документы. Поэтому можно в график отпусков добавить еще две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подтверждающую подпись и дату ознакомления.
  • Письменное уведомление в виде отдельного документа — наиболее часто встречающееся уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Документ составляется в двух копиях, одна из которых передается сотруднику, а на второй он ставит подпись и дату как факт ознакомления.

  Записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60)

В том случае, когда работник не согласен со временем отпуска и отказывается подписывать уведомление, составляется акт об этом в присутствии минимум двух работников из других подразделений. В дальнейшем этот документ прикрепляется к графику и храниться вместе с ним.

Внимание! Если уведомления об отпуске выдаются в виде отдельных документов, то рекомендуется завести специальный журнал регистрации, в котором отмечать каждый факт составления такого уведомления, а также дату подписания его работников. Унифицированной формы такого журнала нет, хозяйствующий субъект может его разрабатывать исходя из личных предпочтений.

Все уведомления должны храниться на протяжении 5 лет в архиве компании.

Скачать образец уведомления об отпуске

Уведомление об отпуске скачать образец в формате Word.

Как составить уведомление об отпуске сотрудника?

Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений.

Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.

В верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.

После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.

Далее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.

Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:

  • Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
  • Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
  • Продолжительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
  • Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.

  Приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме Т-6

Уведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.

Источник: https://kadrypro.ru/otpusk/dokumenty-na-otpusk/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Как нужно уведомлять об отпуске

Как нужно уведомлять об отпуске

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного. Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков? Как говорится, готовь сани летом, а телегу – зимой. В кадровом деле в роли пресловутой телеги выступает график.
Важно По закону его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Но когда график составлен и утверждён, у специалистов по кадровому делопроизводству нередко возникает вопрос: обязан ли работодатель знакомить с этим документом под роспись всех сотрудников компании? На профессиональных форумах HR-менеджеров, в том числе на портале Superjob.

ru, по этому поводу ведутся горячие споры.
Внимание Обязанность информировать работников о предстоящем отпуске предусмотрена частью 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ. Причем делать это необходимо в письменной форме не позднее чем за две недели до начала отдыха.

На извещении работник должен поставить свою подпись.

А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

Нужно ли соблюдать эту процедуру, если на предприятии идут в отпуск по графику отпусков, и сотрудник идет в отпуск на основании заявления и приказа на отпуск. . Организация, может самостоятельно определить, каким способ будет уведомлять сотрудников о предстоящих отпусках.

Таким образом, если Вы оформляете приказ об отпуске за две неделе до его начала, дополнительного уведомления не требуется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух», в статье журнала «Упрощенка», которую Вы можете найти в закладке «Журнал».

Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты Ежегодные оплачиваемые (основные и дополнительные) согласно статье 123 Трудового кодекса предоставляются в соответствии с графиком, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке [1].

Правила оформления уведомления об отпуске

  1. Полное и сокращенное наименование организации.
  2. Адресат.
  3. Наименование вида документа.
  4. Дата и регистрационный номер.
  5. Заголовок текста уведомления.
  6. Текст.
  7. Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).

  8. Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).

Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке.

Наименование работодателя Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией.

В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).

Уведомление о начале отпуска работника

  • Уведомление работника о начале отпуска
  • Уведомление учредителей об отпуске руководителя организации.
  • Форма уведомления об отпуске

Как и когда надо писать заявление на отпуск? За сколько дней или недель до надо писать заявление? Какой указать рабочий период? Кто визирует заявление? Где можно скачать форму или посмотреть образец заполнения? По правилам на предприятии должен быть утвержден график отпусков (ежегодных).

Тогда вы незадолго до начала вашего, лучше за неделю, пишите заявление, чтобы кадровик оформил приказ.
Но часто этот график просто формальность. Как правильно оформить уведомление об отпуске Кадровикам по долгу службы часто приходится заниматься составлением уведомлений.

Уведомление об отпуске: правила составления

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно — да! Проблемы обычно возникают чуть позже — когда приближается время запланированных отпусков. ПОВОД ДЛЯ СПОРА Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха.

Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение из Трудового кодекса РФ Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Как уведомить работника об отпуске

Ведением журнала должен заниматься кадровый специалист или руководитель организации. Пять типичных правонарушений Несвоевременное уведомление работника о начале отпуска, образец которого можно заполнить в считанные минуты, — не единственное правонарушение со стороны работодателя.

Трудовая инспекция обращает внимание и на другие отступления от закона. В последние годы увеличилось число следующих нарушений, касающихся отпуска:

  • несоблюдение графика отпусков – ст. 123 ТК РФ;
  • нарушения оплаты отпускных за три дня до начала отпуска – ст. 136 ТК РФ.
  • невыплата компенсации за несвоевременно выплаченные отпускные – ст. 236 ТК РФ.
  • накопление задолженности по отпускам более двух лет – ст. 124 ТК РФ.
  • несвоевременное уведомление о предстоящем отпуске образец – ст.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая) Образец уведомления о начале отпуска Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части. В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения.

Уведомление о начале отпуска

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации. И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске. Обязателен ли данный документ? Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков. Пример: По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В.
должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года.

10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Приведем пример наименования работодателя – юридического лица (указывается в левом верхнем углу бланка): Открытое акционерное общество «Акварельный мир» (ОАО «Акварельный мир») ФИО работника Данный элемент указывается в правом верхнем углу бланка после должности сотрудника (в родительном падеже): Экономисту по труду С.А. Белерофонтову Текст Типичный пример текста представлен ниже.

Источник: http://lcbg.ru/kak-nuzhno-uvedomlyat-ob-otpuske/

Уведомление о начале отпуска

Как нужно уведомлять об отпуске

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

  • реквизиты предприятия;
  • исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
  • должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
  • информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
  • подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Образец уведомления об отпуске

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

  • о реорганизации предприятия;
  • о предоставлении объяснений;
  • о переводе;
  • об изменении в условии труда;
  • о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

  • название документа;
  • дата оформления;
  • номер регистрации уведомления;
  • основной смысл содержания уведомления;
  • должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
  • день вручения извещения;
  • информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Журнал регистрации уведомлений

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

  • непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
  • приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
  • ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
  • включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
  • в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Отпуск совместителям должен быть предоставлен в то же самое время, что и очередной отпуск по основному виду работы. Для выполнения этого условия работники должны предоставить сведения о сроках предоставления оплачиваемого отпуска на основном месте.

Если совместитель не отработал положенного времени для предоставления очередного отпуска, на недостающие дни ему оформляется отпуск без содержания.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Совместители, не предоставившие сведения о сроках отдыха по основному месту работы, включаются в график отпусков на общем основании.

В этом случае уведомление о начале отпуска совместителям вручается не позднее двух недель до начала наступления отдыха.

Знание и применение на практике существующих норм оформления, передачи и подтверждение получения уведомления о сроках очередного оплачиваемого отдыха значительно упростит сотрудничество по этому вопросу работодателя и сотрудников организации.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazec/

Где хранятся уведомления об отпуске. Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление? Существуют такие виды сообщений

Как нужно уведомлять об отпуске

К сожалению,в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. Вгосучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков,исполняются тщательнее.

В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вестикадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатомперсонала делают ошибки в таких документах.

Отчасти это связанно с тем, чтомногим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопросо том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, имнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно – да!Проблемы обычно возникают чуть позже – когда приближается время запланированныхотпусков.

Повод дляспора

Поводом кискусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначалекажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовитьлишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудовогокодекса РФ

Статья 123.Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времениначала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за двенедели до его начала.

Обратите внимание! Работниканеобходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственнаяинспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой иливнеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающиефакт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельновнимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только кежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать,попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц ииндивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственнойинспекции труда вашего региона. Для Москвы -http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

КАКУВЕДОМИТЬ?

Многиепредприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработалиопределенную форму. В документе желательно указать время начала и окончанияотпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать.Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровойслужбе, второй заберет себе работник.

Однако приэтом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков:законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листебумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощаетдокументооборот.

Так, чтобыне обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказоб отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, всоответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку вприказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требованиязакона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоитиметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегдамогут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним,что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных днядо его начала .Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвестиоплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четкопридерживается данной законодательной нормы.

На практикепредприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждаетсяв установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. Апотом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможностьвоспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадроваяслужба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявлениена отпуск.

Извлечение

из Трудовогокодекса РФ

Статья 124.Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Еслиработнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодногооплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этогоотпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменномузаявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другойсрок, согласованный с работником.

Такимобразом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службойне издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты.Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется позаявлению работника.

Чаще всегоработодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпускработникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений идепартаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы,в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» прииспользовании данной схемы.

А какнакажут?

Есликомпания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатитьработнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставкирефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждыйдень задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты подень фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указаннойденежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя .Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую суммукомпенсации, подлежащей выплате работникам.

Но этодалеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ обадминистративных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложениеадминистративного штрафа:

  • надолжностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • налиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образованияюридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановлениедеятельности на срок до 90 суток;
  • наюридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановлениедеятельности на срок до 90 суток.

И сотрудникигосударственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административногонаказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен,нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, тобудет применена иная норма – дисквалификация руководителя .

ПРИЕМЛЕМЫЕВАРИАНТЫ

Чтобыизбежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале ихотпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить вположениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска втечение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогдаработодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать вкомфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если ихпланы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, чтообъяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию отпроблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам неповезло».

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

Источник: https://ovokras.ru/politicheskie-prava/gde-hranyatsya-uvedomleniya-ob-otpuske-nuzhno-li-oformlyat.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.