Договор руководитель по тендерам и аукционам

Организация работы тендерного отдела

Поиск новых возможностей сбыта товаров/услуг в период нестабильной экономики остро стоит для всех организаций, как для крупных корпораций, так и для представителей среднего и малого бизнеса. 

В настоящее время сохраняется тенденция развития экономического кризиса. Остро стоит проблема продажи товаров и услуг. В период экономии урезается бюджет, ряд компаний и вовсе отказывается от заключения жизненно необходимых контрактов. Все государственные организации, а также все большее количество частных компаний и ИП активно используют бесплатные тендеры в режиме острой экономии. 

Новичкам в тендерных закупках, можно воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, специализирующейся на сопровождении тендеров, либо попробовать создать тендерный отдел самостоятельно.

Плюсы аутсорсинга:

 — быстрый результат с минимальным вложение финансов — возможен, когда участие в тендерах не носит системного характера.

Минусы аутсорсинга:

 — Ни одна аутсорсинговая компания не знает специфику вашей работы так, как знаете ее Вы. 

 — Повышение гонорара за услуги аутсорсинга служит слабым аргументом для человека, непосредственно курирующего Вашу организацию. 

 — Слабый контроль за сотрудником аутсорсинговой компании. Вы не можете оценить ситуацию — насколько точно удаленный работник, ведущий Ваш проект, понимает поставленную задачу, и на каком этапе разработки находится проект.

 — Хочешь сделать работу хорошо, сделай ее сам. Вы заинтересованы в 100% результате. Вы настроены на победу. При проигрыше Вы теряете гораздо больше, чем специалист аутсорсинга.

Рациональное решение для поиска новых путей сбыта товаров и услуг — создание тендерного отдела. Не стоит изначально раздувать большой штат сотрудников. Для начала достаточно начать с одного-двух работников, которые пройдут специальный курс обучения.

Идея переложить организацию тендерных закупок на секретаря, бухгалтера или юриста плохая, так как основную работу никто не отменяет, а обработка информации по тендерам, подготовка документации, анализ прошлых продаж — серьезная работа, требующая ответственного, грамотного подхода. Несвоевременно обработанная информация о доступных лотах на бесплатных электронных площадках, неправильно проведенный мониторинг тендеров приведет к потере потенциально выгодного заказа. Внедрение специальной программы поиска тендеров “Управление тендерным отделом” значительно упростит работу. 

Иерархия тендерного отдела

Итак, решение принято! Необходимость создания тендерного отдела очевидна. Возникает вопрос, как рационально упорядочить работу внутри отдела? Это зависит от размеров организации и масштабов ее деятельности.

Как уже было сказано ранее, на первых этап раздувать штат сотрудников не имеет смысла. Принять на работу куда проще, чем потом уволить. Необходимо продумать четкую иерархию подчинения, разработать должностные инструкции.

Это можно сделать самостоятельно, либо заключить договор с организацией, специализирующейся на планировании структуры отдела по тендерам.

Существует несколько вариантов организации работы отдела по тендерам. Наиболее распространена следующая иерархия:

— руководитель тендерного отдела;

— заместитель тендерного отдела;

— менеджер по тендерам (тендерный специалист), их может быть несколько;

— помощник менеджера по тендерам (курьер);

— юрист.

Руководитель тендерного отдела является медиумом между руководящим составом организации и сотрудниками отдела, он контролирует работу всего отдела, проводит аналитику, согласовывает техническую и финансовую стороны процесса.

Заместитель руководителя — правая рука руководителя отдела, полностью способен заменить руководителя в его отсутствие на рабочем месте то тем или иным причинам.

Менеджер по тендерам осуществляет поиск тендеров, подготавливает документы, необходимые для участия в аукционе, при отсутствии помощника осуществляет доставку собранной документации на тендеры и контролирует получения их заказчиком, выполняет поручения руководителя в рамках своей компетенции, следит за своевременностью оформления/продления документации.

Юрист узкоспециализированной сферы обязан владеть правовой базой, досконально знать Федеральный закон № 44-ФЗ, а также другие законы, имеющие отношение к урегулированию процессов участия в тендерах, следить за поправками, вносимыми в законы, отставить интересы организации в УФАС.

Основные задачи тендерного отдела

1. Расширять клиентскую базу, заключать новые контракты, сохранять наработанные пути сбыта, а также восстанавливать связи со старыми клиентами;
2. Поддерживать имидж компании, создавать репутацию надежного, заказчика/поставщика;
3. Подготавливать тендерную документацию, проводить поиск тендеров по всем площадкам, обеспечивать участие в тендерах;
4. Отстаивать интересы в случае имеющих место нарушений, своевременно подавать жалобу в ФАС;
5. Проводить анализ тендерных продаж/закупок.

Функциональные обязанности сотрудников

— разработка необходимой документации для участия в тендерах, проверка документов на соответствие требованиям;

 — отслеживание актуальной информации о торгах из различных источников;

 — согласование с руководителем компании участие в торгах, ценовой политики в соответствии со спецификой деятельности;

 — планирование подготовки документов к предстоящим торгам, своевременная корректировка документации;

 — подготовка документов к отправке и контроль за их отправкой;

 — составление отчетной документации;

 — анализ проведенных закупок/продаж;

 — хранение документации, связанной с тендерными закупками в течение пяти лет.

Оплата труда и мотивация сотрудников тендерного отдела

Любому человеку для достижения результата нужна мотивация. Сотрудники тендерного отдела тому не исключение. Мотивировать сотрудников можно несколькими способами. 

1. Фиксированный оклад + премия за успешно проведенную сделку
2. фиксированный оклад + процент от суммы выигранного тендера
3. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку — возможен в крупных структурах, например, таких, как Департамент Здравоохранения Москвы либо Лукойл закупки, когда количество заявок на участие в тендерах достигает значительных размеров.

Резюме

Для однократных побед на электронных площадках достаточно воспользоваться аутсорсинговыми компаниями по тендерам.

Принято решение о создании тендерного отдела — не нужно изначально раздувать штат сотрудников отдела.

Не стоит “навешивать” работу с тендерами юристу, бухгалтеру или секретарю. За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Результативность будет нулевой.

Не стоит ожидать большой отдачи от работы нового отдела. Для начала нужно проанализировать направление развития организации, продумать функционал отдела, распределить обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести обучение сотрудников, на которых будут возлагаться задачи по участию в тендерах. 

Вы настроены на результат — пополнить ряды победителей тендеров. Хороший мотиватор для достижения цели — премирование сотрудников за успешно завершенные сделки. 

Наша программа поможет вам организовать работу тендерного отдела с минимальными затратами времени и денег. Узнать подробнее о ней, а также купить, можно перейдя по этой ссылке

Источник: https://enter-it.ru/item/66-organizatsiya-raboty-tendernogo-otdela

Обязанности специалиста тендерного отдела

На должность специалиста по торгам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и прошедшее обучение по программе «Организация и проведение конкурсов (торгов) на закупку продукции для го- сударственных нужд» , без предъявления требований к стажу работы.

На должность специалиста тендерного отдела назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и опыт работы от 1 года.

Специалист тендерного отдела Заработную плату по этой должности Вы можете посмотреть здесь » Должностная инструкция специалиста по тендерам (рус — порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда; Осуществляет мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

Чем занимается специалист по тендерам?

Внимание Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией. 1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.7.

Важно На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

1.10.

Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования.

Должностная инструкция специалиста тендерного отдела

Специалист по поиску тендеров Если речь идет об организации, которая является подрядчиком, то обязанности сотрудника по подбору тендеров отличаются от вышеперечисленных. Опишем основные из них:

1. поиск закупок по профилю компании на различных площадках и в единой информационной системе;
2. получение КЭП и прохождение аккредитации на электронных торговых площадках;
3. подготовка заявки и запрос разъяснений закупочной документации при необходимости;
4. подача заявки и участие в торгах от имени компании;
5. анализ выбранных тендеров на наличие коррупционной составляющей и принятие решения на участие в той или иной закупке;
6. отчетность по итогам процедуры.

Также, деятельность подразделения зависит от конкретной фирмы, которая создает тендерный отдел.

1.  общие положения

При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб. 1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
1.21.

Вести установленную отчетность. 2. ПРАВА Специалист по тендерам имеет право: 2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию. 4.

Задачи, которые решает тендерный департамент (отдел)

Ответственность Специалист по тендерам несет ответственность за:

1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
2. Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
3. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Украины.
4. .
5. .

СОГЛАСОВАНО: Руководительструктурного подразделения: (подпись) (ФИО) » » г. Начальникюридического отдела: (подпись) (ФИО) » » г.
С инструкцией ознакомлен: (подпись) (ФИО) » » г.

Тендерный отдел

• Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
• Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
• На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
• .
• .
• II. Должностные обязанности

1. Осуществляет мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
2. Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам готовит информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
3. Запрашивает необходимую конкурсную документацию, изучает её требования.

Специалист по тендерной работе должностная инструкция

Предоставлять обоснование проведения закупки в выбранной форме, если этого требует законодательство;

• подготовка тендерной документации, передача ее на ЭТП и предоставление расшифровки по требованию подрядчика;
• осуществление отношений со всеми участниками процедуры — публикация протокола рассмотрения заявок, протокола проведения или других документов при каких-либо дополнительных действиях;
• подготовка и хранение всей документации, необходимой для организации закупочной деятельности.
• Это общий список обязанностей сотрудника, в каждой организации он может немного варьироваться, а функционал могут забирать на себя разные сотрудники, если объем проводимых торгов достаточно велик. На инфографике ниже представлена одна из возможных структур тендерного отдела организации.

Все сотрудники тендерной службы обязаны вести документацию, согласно установленным внутри предприятия требованиям, и своевременно предоставлять ее руководителю подразделения. Проверка документации также осуществляется руководителем предприятия, согласно установленному графику.

В случае назначения на должность руководителя подразделения нового сотрудника, директор предприятия обязан обучить его новому функционалу.

Новый руководитель должен знать, как организовать работу тендерного отдела – тогда эффективность работы всего предприятия вырастет в разы.

Цели и задачи подразделения Перед службой, занимающейся закупками и контролирующей участие компании в тендерах, ставится определенный план, который должен быть выполнен.

Должностные обязанности специалиста тендерного отдела

Поиск и выигрыш государственных и коммерческих конкурсов, тендеров, электронных аукционов. Специалист по тендерной работе выполняет следующие должностные обязанности: 4.1.

Осуществляет регулярный мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов. 4.2. Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливает соответствующие информацию и материалы для руководства.
4.3. Запрашивает необходимую конкурсную документацию, изучает её требования. При необходимости запрашивает разъяснения и учитывает изменения в конкурсной документации. 4.4. Анализирует техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству. 4.5. Оформляет конкурсные заявки. 4.6. Ведет переговоры и переписку с организаторами конкурсов. 4.7. Заключает договоры, контракты. 4.8.

Помощь профессионалов по подбору торгов Компания РусТендер предлагает широкий спектр услуг, как по поиску, так и по сопровождению закупок. Подбор тендеров мы осуществляем в двух вариантах:

• помощь специалиста;
• программой подбора закупок.

В первом случае поиск будет осуществлять наш сотрудник по указанным вами параметрам и в ручную сортировать и анализировать каждую закупку прежде, чем предоставить подборку вам.

Во втором варианте мы предоставляем вам бесплатный доступ к разработанной нами программе по подбору тендеров и вы самостоятельно выставляете параметры, по которым желаете получить интересующие вас торги. Более подробно о такой программе и ее возможностях вы можете прочитать в нашей статье о данном сервисе.

При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации. 1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов. 1.12.

1.14. Оформлять конкурсные заявки. 1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов. 1.16. Одновременно вести несколько проектов. 1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах. 1.18. Заключать договоры, контракты. 1.19.

Источник: http://law-uradres.ru/obyazannosti-spetsialista-tendernogo-otdela/

Договор руководитель по тендерам и аукционам

Представляет интересы [организации, учреждения] при осуществлении конкурсных процедур. 2.11. Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным торгам и госзакупкам. 2.12.

Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела. 3. Права Начальник отдела по проведению торгов имеет право: 3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии. 3.2.

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 3.4.

В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению. 3.5.

Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразде-лений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предус-мотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешенияруководителя).3.8. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в ис-полнении своих должностных обязанностей и прав.3.9.

Повышать свою профессиональную квалификацию.3.10. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.4. Ответственность Специалист по торгам несет ответственность:4.1.

Работа для специалиста по тендерам

Ниже представлен текст должностной инструкции на должность «специалист по тендерам». Вы можете скачать эту должностную инструкцию, распечатать или скопировать для дальнейшего редактирования.

Внимание

Если текущая должностная инструкция – это не совсем то, что вы искали, посмотрите другие должностные инструкции рубрики «Торговые специальности, продажи». Также не забывайте, что каждая должностная инструкция, добавленная в каталог, составленная под конкретную компанию, которая, возможно, занимается совершенно другим видом деятельности, чем ваша.

Поэтому внимательно прочитайте должностную инструкцию: специалист по тендерам на предмет пунктов обязанностей, где указаны специфичные направления. А если вы составите свой вариант должностной на базе уже существующей в каталоге, добавьте свою наработку в рубрику «Торговые специальности, продажи».
Возможно, кому-то вы очень поможете в работе.

Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?

Специалист по тендерам занимается профессиональной закупкой в интересах компании, а также участвует в поиске, организации и поведении тендерных торгов. Тендер менеджер – сравнительно молодая специальность, которая стала популярной в связи с возникновением и развитием электронных аукционов.

Без опытного менеджера, компании сложно полноценно участвовать в тендере. Поэтому такой специалист — полезный и нужный сотрудник, который влияет на развитие компании.
Работа, которой занимается менеджер по тендерам, очень ответственная и сложная, она требует навыков, обширных знаний и солидного опыта в продажах.

Провал тендера – это не только упущенная прибыль, но и сильный удар по имиджу компании.

Должностная инструкция специалиста по тендерам и электронным торгам — обязанности. Образец написания резюме

Современный специалист по тендерам – это очень полезный человек, работа которого нужна в совершенно любой компании.

Он предоставляет возможность максимально успешно принимать участие в тендерах, соответственно радоваться и двигаться все дальше и дальше.

Стоит отметить, что работа такого сотрудника является достаточно сложной, а также максимально ответственной. Преимуществом является то, что пользуется спросом удаленная работа специалист по тендерам.

От специалиста такой направленности требуется наличие обширных знаний, а также не будет лишним наличие большого опыта работы в данной сфере деятельности.

Провал работы этого профессионала – это вне сомнения будет довольно тяжелым ударом для каждой компании, так как это упущенная прибыль, а также средства и силы потраченные впустую.

Более того, систематические нарушения возложенных обязательств в состоянии привести к тому, что организация больше не получит возможность принимать участие в тендерах.

Обязанности специалиста по тендерам

Должностная инструкция специалиста по тендерам и электронным торгам предполагает, что сотрудник должен в обязательном порядке иметь исключительно высшее образование. Назначение на данную должность и освобождение от нее проводится исключительно на основании приказа Генерального директора компании. Говоря о таком факторе, как обязанности специалиста по тендерам, можно отметить:

• Проведение мониторинга интернет сайтов, торговых площадок, а также коммерческих и государственных тендеров и конкурсов;
• Оценка общей экономической целесообразности от участия в тех или иных тендерах. По полученным результатам требуется готовить материалы, предназначенные для принятия решения относительно участия в торговых процессах;
• Запрашивается важная конкурсная документация, тщательно изучаются ее основные требования. При необходимости можно запросить объяснения, а также учесть все изменения в основной конкурсной документации;
• Оперативная подготовка нужных бумаг;
• Важно взаимодействовать с менеджерами, а также ведущими руководителями отделов по общей специфике и образованию стоимости продукции;
• Анализ технической части полученных заявок на полное соответствие современному действующему законодательству;
• Осуществляется оформление конкурсных заявок;
• Требуется вести переписку и переговоры с теми, кто занимается организацией конкурсов;
• Одновременно следует вести несколько проектов;
• Вся необходимая информация, что касается условий поставки, гарантий и сертификатов должна предоставляться своевременно.

Кроме того, современный специалист по тендерам на профессиональном уровне занимается закупками, производимыми строго в интересах компании. Также придется принимать участие в поиске, организации и в проведении разных тендерных торговых процессов.

Особенности должностной инструкции

Все современные достаточно крупные компании, которые максимально организованно скупают товары на рынке, а также популярные услуги, прилагают серьезные усилия к подбору таких предложений, которые оптимальны по соотношению цена вопроса и качество. Суть подобной деятельности является строго регламентированной специальным Положением по общей организации.

Специалист по тендеру должностная инструкция, занимаются разработкой вариантов относительно принятия определенного тендера:

• Открытые торговые процессы;
• Запросы, то есть предложения;
• Проводимые в интернете аукционы, направленные на понижение.

Самые простые указания обычно формируют исключительно под самый последний вид тендера. Основным объектом производимого торга является исключительно стандартизированный товар, его общее качество предопределяется требованиями ГОСТа.

Что касается конкурса, то он касается только стоимости. Победителем в тендера обычно признается тот поставщик, который за отведенный временной период предложил самую минимальную стоимость.

Регулированием всех подобных процессов обычно занимается профессиональный тендер менеджер.

Если есть желание найти работу по данной специальности, стоит грамотно заполнить заявление по приему на работу. Образец резюме специалиста по тендерам отражает все, что нуждается во внимании.

Необходимость в специалистах по тендерам

Специалист по тендерам – это относительно молодая профессия, что стала довольно востребованной и популярной по причине возникновения, а также развития современных электронных аукционов. Без работы данного профессионала, никакая компания не сможет полноценно принимать участие в выгодном тендере.

Деятельность данного сотрудника является полезной и очень нужной. Это специалист, который оказывает непосредственное влияние на общее развитие предприятия. Работа такого плана является ответственной, сложной, она требует некоторых навыков, обширных знаний, а также серьезного продажного опыта. Именно по этой причине резюме специалиста по тендерам рассматривается максимально внимательно.

Источник: http://severok.com/tendery_dlya_novichkov/dolzhnostnaya_instrukciya_specialista_po_tenderam_i_elektronnym_torgam_-_obyazannosti_udalennaya_rabota_obrazec_napisaniya_rezyume_specialista_po_tenderam.html

Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок).

Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика.

Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.

Нужен ли вам тендерный отдел?
Функции тендерного отдела
Структура тендерного отдела
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
Выводы и рекомендации

Нужен ли вам тендерный отдел?

И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах.

И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации — не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников.  Больше не значит лучше.

Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно.

Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов.

Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.

Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.

Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего — секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.

И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.

Функции тендерного отдела

Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:

1. Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
2. Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
3. Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
4. Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
5. Изучение и анализ документации, технического задания;
6. Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
7. Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
8. Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
9. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
10. Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
11. Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
12. Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
13. Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
14. Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
15. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
16. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
17. Заключение контрактов.

Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника,  у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.

Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.

Структура тендерного отдела

Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.

Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.

Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.

Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.

Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.

Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).

Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?

В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации.

Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей.

Сроки создания — от 2-х недель и до 3-х месяцев.

Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:

1. Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
2. Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
3. Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
4. Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
5. Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
6. Обучение специалистов отдела;
7. Запуск и “обкатка” работы отдела.
8. Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.

Выводы и рекомендации

И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?

Во-первых, если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.

Во-вторых, если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.

В-третьих, если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи.

Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи.

Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.

В-четвертых, не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.

На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.

Источник: https://zakupkihelp.ru/uchastniku-zakupok/tendernyj-otdel.html