Как написать сопроводительное письмо к документам образец скачать

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: http://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Как написать сопроводительное письмо к документам образец скачать

Данный документ состоит из: вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма; основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма; заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись). Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя. К резюме Уважаемый Александр, в ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.

Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя. Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

• «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
• «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
• «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью. При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления.
Итак, рассмотрим конкретный пример: «Уважаемый Сергей Леонидович! Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325.

Сопроводительное письмо

Важно

1. Как написать сопроводительное письмо? 2. Образец №1. Сопроводительное письмо к документам. 3. Образец №2. Сопроводительное письмо к вакансии в сфере недвижимости.

4.

Образец №3. Сопроводительное письмо к резюме менеджера по продажам. 5. Образец №4. Сопроводительное письмо к резюме секретаря-референта. Как написать сопроводительное письмо? — статья. Образец №1.

Сопроводительное письмо к документам. Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку. Образец №2. Сопроводительное письмо к резюме специалиста в сфере недвижимости. Здравствуйте! В настоящее время я ищу работу в сфере недвижимости.

Образец сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная «сопроводиловка» избавит все стороны от множества недочётов и неясностей.

Как написать сопроводительное письмо к документам? Когда это обязательно? Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно.

Внимание

Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации. Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо.

Рассмотрим в этой статье, как правильно оформляется образец сопроводительное письмо к документам. Сопроводительное письмо к документам Сопроводительное письмо к документам – это письмо, сопровождающее отправленные документы, где содержится название документа и необходимые действия, которые должен выполнить получатель. Сопроводительное письмо является:

• Доказательством, что документы были отправлены. В данном случае, адресат не может сказать, что не получал какой-либо документ, потому что в письме есть описание всех отправленных документов.
• В сопроводительном письме имеется инструкция (что нужно делать получателю с документами, какие документы нужно подписать, на какие документы необходимо поставить печать, а какие документы вернуть отправителю обратно).

Правильное написание сопроводительного письма Письмо пишется по общей структуре, как для деловых писем.

Образец документа: сопроводительное письмо

Данный способ является самым дешевым, но в то же время не очень эффективны и надежным, так как зачастую письма могут слишком долго идти до адресата либо вовсе теряться.

• Отправка при помощи заказного письма, содержащего уведомление. Более надёжный способ доставки. После того, как письмо доставлено до адресата, отправителю приходит уведомление (отрывная часть, направленного письма), содержащее дату получения документа и подпись получателя.
• Отправка ценным письмом, содержащим опись вложения. Используется обычно в случае, если в обязательном порядке необходимо доставить куда-либо важные документы (Например, в судебные органы).
• Использование курьерской службы – к этому способу доставки прибегают для срочной передачи документов. На сумму оплаты влияет заказанная скорость выполнения услуги.

Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).

• Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
• Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
• Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.
• бумаги Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый».

Сопроводительное письмо к претензиям — нужно ли оно? Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства. Обычно все требования, обоснования и приложения указываются непосредственно в претензии.

Казалось бы, для чего может понадобиться сопроводительное письмо? Дело в том, что претензия может стать не только официальным доказательством в суде, но и в некоторых случаях исполнительным документом. В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт.

Честерфилд) Получите бесплатную юридическую консультацию по телефону прямо сейчас: +7 (499) 938-41-64 Москва +7 (812) 467-30-49 Петербург 8 (800) 511-37-96 Регионы © 2011 — 2018 Образцы договоров У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно.

В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным.

Приятного времяпровождения! Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.

Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

• разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
• возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
• подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
• сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
• выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная «сопроводиловка» при правильном подходе! Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.
Спасибо Вам! Смежные документы Документы, которые также Вас могут заинтересовать: Новое за 26 апреля 2018

• Скачано документов 2729
• Занесено в базу 8
• Внесены исправления в 3

Юрист разъясняет

Справочные документы [ Раскрыть список ]

• Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет
• Бухгалтерские и финансовые документы
• Документы делопроизводства предприятия
• Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии
• Заявления граждан
• Завещания, документы наследования
• Статистическая отчётность
• Судебные приказы, решения
• Удостоверение фактов физических лиц
• Ценные бумаги и акции, эмиссия
• Приобретение ценных бумаг, акций

Мудрые говорят Мысли лучших умов всегда становятся в конечном счете мнением общества. (Ф.

Источник: http://lcbg.ru/kak-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazets-skachat/

Как написать сопроводительное письмо к документам образец — СИЗ, нормы, инструкции

Данный документ состоит из: вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма; основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма; заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись). Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме.

задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя.

Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

К резюме Уважаемый Александр, в ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме.

Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.

Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя. Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

• «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
• «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
• «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью. При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления.
Итак, рассмотрим конкретный пример: «Уважаемый Сергей Леонидович! Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Источник: http://rossiz.ru/kak-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazets/

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа.

Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.

Когда пишется сопроводительное письмо к документам?

При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает.

Когда нужно отправить какие-либо документы, к ним следует подготовить сопроводительное письмо

Это так называемое сопроводительное письмо.

Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом.

Совет: узнайте, как производится расчет неустойки по договору.

Как пишется сопроводительное письмо к документам?

При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления:

• Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.
• Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.
• В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация:
  • Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени);
  • Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица;
  • Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.;
  • Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;
  • Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг. Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать. При отправке нескольких документов их перечень должен быть нумерованным. В конце указывается общее количество бумаг и страниц в них;
  • Дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, с расшифровкой его должности, фамилии и инициалов. Это может быть руководитель организации, его заместитель, начальник подразделения или другой ответственный человек. Так, сопроводительное письмо к документам финансового характера может подписывать главбух, а к договорам и бумагам, связанным с судебными разбирательствами, руководитель юридической службы.
• Сопроводительное письмо должно быть кратким — объемом в полстраницы и даже меньше. Необходимо избегать перегрузки письма лишними данными. Его основная цель – сопроводить документы, поэтому важно, чтобы содержание было конкретным, лаконичным и изложенным в деловом стиле.
• Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.

Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении сопроводительного письма к резюме, от содержания которого во многом зависит успех при приеме на работу.

Образец сопроводительного письма к документам

Кроме правил оформления сопроводительных писем, представителям бизнеса будет полезно узнать, как составляются иные документы:

Подводим итоги

При отправке документов, как правило, необходимо подготовить письмо с пояснениями адресату. Это так называемое сопроводительное письмо. Оно фиксирует факт передачи бумаг и содержит инструкцию по обращению с ними.

Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления. Чтобы оформлять сопроводительное письмо было проще и быстрее, стоит воспользоваться образцом такого документа.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazets/

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Сопроводительным письмом называют особый тип служебного письма, которое прилагают к разнообразным документам, лишенных сведений о получателе (адресных данных).

Оно уведомляет о направлении адресату конкретных документов, поэтому всегда содержит приложения, а вот заголовок к тексту обычно не используется.

Сопроводительные письма нередко умещаются на небольшом листе формата А5 и начинаются словами «Уведомляем», «Направляем», «Высылаем», «Прилагаем», «Возвращаем» и подобными оборотами.

Цель использования сопроводительных писем

В сопроводительном письме перечисляются все документы, отправленные адресату вместе с ним, а также содержатся конкретные действия, которые требуются от получателя этих документов.

С одной стороны, такие письма являются доказательством того, что документы действительно были отправлены (и какие именно). С другой стороны, они позволяют получателю этих документов понять, что же нужно с ними делать.

Например, проставить на них свои печати или подписи, а затем вернуть обратно отправителю.

Чаще всего сопроводительные письма прилагают к следующим документам:

• налоговая отчетность (при ее отправке в ИФНС);
• разнообразная исполнительная документация;
• договоры и коммерческие предложения;
• акты сверки;
• важные возвратные документы (например, после их подписания);
• кадровые документы;
• отчеты и документы, пересылаемые в контролирующие органы.

Важно! Сопроводительные письма составляют вне зависимости от того, каким именно способом документы будут доставлены получателю — лично в руки, по электронной или обычной почте, через курьера.

Письма обычно пишут лица, ответственные за пересылаемые документы или составляющие их. Делать это может и специально уполномоченное лицо. Например, секретарь. В большинстве случаев для заверения писем достаточно поставить подпись, но иногда ставится и печать. Печать обязательна только при пересылке документов в различные финансовые организации.

Сопроводительные письма финансового характера обычно подписывает главный бухгалтер, правового характера — штатный юрист. Генеральный директор или начальник отдела подписывают письма к документам общего потока или к особо важной документации.

Как написать сопроводительное письмо?

Служебные письма, сопровождающие документы, пишут на бланке организации. Они обязательно должны содержать такие реквизиты как регистрационный номер и дата отправки.

Образец сопроводительного письма, равно как и примерный бланк этого документа, вы найдете по ссылкам в конце статьи.

Конкретной формы письма не существует, она может значительно отличаться в разных организациях, но есть и общепринятые нормы.

Рассмотрим основные правила составления сопроводительного письма к документам и его составные части:

1. Шапка документа.В ней указываются основные сведения о получателе письма и прилагаемой к нему документации («В…» или «Директору…»). Здесь же может быть указана и информация об отправителе («От…»), но ее нередко опускают. Понять, от кого именно отправлено письмо, можно по его основному тексту, а также по реквизитам, указанным в конце документа (должность отправителя, его фамилия и инициалы, подпись, печать);
2. Дата отправки письма и его регистрационный номер.Информация указывается в левой части документа, ниже блока с информацией об адресате. Если письмо является ответом на другой документ, то указывается и регистрационный номер последнего;
3. Обращение.В сопроводительных письмах не принято проставлять заголовок, вместо этого сразу же переходят к обращению к руководителю организации. Используют стандартную вежливую форму, с указанием имени и отчества начальника. К примеру, «Уважаемый Петр Семенович!»;
4. Основной текст.Здесь указывается цель сопроводительного письма и прилагаемые к нему документы. Текст начинается обычно со слов «Представляем…» (отправка письма в вышестоящие инстанции), «Высылаем…» — при направлении в такие же компании, «Направляем…» — при отправлении письма подчиненным подразделениям, филиалам. В этой части письма описывается его суть, а также подводятся какие-либо итоги, выражается благодарность, надежда и прочее;
5. Прилагаемые документы (приложения).В конце основной части письма перечисляются все документы, которые к нему прилагаются. Указывается не только полное наименование каждого документа, но и дата его принятия, количество экземпляров, количество листов, вид документа (копия или оригинал) и прочая дополнительная информация. Иногда вначале делается опись документов, которые сопровождают письмо (например, в форме таблицы), а затем отдельно указывают приложения (документы, содержащие дополнительную информацию);
6. Подпись руководителя или иного лица, который пересылает письмо и документы к нему.Указывается должность и ФИО, ставится подпись. При необходимости письмо скрепляется круглой печатью организации.

Хранение сопроводительных писем в организации

Сопроводительные письма нужны ровно до тех пор, пока не будут проверены все приложения, которые к нему идут.

Когда получатель убеждается, что они находятся в полном порядке, на письме ставится служебная отметка об исполнении и оно помещается в дело.

Лучше всего использовать отдельное дело, в котором будут храниться только служебные письма сопроводительного характера, обязательно отдельно от прилагаемых к ним документов.

В небольших компаниях может быть одна папка с сопроводительными письмами, а в крупных — несколько, в каждом структурном подразделении. Отдельно могут храниться, к примеру, сопроводительные письма к договорам, а отдельно — к актам сверки и счетам-фактурам.

Ошибки при составлении писем

Нередко при составлении сопроводительных писем прилагаемые к ним документы описываются дважды. И в основной части письма, и в реквизите «Отметка о наличии приложений» (в самом конце письма, перед подписью должностного лица). Однако опись пересылаемых документов должна быть одна.

Еще более грубое нарушение правил — отправка сопроводительного письма по обычной почте, а приложений к нему — через электронные каналы связи.

Разрешается использовать либо только бумажную, либо только электронную форму сопроводительных писем и документов к ним. Если же в письме указывается заголовок, то не следует писать «Сопроводительное письмо».

В качестве итога напомним, что основная цель сопроводительного письма — убедиться, что до адресата в целости и сохранности дошли все переданные вместе с письмом документы. Оформляется оно по тем же правилам, по которым составляются все служебные письма.

Если выяснится, что до адресата дошли не все документы, перечисленные в письме, то составляется специальный акт. Работа с сопроводительными письмами ведется по правилам работы с входящей документацией. Хранятся письма отдельно от прилагаемых к ним документов, соответственно установленным срокам.

Скачать образцы и бланки

Источник: https://sudovnet.ru/dokumenty/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Образец сопроводительного письма к документам

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/