Кадровые приказы контроль исполнения

Проверяем документацию кадрового подразделения — Все о кадрах

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Кадровые приказы контроль исполнения

Руководитель Службы вправе также просить о включении в повестку очередного заседания Правления Сбербанка России вопросов, отнесенных к его компетенции. 3.3.

Служба имеет право на централизованное выделение, в соответствии с разработанными и утвержденными сметами, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для исполнения установленных ей функциональных обязанностей. 3.4.

Руководитель Службы вправе по решению Председателя Правления Сбербанка России подписывать и утверждать кадровые документы: трудовые книжки сотрудников; отпускные записки (приказы о предоставлении отпуска); графики отпусков сотрудников Компании; справки сотрудникам с места работы; распоряжения по кадровым вопросам и вопросам управления персоналом.

Многие компании такими ЛНА не обзавелись до сих пор, а зря: ч. 4 ст. 9 начинается со слов «Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта».

Приказы по унифицированным формам Большинство кадровиков не стали изобретать давно придуманные формы и спокойно продолжают применять унифицированные. Пожалуй, это самый разумный подход. Главное, не забыть его зафиксировать.

Для этого нужно составить приказ, в котором устанавливается, что компания выбирает испытанные за многие годы формы первичных учетных документов.

Типичные ошибки при составлении приказов, варианты исправления

Возникает вопрос: вправе ли будут контролирующие органы привлечь организацию и ее руководителя к ответственности, если он не определил формы первичных учетных документов внутренним актом организации? На сегодня какая-либо ответственность за это не предусмотрена.

Однако чтобы избежать разногласий с проверяющими, формы лучше утвердить, причем не откладывая на потом. Но тут могут возникнуть трудности.

Дело в том, что изменения в учетную политику могут вноситься только в случаях, перечисленных в ПБУ 1/2008, и только с начала отчетного года, а формы учетных документов являются частью учетной политики организации.

Приказы в отделе кадров

Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов: В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г.

№ 81 «О планировании работы общества», -ПРИКАЗЫВАЮ:1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1,2).2. Ввести с 01 марта 2010 г.

утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними.
3.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Николаева Ю.М.Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений.

Исполнение и контроль исполнения приказа

Следующая ⇒ Оформление приказа На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции · подготовкой проекта Приказа; · оформлением проекта Приказа.

Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица — Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия. 1.

Подготовка проекта Приказа При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.

Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа. Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).

Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:1) ссылка на обстоятельства (или формулировка цели), ссылка на нормативный документ;2) ссылка на нормативный документ, ссылка на обстоятельства (или формулировка цели).Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.

Случается иногда, что составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы. Преамбула в приказе акционерного общества «О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества». В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.11.

2009 № 4) и в целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом,- приказываю…

), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: «Приложение к приказу Руководителя АО «ИМЯ ФИРМЫ» от 00.00.00 № 000″. Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ. 2.

После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит «отметка о контроле» на левом поле Приказа напротив реквизита «заголовок к тексту» (реже — напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

Исполнение и контроль исполнения приказа На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: · размножением Приказа; · заверением размноженных копий Приказа; · рассылкой Приказа (копий) исполнителям; · постановкой Приказа на контроль; · проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями; · исполнением Приказа; · проверкой и регулированием исполнения Приказа; · докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа; · согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа; · изменением сроков и порядка исполнения Приказа; · завершением исполнения Приказа.

Утвердить штатное расписание организации на 2010 г. (приложение).2…. Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в приведенном выше примере 5, не принято.

Приказ — распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер.

Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, пронести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда. П Р И К А З Ы В А Ю:1. . . .2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:2.1.Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.2.2.

Внимание

Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа («Замечания прилагаются» рядом с визой).

Визы собираются на последнем листе проекта Приказа. 4.

Передача проекта Приказа в службу ДОУ После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права — далее «его заместитель»).

5. Проверка правильности оформления проекта Приказа Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию.Тем не менее сам Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не уточняет, каким именно локальным актом должны утверждаться формы, что дает руководителям возможность проявить изобретательность и утвердить формы обычным приказом (отдельно от учетной политики) или в составе другого документа – локального нормативного акта работодателя (положение, инструкция и т.д.). На практике некоторые организации ухитряются узаконить формы «задним числом». Разумеется, такой вариант законодательством не предусмотрен. Полистать демо-версию печатного журнала на Электронная подписка за 8400 руб.Подчиненность Подразделения: административная — Председателю Правления Сбербанка России; функциональная — Председателю Правления Сбербанка России. 1.3. Основанием для создания, реорганизации и ликвидации Подразделения является решение Председателя Правления Сбербанка, оформленное его приказом.

Подразделение осуществляет свою деятельность, руководствуясь действующим законодательством, настоящим Положением, другими внутренними нормативными документами Сбербанка России, а также рабочими распоряжениями и приказами Председателя Правления Сбербанка России. 1.4.

Подразделение возглавляется руководителем Службы — Начальником отдела управления персоналом, назначаемым на данную должность и смещаемым с нее приказом Председателя Правления Сбербанка России.

Источник: http://dtpstory.ru/kadrovye-prikazy-kontrol-ispolneniya/

Ответственность за контроль исполнения кадрового приказа — Адвокатское бюро Вершина

Приказ о приеме, неполная рабочая неделя

• Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
• Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
• Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
• Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
• Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

• Форма Т-5. Унифицированная форма приказа о переводе
• Форма Т-5а. Унифицированная форма приказа о переводе (несколько сотрудников)
• Т-5а Приказ о переводе нескольких сотрудников (пример)
• Т-5. Приказ о переводе в связи с сокращением штата
• Т-5. Приказ о переводе по состоянию здоровья
• Т-5. Приказ о переводе, повышение в должности
• Т-5. Приказ о переводе, временно, в связи с трудовым увечьем
• Т-5.

Организация, методическое руководство и координация процесса оценки деятельности и аттестации сотрудников, как необходимого условия их дальнейшего развития: разработка типовой процедуры плановой аттестации всех категорий сотрудников Сбербанка России; подготовка календарных графиков проведения аттестации; непосредственное участие в работе аттестационных комиссий, регистрация соответствующих решений и контроль за их реализацией. 2.4.6.

Оформление приказа

Оперативное ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства, выполнение регистрационных функций: подготовку проектов кадровых приказов и распоряжений, обеспечение их утверждения руководством Сбербанка России, а также контроль за полным и своевременным исполнением кадровых решений; документирование трудовых отношений сотрудников со Сбербанком России в соответствии с действующим законодательством; регистрация, учет и хранение кадровой документации; формирование и ведение личных дел (персональных файлов) сотрудников Сбербанка России. 2.5. Служба оказывает методическую помощь руководителям структурных подразделений Сбербанка России по всем вопросам, связанным с управлением персоналом.

2.6.

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

Также целесообразно описать права и обязанности сотрудников, проводящих внутренний аудит (образец ниже). Какие процедуры в кадровой службе нужно контролировать При определении того, какие составляющие кадрового документооборота нужно проверить, важную роль имеют такие показатели и характеристики, как:

• численность персонала в компании;
• количество структурных подразделений;
• количество работников, обучающихся без отрыва от производства;
• количество внешних и внутренних совместителей;
• режим работы организации (сменность, работа в ночное время, сверхурочные, работа в выходные);
• количество командировок;
• необходимость предоставления льгот работающим родителям малолетних детей, инвалидам, пенсионерам и много других.

По сути своей каждая процедура и этап деятельности кадровой службы должны попасть под внутренний контроль.

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Важно

Совет Если в ходе проверки будут выявлены недостатки, которые являются несущественным нарушением трудового законодательства, можно сначала отправить виновных сотрудников на курсы повышения квалификации Решение о создании такого подразделения принимается руководителем организации и, как правило, оформляется приказом. Порядок проведения внутреннего кадрового контроля в компании должен быть утвержден локальным актом, например, соответствующим положением.

Внимание

Законодателем не установлено особых требований к этому документу, поэтому работодателю нужно самостоятельно решить, как его разработать и утвердить (ст. 8 ТК РФ). В положении можно прописать цели и задачи контроля, перечни обязательных для изучения документов, формы и способы проведения контроля и т.

д. Важно указать, кому подчиняется новое подразделение, с какими отделами взаимодействует. Руководитель Службы вправе также просить о включении в повестку очередного заседания Правления Сбербанка России вопросов, отнесенных к его компетенции. 3.3. Служба имеет право на централизованное выделение, в соответствии с разработанными и утвержденными сметами, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для исполнения установленных ей функциональных обязанностей.

3.4. Руководитель Службы вправе по решению Председателя Правления Сбербанка России подписывать и утверждать кадровые документы: трудовые книжки сотрудников; отпускные записки (приказы о предоставлении отпуска); графики отпусков сотрудников Компании; справки сотрудникам с места работы; распоряжения по кадровым вопросам и вопросам управления персоналом.

Источник: http://kvirinal.ru/otvetstvennost-za-kontrol-ispolneniya-kadrovogo-prikaza/

Ответственность за контроль исполнения кадрового приказа

Подразделение осуществляет свою деятельность, руководствуясь действующим законодательством, настоящим Положением, другими внутренними нормативными документами Сбербанка России, а также рабочими распоряжениями и приказами Председателя Правления Сбербанка России. 1.4.

Подразделение возглавляется руководителем Службы — Начальником отдела управления персоналом, назначаемым на данную должность и смещаемым с нее приказом Председателя Правления Сбербанка России.

• о приеме на работу (заключение трудового договора);
• о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
• об увольнении (прекращение трудового договора);
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• о направлении в командировку (длительную зарубежную);
• о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Можно ли писать в приказе «контроль исполнения приказа оставляю за собой»?

Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов: В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г. № 81 «О планировании работы общества», -ПРИКАЗЫВАЮ:1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1,2).2.

Кадровый контроль

По своей сути внутренний контроль (аудит) – независимая от внешнего влияния деятельность организации по проверке и оценке своей работы, проводимая в собственных интересах.

К основным задачам внутреннего аудита работы кадровой службы можно отнести контроль за (ст. 21, 22 ТК РФ):

– соблюдением в компании законодательства, локальных актов, коллективного и трудовых договоров; – исполнением приказов и распоряжений руководителя организации; – соответствием осуществляемых операций регламентам и полномочиям сотрудников;

– своевременностью подготовки достоверной отчетности.

А также предотвращение ошибок и искажений в документах; изучение причин нарушений в кадровой деятельности, принятие мер к их устранению, своевременное возмещение причиненного ущерба и изучение опыта применения в организации действующих инструкций и иных локальных актов для того, чтобы их усовершенствовать.

Если в ходе проверки будут выявлены недостатки, которые являются несущественным нарушением трудового законодательства, можно отправить виновных сотрудников на курсы повышения квалификации

Как организовать кадровый контроль

В зависимости от организационной формы и размера компании обязанность по осуществлению внутреннего кадрового контроля может быть возложена либо на конкретного сотрудника: аудитора, юриста, кадровика и т. п.

, обладающего необходимыми знаниями и опытом для проведения проверок и переведенного на должность контролера, либо на созданную для этих целей службу или отдел.

Решение о создании такого подразделения принимается руководителем организации и, как правило, оформляется приказом.

Порядок проведения внутреннего кадрового контроля в компании должен быть утвержден локальным актом, например, соответствующим положением. Законодателем не установлено особых требований к этому документу, поэтому работодателю нужно самостоятельно решить, как его разработать и утвердить (ст. 8 ТК РФ).

В положении можно прописать цели и задачи контроля, перечни обязательных для изучения документов, формы и способы проведения контроля и т. д. Важно указать, кому подчиняется новое подразделение, с какими отделами взаимодействует. Также целесообразно описать права и обязанности сотрудников, проводящих внутренний аудит.

Что нужно контролировать

При определении того, какие составляющие кадрового документооборота нужно проверить, важную роль имеют такие показатели и характеристики, как: – численность персонала в компании; – количество структурных подразделений; – количество работников, обучающихся без отрыва от производства; – количество внешних и внутренних совместителей; – режим работы организации (сменность, работа в ночное время, сверхурочные, работа в выходные); – количество командировок;

– необходимость предоставления льгот работающим родителям малолетних детей, инвалидам, пенсионерам и много других.

По сути своей каждая процедура и этап деятельности кадровой службы должны попасть под внутренний контроль. Для этого по всем этапам документооборота можно прописать процедуру проверки. При этом в первую очередь нужно проверить порядок: – приема, перевода и увольнения работников; – предоставления сотрудникам отпусков; – направления работников в командировки;

– учета рабочего времени и т. д.

Например, проверяя то, как оформляется прием на работу, нужно определить, соответствует ли процедура требованиям действующего законодательства.

65 ТК РФ);
– был ли работник ознакомлен с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ);
– был ли заключен трудовой договор с работником в письменной форме и в какой срок (ст.

67 ТК РФ);
– какие сведения и условия включены в трудовой договор, выдан ли работнику на руки его экземпляр (ст. 57, 58, 67, 136 ТК РФ);
– издан ли приказ о приеме на работу, соответствует ли его форма утвержденной в компании, а содержание – условиям трудового договора (ст.

67 ТК РФ);
– оформлена ли на работника трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ), внесены ли сведения о ней в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Постановления о трудовых книжках № 225); – оформлена ли на работника личная карточка, ознакомлен ли он с записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке (п. 12 Положения о трудовых книжках № 225);

– проведен ли с работником инструктаж по охране труда и в необходимых случаях обучение (ст. 212 ТК РФ) и т. д.

Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего кадрового контроля в компании, должны также рассматривать материалы проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.

Важен не просто контроль оформления уже произошедших событий, а именно выявление, анализ и устранение рисков, которые возникают при оформлении кадровых документов.

Как оформить результаты проверки

По результатам проведенного мероприятия нужно составить акт. В нем следует отразить размеры причиненного ущерба или другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц, описание необходимых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе контроля, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.

При включении в акт недостатков, нарушений и злоупотреблений стоит указать, какие нормативно-правовые акты нарушены и какие подлинные документы могут подтвердить достоверность сделанных в акте записей.

Чтобы выяснить, кто несет ответственность за определенные направления работы, нужно изучить внутренние документы: положения о подразделениях, регламенты взаимодействия, должностные инструкции, положения о документообороте, приказы, доверенности и т. п.

Работники, допустившие недостатки, искажения и нарушения, обязаны в письменной форме представить руководителю компании объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля (ст. 193 ТК РФ).

Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры. После нужно составить план мероприятий по устранению выявленных недостатков, в котором указать ответственных за их устранение, сроки выполнения, и утвердить его приказом работодателя. Работников, отвественных за выполнение приказа, нужно обязательно ознакомить с ним под роспись.

Какова ответственность внутренних аудиторов

Служба кадрового контроля отвечает за оценку принятых мер по устранению нарушений, обнаруженных в ходе проверок, и по повышению эффективности деятельности кадровой службы.

При этом сотрудники, ответственные за проведение внутреннего кадрового контроля, должны нести ответственность за (ст.

21, 192 ТК РФ): – искажение результатов проведенных ими проверок; – разглашение профессиональной тайны, а также персональных данных работников, о которых им стало известно в ходе проверки; – несоблюдение конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну организации, которая была предоставлена им или стала известна в связи с выполнением ими служебных обязанностей;

– обеспечение сохранности и возврата полученных документов.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/22074-organizuem-vnutrenniy-kontrol-v-kadrovoy-slujbe