Где хранится штатное расписание организации

Образец штатного расписания на 2019 год

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании.

Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи.

Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу.

Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом.

По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней.

Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.

Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.

Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать.

Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка.

Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

• Устав;
• структура предприятия (при ее наличии);
• учетная политика;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах.

Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует.

Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

Источник: http://ppt.ru/forms/rabota/shtatnoe-raspisanie

Срок хранения штатного расписания в организации

Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Должности в штатном расписании Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

• базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
• произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.

При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).

Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет. Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.

72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

Штатное расписание: срок хранения

Штатное расписание – порядок оформления Вам помог ответ? Благодарю Вас за полезную консультацию!

• Адвокат Гушкина Зоя Михайловна Личная консультация Россия, г. Краснодар | отзывов: 4 288 | ответов: 13 397 Документы по штатному расписанию хранятся пять лет. Но ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ подлежат более длительному хранению.Вам необходимо получить справку о вашем заработке за указанный период? Тогда вам следует обратиться к работодателю или в государственный архив за получением соответствующей информации? Или вы намерены оспорить размер вашей заработной платы за указанный период? Тогда ваши намерения не будут иметь успеха, так как давно истекли сроки на обращение в суд за соответствующей защитой.

Сроки хранения штатного расписания

Внимание

Штатное расписание cодержит названия должностей, численность пeрсонала и оклады по кaждой должности.

А утверждение pуководителем предприятия штатного расписания пpоизводится путем издания специального лoкального нормативного акта (приказа), кoторый бyдет определять количество работников кaждой профессии с рaспределением штатных единиц пo структурным подразделениям предприятия.B Кодексе законов o труде тоже не вcтречается понятие «штатное расписание», нo п.1 ч,1 cт.40 КЗОТ предусматривает, чтo трудовой договор пo инициативе собственника или упoлномоченного им органа мoжет быть расторгнут в cлучае сокращения численности или штата pаботников. Штатное расписание Соответственно, любые изменения в этой части возможны лишь с согласия работника, подтвержденные соглашением сторон к трудовому договору.

Обратим ваше внимание, что формулировка ст.

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку: 1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии. 2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.

3 — «

Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним. 4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.

5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях. 6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки. 9 — «Полная сумма».

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.

документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие.

Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

• Обязательно ли оно или нет?
• Как выглядит штатное расписание?
• Схема документа
• Должности в штатном расписании
• Оптимизация документа

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Штатное расписание организации: составление, изменение и хранение

Важно

• Каков срок хранения штатного расписания в организации?
• Сроки хранения штатного расписания
• Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?
• Штатное расписание – порядок оформления
• Штатное расписание
• Штатное расписание: как правильно его составлять?
• Menu

Каков срок хранения штатного расписания в организации? При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Источник: http://prodhelp.ru/srok-hraneniya-shtatnogo-raspisaniya-v-organizatsii/

Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам. Структура штатного расписания организации ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ. Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Код ОКПО;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже. В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Внимание

Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

• Что такое «Штатное расписание»;
• Функции штатного расписания;
• Штатное расписание – обязательный документ;
• Какой срок действия штатного расписания;
• Сколько и где хранится штатное расписание;
• Кто составляет штатное расписание;
• Сколько копий ШР должно быть на производстве;
• Изменение штатного расписания;
• Есть ли обязательная форма штатного расписания;
• Структура штатного расписания организации;
• Как составить штатное расписание;
• Утверждение штатного расписания;
• Заключение.

Что такое «Штатное расписание»? Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия.

Штатное расписание

Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору — это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию.

Важно

Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании.

То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия.

Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.

Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта. В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Как составить штатное расписание организации

А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.
Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет? Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

По порядку рассчитайсь! составляем штатное расписание

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии. Какой срок действия штатного расписания? Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР.

Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января.

При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание? На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет.

Где хранится штатное расписание организации

Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:

• должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
• имеющихся структурных подразделениях;
• количестве работающих штатных единиц в учреждении.

К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии. Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье. Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом.

Изменение штатного расписания организации Изменение штатного расписания организации в 2016 году может понадобиться при формировании новых отделов и реорганизации компании в целом, при внедрении новых должностей или упразднении старых позиций, при сокращении или расширении производства, увеличении или уменьшении окладов и т. д.

Существует два способа коррекции штатного расписания: полная замена документа и оформление приказа на внесение изменений.

Читайте подробнее о штатном расписании в статье В первом случае прежний документ упраздняется, поскольку его заменяет новое штатное расписание, во втором — издается соответствующий приказ, в котором делается ссылка на причину внесения изменений.

Как хранить штатное расписание?

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).

Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет.
Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.

72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

Штатное расписание: правила составления и внесения изменений

В нем содержатся:

• ОКПО предприятия;
• полное наименование компании;
• номер;
• дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
• наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
• размер всех выплат;
• в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.

Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы. Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.

Штатное расписание – порядок оформления

Т-3 содержит девять колонок, каждая из которых предназначена для внесения определенного типа данных:

• наименования структурного подразделения;
• кода структурного подразделения, присваиваемого для ведения документооборота;
• должности, специальности, профессии, разряда, класса, квалификационной категории сотрудника;
• количества штатных единиц, предусмотренных расписанием;
• размера заработной платы, соответствующей каждой должности;
• надбавок к заработной плате, установленных действующим законодательством РФ или введенных по инициативе работодателя;
• итогового размера месячного фонда заработной платы, предусмотренного штатным расписанием для выплаты работникам.

Организация может использовать унифицированную форму № Т-№ штатного расписания или самостоятельно разработать и утвердить бланк штатного расписания.

• Темы:
• Штатное расписание
• Хранение документов

Какие функции выполняет штатное расписание организации? Как составить штатное расписание организации в 2016 году и обязательно ли это делать? Как происходит хранения штатного расписания организации в 2016 году, и как внести изменения в штатное расписание организации? Ответы на все вопросы, связанные с оформлением и хранением данного документа, вы найдете в статье. Из этой статьи вы узнаете:

• как составить штатное расписание организации;
• как происходит хранения штатного расписания;
• как внести изменения в штатное расписание организации.

Штатное расписание организации — кадровый документ, устанавливающий структуру штата и регулирующий распределение должностей между работниками с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки.

Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.

При этом, если расписание отсутствует, то на компанию налагается штраф в размере 50000 рублей, либо её работа приостанавливается на срок до 90 дней, в соответствии со статьей 5.27 Федерального кодекса об административных правонарушениях .

Безусловно, это возможно опровергнуть в суде, однако перед этим штраф необходимо оплатить. По определению ст.

Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору — это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию.

Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе. Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.

В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Источник: http://dtpstory.ru/gde-hranitsya-shtatnoe-raspisanie-organizatsii/

Где хранится штатное расписание

/ / 27.04.2019 57 Views Какой срок действия штатного расписания? Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ.

А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Где должны хранится приказы и штатное расписание

/ / 26.04.2019 40 Views Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено унифицированной формой № Т-3.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах.

Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.

Для чего составляется штатное расписание

» »

Штатное расписание – это основной документ, в котором закреплена структура организации, её численный и штатный состав, с указанием оплаты по должностям и профессиям.

Существует форма расписания, рекомендованная к применению.

Рекомендованная – это значит не обязательная.

Но нужно иметь ввиду, что некоторые надзорные органы, например ГИТ (инспекция по труду) или суд иногда требуют предоставления штатного расписания для проверки.

Грамотно составленное ШР – залог выигрыша в суде спора о зарплате! статьи Для руководителя ШР выполняет ряд важных функций и максимально оптимизирует и упорядочивает работу компании: из документа чётко видна вся структура компании; можно контролировать численный и количественный состав работников;

Срок хранения штатного расписания

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, любая трудовая деятельность работника должна регламентироваться определенными документами.

Штатное расписание относится к подобным бланкам, где указываются элементы, необходимые для обеспечения непрерывной деятельности сотрудника. О том, как должно храниться штатное расписание (в каких условиях и как долго), пойдет речь в данной статье.

Из представленной статьи вы узнаете следующее:

1. каковы сроки хранения штатного расписания;
2. хранение штатного расписания: что нужно знать;
3. кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания.

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении.

В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк.

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить + форма и образец

Здравствуйте!

Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»?

Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание. Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами,

Образец заполнения штатного расписания 2019

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: зачем нужно штатное расписание, как правильно его составить, кто должен утверждать, как долго оно действительно и, главное, правда ли можно работать без него.

Для чего нужно штатное расписание в организации

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

• Сформировать четкую структуру организации.
• Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
• Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой Кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без «штатки» довольно сложно.

Например, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Другими словами, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Стоит также отметить, что «штатка» относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Когда составляется и как часто

Оптимальный вариант — составить и утвердить штатное расписание сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом.

Кто разрабатывает и составляет

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся «штатки».

Следует принять во внимание особенность этого документа — он объединяет кадровые вопросы с финансовыми.

Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов.

То есть оптимальный вариант — это сотрудничество кадровой службы и бухгалтерии, но в небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года.

С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

— Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

• Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
• Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать несколько дат: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандарты заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР — далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Скачать >>>

— Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

• Графа 1: Название подразделения (с заглавной буквы).
• Графа 2: Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
• Графа 3: Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии: от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду — указывать.
• Графа 4: Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
• Графа 5: Тарифная сетка или оклад.
• Графы 6–8: Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
• Графа 9: Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
• Графа 10: Заметки и примечания, если они есть.

— Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение «штатки». Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Особенности заполнения

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах.

Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Подразделения в штатном расписании

В документе целесообразно предусмотреть все подразделения организации: начиная от отделов и заканчивая филиалами. Это означает, что если у компании есть филиалы, в том числе и в разных городах, для них не обязательно разрабатывать отдельные документы, достаточно в основном ШР заполнить графы с 1 по 10-ю для каждого подразделения.

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах).

Надо издать соответствующий приказ, а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

• Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно, если они разработаны на этом же предприятии. Если на стороне — то срок хранения всего 3 года.
• Проекты ШР и рабочие документы по составлению такой документации — 5 лет.
• Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
• Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097650-17-m9-shtatnoe-raspisanie-organizatsii-v-2017-godu