Заводим вкладыш в трудовую книжку образец

Заводим вкладыш в трудовую книжку образец

Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя.

Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя. В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше. Как вшить вкладыш? Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее.

Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным. Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение. Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы.

Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ.

Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей. Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Важно

Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш. Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции.

Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Нюансы заполнения Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

• бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
• без трудовой вкладыш не действителен;
• нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
• если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
• при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
• если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку? Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж.
Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Внимание

Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

• штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
• вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
• подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Каким способом возможно произвести эту оплату? Работодатель может предложить своим сотрудникам несколько вариантов возмещения стоимости бланков вкладышей, например:

1. Перечислить указанную ему сумму за оформление соответствующего бланка на банковский счет данной организации.
2. Внести в кассу организации наличные деньги. При этом способе оплаты бухгалтерия должна будет воспользоваться кассовым аппаратом.
3. Оговорить удержание стоимости этого бланка из его заработной платы, прописав это в своем заявлении с просьбой об оформлении соответствующего бланка.

Составление заявления Заявление можно оформить по следующему примеру: } Генеральному директоруОДО «}Омега»}Соколу Е.И. инженера Петренко Лилии Петровны } ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением. Можно компенсировать часть стоимости бланка, тогда сотрудник будет выплачивать его неполную стоимость.

Но этот момент нужно оформить особым приказом. При условии его оглашения, он может стать интересным и не обременительным для работодателя, маркетинговым ходом.

Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи Вопрос о необходимости подшивки вкладыша в книжку может возникнуть:

• у работника при трудоустройстве;
• у кадровика;
• у работодателя.

Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.

Однако Правилами определено, что работодатель должен иметь подобный штамп и проставлять его оттиск в каждом случае выдачи вкладыша своим сотрудникам.

Учет оформленных вкладышей Когда вкладыш оформлен, и специалист по кадрам вшил его в трудовую книжку, наступает момент регистрации данного вкладыша в еще один учетный документ, который имеет название «}Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»} (п.41 Правил).

При увольнении работника, которому был оформлен вкладыш в данной организации, он должен будет расписаться в разных строках этой учетной книги: — за получен­ную им трудовую книжку, — за оформленный ему вкладыш.
При этом свои подписи он должен также проставить в личной карточке и в приказе об увольнении.

Приобретение бланка вкладыша Бланки вкладышей, как и бланки трудовых могут приобретать только работодатели юридические лица. Работодателю непозволительно:

1. Принимать от работника чистый бланк вкладыша.
2. Требовать от него чистый бланк вкладыша.

Каждый специалист, имеющий отношение к кадровой работе должен понимать, что бланки вкладышей, как и бланки трудовых – документ строгой отчётности.

Вкладыш может быть приобретён у посредников, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Такие фирмы должны иметь лицензию и сертификат, подтверждающие правомочность совершаемых ими сделок. В других местах их приобретение может привести к серьёзным проблемам, вплоть до постановки вопроса о подделке трудовых.

→ Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 19 декабря 2016 г. Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России.

Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку. Трудовая книжка Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке.

Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника. При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Источник: http://dtpstory.ru/zavodim-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets/

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: образец, фото

В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий многие вопросы, связанные с ведением трудовых книг работников компаний. Данный аспект приносит настоящую головную боль многим работодателям и сотрудникам кадрового отдела.

Различные нюансы, связанные с правилами ведения и хранения данного документа, не отражены в Трудовом Кодексе или иных нормативно-правовых документах. Многие сотрудники кадрового отдела часто сталкиваются с различными трудностями во время выполнения своих должностных обязательств. Одной из таких проблем является вшивание вкладыша в трудовую книгу.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника

Предназначение вкладыша

Трудовая книга (ТК) относится к категории документов учета, на страницах которого фиксируются сведения об официальной трудовой деятельности каждого гражданина. Некоторые граждане нашей страны ведут настолько активную трудовую деятельность, что может возникнуть необходимость прикрепления новых листов для внесения очередных отметок.

Обязанность по вшиванию недостающих страниц возлагается на руководителя компании и представителя кадрового отдела.

Вкладыш в ТК – является дополнительными листами, которые подшиваются к официальному документу. Необходимость данных действий может быть вызвана недостатком места для внесения новой записи.

Важно отметить, что некоторые кадровики вносят новые отметки на страницу, где указывается информация об имеющихся наградах.

Подобные действия являются грубым нарушением и могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов, в отношении лица заполняющего документ.

В случае необходимости прикрепления дополнительных бланков, в задачу представителя кадрового отдела входит подшивка новых листов к основному документу.

В этой ситуации недопустимо оформлять новую трудовую книгу вместо используемого документа.

Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса.

Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов. Однако в двести двадцать пятом Постановлении Правительства РФ содержится информация о правилах ведения рассматриваемого документа.

В пятом разделе Постановления зафиксирован порядок использования вкладышей для трудовых книг.

Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК. В том случае, если в данном документе имеется свободное место, вшивание вкладыша расценивается как намеренная порча документа. В такой ситуации потребуется принять меры по восстановлению книги и получить дубликат.

Когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш

Также следует отметить, что внешний вид рассматриваемого документа имеет ряд своих особенностей.

Вкладыш, прикрепляющийся к трудовой, содержит тридцать шесть страниц и плотную обложку из картона. Каждая страница данного документа оснащена различными защитными элементами, значительно снижающими риск его подделки.

Внутренняя часть этого бланка полностью соответствует содержанию трудовой книги.

Порядок выполнения процедуры

Для того чтобы подшить новые листы, потребуется не более тридцати минут. Однако перед началом этого процесса следует ознакомиться с различными тонкостями и нюансами.

Далеко не каждый наниматель или кадровик знает о правилах рассматриваемого процесса. Объяснить это обстоятельство можно фактом отсутствия четкой инструкции.

При подготовке к подшиванию новых листов, следует детально изучить полный порядок действий.

Чтобы правильно подшить вкладыш к ТК потребуется:

1. Тщательно изучить данный документ и выявить незаполненные или пропущенные страницы.
2. Далее потребуется получить специальный вкладыш. Получить этот документ можно как у работодателя, так и у руководителя кадрового отдела.
3. Выданный бланк регистрируется в специальном журнале учета.
4. Для придания документу законной силы необходимо заверить бланк фирменной печатью.
5. Пришитые страницы должны быть пронумерованы.
6. После этого заполняется титульный лист и основной раздел вшитого приложения.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец, фото инструкция:

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка

Нюансы и тонкости

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ.

Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер.

Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.

Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила.

Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.

Использование дырокола для подготовки отверстий также недопустимо. Для подшивки документации следует использовать стандартную швейную иглу и капроновую нить.

Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:

1. Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
2. Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать отметку «Вкладыш выдан». Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.

Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности.

После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку. Данный факт должен быть зафиксирован в журнале учета.

При отсутствии возможности отсоединить вкладыш, следует подать заявку на получение дубликата трудовой книги.

В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене. Важно обратить внимание, что использование различных корректоров и других средств для исправления ошибок недопустимо.

Повреждение бланка засчитывается как порча трудовой, что приводит к необходимости её замены.

Вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:

1. Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
2. Отметка об уровне образования и специальности.
3. Указания даты заполнения документа.
4. Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.

Юридическая сила приложения

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой.

При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия. Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо.

Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу.

В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

Оформление дополнительной трудовой, является одним из крупных нарушений, действующего закона.

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.

Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания

Заключение

Должностное лицо, заполняющее личные документы сотрудников, обязано знать все тонкости данного процесса. Знание различных нюансов позволяет избежать форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть при заполнении трудовых книг.

Также нужно отметить, что каждый трудящийся гражданин должен знать об особенностях данного процесса. Своевременное выявление ошибки позволяет избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов. В обязанности работника входит проверка качества заполнения личной документации сотрудниками кадрового отдела.

В рассматриваемом процессе, первостепенную важность имеют такие составляющие, как аккуратность и высокая концентрация внимания.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets-foto.html

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2019 | как оформить

Каждый кадровик сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные страницы. Собрали всю полезную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку и как его оформить, чтобы не придрался инспектор ГИТ.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Два главных правила

1. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Поэтому он обязательно должен быть к ней надежно прикреплен во избежание утери.
2. Вшивать вкладыш в основной документ нужно после его заполнения.

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый.

Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2019 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

• открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
• открыть вкладыш на срединном развороте;

• сделать в обоих документах по два отверстия;
• сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
• связать концы ниток в середине вкладыша.

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно.

По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника

Покупать вкладыш в трудовую книжку работника может только его работодатель. Этот документ, как бланк строгой отчетности, приобретается у предприятия «Гознак», либо у его лицензированного представителя. Занимается закупкой бланков ответственное лицо (чаще всего, бухгалтер или кадровик), имеющее доверенность от директора.

Закупленные формуляры принимаются на баланс как материальные ценности, фиксируются в приходно-расходную книгу с указанием номеров и по мере надобности передаются в отдел кадров под расписку. Очевидно, что к вопросам закупки, хранения и использования вкладышей нужно подходить со всей серьезностью.

Не стоит принимать от работников приобретенные ими самостоятельно формы, при выявлении их недействительности (иногда спустя годы) кадровику придется нести ответственность за нарушение и решать множество проблем с восстановлением вкладыша.

Несмотря на то, что покупает вкладыш в трудовую книжку работодатель, оплачивает его сам работник. Этот вопрос оговаривается на этапе издания приказа о выдаче документа. При начислении зарплаты служащему, из нее вычитается стоимость закупленного формуляра. В 2019 году это совсем небольшая сумма в пределах двухсот рублей.

Однако, в некоторых случаях с работника снимается эта обязанность и платит за бланк его работодатель. Это может быть, если:

• наниматель потерял вкладыш и вынужден выдать дубликат;
• наниматель испортил бланк при заполнении и вынужден использовать новый, дополнительный;
• это предусмотрено коллективным договором или другими ЛНА.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1085052-17-m7-vkladysh-v-trudovuyu-knijku

Как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Каждый работодатель несет ответственность за обеспечение правильного ведения и хранения на территории своего предприятия трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого он может назначить ответственное лицо.

Обычно ответственность по этими вопросами возлагается на специалиста кадровой службы.

Когда данный специалист по кадрам замечает, что все страницы какого-то раздела трудовой книжки любого сотрудника этой организации полностью заполнены, ему необходимо будет приступить к оформлению вкладыша. Что для этого надо знать и как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Обеспечение бланками

Обязанность каждого работодателя  иметь определенный запас бланков вкладышей в трудовую, п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил).

Бланки должны быть со степенью защиты образца, определенного в Приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 г. N 117н. Изготовлять эти бланки имеет право Объединение «}ГОЗНАК»} Минфина РФ.

Работодатель может заключать договор на приобретение этих бланков с юридическим лицом, а также ИП (распространителем).

Возмещение стоимости бланков работниками

Если  специалист кадровой службы заметил, что в трудовой книжке работника закончились листы для записей, то он должен вызвать сотрудника, чья книжка закончилась и принять от него заявление о выдаче ему бланка вкладыша.

Здесь нужно учесть один нюанс. Работники организации обязаны оплатить стоимость оформляемых им бланков. Сумма возмещения стоимости бланков устанавливается в размере затрат на их приобретение (п.47 Правил).

Каким способом возможно произвести эту оплату? Работодатель может предложить своим сотрудникам несколько вариантов возмещения стоимости бланков вкладышей, например:

1. Перечислить указанную ему сумму за оформление соответствующего бланка на банковский счет данной организации.
2. Внести в кассу организации наличные деньги. При этом способе оплаты бухгалтерия должна будет воспользоваться кассовым аппаратом.
3. Оговорить удержание стоимости этого бланка из его заработной платы, прописав это в своем заявлении с просьбой об оформлении соответствующего бланка.

Составление заявления

Заявление можно оформить по следующему примеру:

&nbsp}

Генеральному директоруОДО «}Омега»}

Соколу  Е.И.

инженера

Петренко Лилии Петровны

&nbsp}

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку. Стоимость бланка вкладыша в размере 94 ( девяносто четыре ) рубля 00 копеек прошу удержать  из моей заработной платы за февраль 2014г.

&nbsp}

«}___»}______ 2014г.              ______________________               Петренко Л.П.

(Подпись)

Некоторые организации, придерживаясь ч.2 ст.5, ч.1 ст.8 ТК РФ, в своих нормативных актах (обычно в Коллективном договоре) предусматривают бесплатную выдачу таких бланков своим работникам. И тогда вопрос о способах возмещения стоимости этих бланков сотрудниками данной организации становится неактуальным.

Получение бланков трудовых и (или) вкладышей ответственным лицом

По собранным от работников заявлениям сотрудник кадровой службы составляет заявку на получение бланков трудовых и (или) вкладышей, подписывает ее у работодателя и передает в бухгалтерию вместе с заявлениями работников. По этой заявке соответствующий работник бухгалтерии выдает ответственному лицу кадровой службы запрашиваемые для оформления бланки под роспись.

Учет бланков

Ответственный за учет бланков этих документов работник бухгалтерии должен вести специальную приходно-расходную книгу. Он заполняет все данные, связанные с получением и выдачей данных бланков, указывает их номера и серии (п.41 Правил).

В конце месяца специалист по кадрам передает в бухгалтерию отчет по наличию у него полученных бланков трудовых и (или) вкладышей. А бухгалтерия по заявлениям сотрудников должна будет удержать стоимость этих бланков из их зарплаты.

Если в заявлении работника не было оговорено удержание из его зарплаты стоимости бланка, то в данном отчете работник кадровой службы должен будет указать все суммы, полученные за оформление этих бланков и приложить соответствующий приходный кассовый ордер (п.42 Правил).

Как завести вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш —} это документ, который не является действительным без самой трудовой книжки. Поэтому оформляя вкладыш, ответственный работник кадровой службы обязан будет его вшить в закончившуюся трудовую книжку (п.38 Правил).

Прежде, чем вшивать вкладыш, рекомендуем ответственному специалисту по кадрам сперва произвести его заполнение.

Поскольку в случае ошибочно внесенных записей в новый бланк вкладыш может быть испорчен, и потребуется его замена на другой чистый бланк, а тогда придется заниматься еще и процедурой изъятия бланка вкладыша из трудовой книжки и повторным вшиванием другого вкладыша.

Следует отметить, что в такой ситуации оплата стоимости испорченного бланка возлагается на работодателя (п.48 Правил), а сами бланки подлежат уничтожению, но предварительно следует составить акт об этих испорченных бланках.

Правилами не установлено в каком именно месте трудовой книжки вшивается вкладыш. Обычно его принято вшивать в конце трудовой книжки плотными нитками и толстой иглой, либо помогать себе прокалывать дырки шилом. Когда вкладыш хорошо вшит, нитку следует закрепить, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась, и чтобы вкладыш не мог случайно выскользнуть из трудовой книжки и потеряться.

Прикалывать вкладыш металлическими скобами при помощи степлера, либо прикреплять его скрепками к трудовой книжке нельзя, так как это скрепление не является надежным.

Поскольку металл может окисляться и ломаться, есть немалая вероятность утери вкладыша. То есть это будет означать, что работодателем не соблюдаются установленные Правила, за что ст.5.

27 КоАП РФ предусмотрены соответствующие виды административной ответственности.

Делается ли запись в трудовую книжку о вкладыше?

При оформлении вкладыша согласно п.39 Правил в трудовой книжке соответствующего работника необходимо проставить штамп следующего содержания, например:

Также в данном штампе ответственный специалист по кадрам должен будет указать серию и номер оформленного им вкладыша.

Если вместо указанного штампа в трудовой книжке будет произведена запись такого же содержания от руки, то, скорее всего, это не будет являться основанием для того, чтобы вкладыш был признан недействительным. Однако Правилами определено, что работодатель должен иметь подобный штамп и проставлять его оттиск в каждом случае выдачи вкладыша своим сотрудникам.

Учет оформленных вкладышей

Когда вкладыш оформлен, и специалист по кадрам вшил его в трудовую книжку, наступает момент регистрации данного вкладыша в еще один учетный документ, который имеет название  «}Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»} (п.41 Правил).

При увольнении работника, которому был оформлен вкладыш в данной организации, он должен будет расписаться в разных строках этой учетной книги:

— за получен­ную им трудовую книжку,

— за оформленный ему вкладыш.

При этом свои подписи он должен также проставить в личной карточке и в приказе об увольнении.

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sdelat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku