Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу

Содержание

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу это что

Виды документации по управлению персоналом представляют собой разделение кадровой документации организации на соответствующие группы в зависимости от функционального назначения. Рассмотрим основные виды документации по управлению персоналом, представленные на рисунке 1.2 [4, с. 75]: Рисунок 1.

2 — Виды документации по управлению персоналом Так, распорядительные документы по управлению персоналом включают в себя: -указания и распоряжения по вопросам работы с персоналом; -приказы и т.п. Персональные документы по управлению персоналом содержат следующее: -справки с места работы; -трудовые книжки; -автобиографии и т.п. [17, с.

103] Учетные документы по управлению персоналом представлены личные карточками сотрудников, личным листком учета и др.

Москва О дисциплине В целях усиления безопасности производственного процесса и укрепления дисциплины ПРЕДЛАГАЮ: 1. С 01.04.2011 вход на территорию организации в течение дня разрешить только при наличии пропуска.

2.
Директор В. П.

Петров Постановление Постановление — это правовой акт, принимаемый вышестоящими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профстандартом

Распорядительные документы – документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;3) Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др. Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.
Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:• документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф.

1.2 виды документации по управлению персоналом

Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;• коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.

• документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению.

Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.

Внимание

Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется требованиями к подготовке нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Подготовка, оформление и издание постановлений глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов РФ, городов и районов.

Важно

Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей.

Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. При значительном объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст помещается в приложение к приказу.

Кадровый вопрос», 2012, N 7 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни: — правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т.

Плановые документы по управлению персоналом включают в себя: -заявки на молодых специалистов; -плановые задания по кадровым вопросам; -плановые расчеты по оплате труда и численности; -отчетно-статистические документы по балансу рабочего времени, производительности труда, заработной плате и др.

На сегодняшний день актуальной проблемой кадрового менеджмента выступает совершенствование системы документационного обеспечения службы управления персоналом в организации. В общей сложности оформление трудовых отношений содержит сорока видов работ, которые могут быть сгруппированы в следующие десять групп, представленные на рисунке 1.3 [11, с. 97]: Рисунок 1.

3 — Деятельность по оформлению трудовых отношений в организации Трудовая деятельность работника организации регулируется приказами о переводе и увольнении, командировках, отпусках, поощрениях и т.п.

РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством); — правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).

Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы: 1) инициирование решения, или обоснованность необходимости издания распорядительного документа; 2) сбор и анализ информации по вопросу; 3) подготовка проекта распорядительного документа; 4) согласование проекта документа; 5) доработка проекта распорядительного документа; 6) принятие решения или подписание документа; 7) доведение распорядительного документа до исполнения.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий. К составлению текста приказа следует приступить только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задачи издания приказа.

Текст вначале пишется на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими средствами решаются на уровне руководителя организации.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Руководитель подписывает проект приказа по личному составу. На данном приказе сотрудник организации, относительно которого он был издан, проставляет свою визу («С приказом ознакомлен»), подпись и дату.

С приказа по личному составу снимают две копии (для бухгалтерии и для личного дела), которые впоследствии заверяют в отделе кадров или у секретаря. Организация текущего хранения документов, в первую очередь, необходима для их сохранности.

Подлинные экземпляры приказов о приеме на работу, увольнениях, переводах, подписанные руководителем организации лично, формируются в отдельное дело за календарный год.

Внутри данного дела все приказы помещаются в строгом хронологическом порядке.

Те документы, которые послужили основанием для непосредственного издания приказов, подлежат формированию в виде отдельного дела, в котором они помещаются в хронологическом порядке.

Источник: http://zakon52.ru/vedenie-organizatsionnoj-i-rasporyaditelnoj-dokumentatsii-po-personalu-eto-chto/

Ведение документации по персоналу персоналом

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1.

Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Система охраны труда регулируется разд. 10 ТК РФ. Если численность работников учреждения превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области (ст. 217 ТК РФ).

Для организации работы службы по охране труда необходимо разработать и утвердить ряд форм: положение о службе охраны труда, должностные инструкции сотрудников по охране труда, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажа и другие формы по необходимости.

Если численность работников меньше 50 человек, руководитель может возложить обязанности по охране труда на определенного работника, что может быть оформлено как совмещение профессий (должностей), с письменного согласия работника за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель предприятия.

Представленный перечень кадровых документов не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые, должностных инструкций работников, графика сменности работников (если работа носит сменный характер) и т.д.

Перечень необходимых кадровых документов

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.

Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ). Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

* организация кадровой работы * структура, состав * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров * нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации * номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы * инструкция по кадровому делопроизводству * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения

* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Интересное: Сколько перечисляется налоговый вычет за квартиру

Особенности кадрового делопроизводства

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документирование работы с персоналом

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Интересное: По соглашению сторон увольнение это

Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Енты по персоналу и документирование движения личного состава организации

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ.

Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление.

Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта.

Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

04 Авг 2018 yslygiur 153

Источник: http://urist-yslugi.ru/test_category/vedenie-dokumentatsii-po-personalu-personalom

Документы по персоналу и документирование движения личного состава организации

Как оформить прием сотрудника на работу Также см.

раздел Особенности оформления приема на работу по категориям сотрудников Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника Как организовать обработку персональных данных сотрудников Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности В какой срок работодатель должен оформить документы по запросу сотрудника: справки, копии, выписки из приказов Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации Как ознакомить сотрудника с локальным актом Ведение учета рабочего времени работников Как вести учет рабочего времени Также см.

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу

По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа — Выписка из приказа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая непосредственно касается ответственного исполнителя.

Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю. Открытое акционерное общество «ГРОСМАРТ» ПРИКАЗ 01.04.

2011 N 15-ОД г. Москва О запрете курения табачных изделий В целях снижения пожароопасной ситуации и вредного воздействия табачного дыма на здоровье граждан ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Запретить курение в помещениях предприятия. 2.

За нарушение данного приказа наложить штраф в размере 500 руб. 3.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов – протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам. Кодекс законов о труде Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор (контракт) должен быть заключен в письменной форме (ст.
18); прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 18); на всех работников ведутся трудовые книжки (ст.

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу это

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации.

Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики – формы документов по учету личного состава.

Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая – в организациях строительства и промышленности. На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных.

Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать корректировку.

Упоминания в тексте наименований органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты: — Государственный герб РФ — изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено.

Особые знания в областе организации труда в медицинских организациях. Профильное образование, государственное и муниципальное управление. Опыт: Организация КДП с нуля четыре предприятия, численность от 100 до 200 чел.

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров.

Документирование движения кадров – неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.