Титульный лист книги учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При поступлении на работу человек должен иметь трудовую книжку. Документ отражает стаж и рабочую деятельность, поэтому очень ценен для работодателя.

После оформления сотрудника его трудовая книжка и вкладыши в нее должны храниться в учреждении. Дополнительно данные о документе содержит книга учета трудовых книжек.

Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей.

Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается. Важно знать основные правила оформления, чтобы проверяющие органы не привлекли работодателя к ответственности.

Определение

Книга учета трудовых книжек, утвержденная Министерством труда России, необходима для внесения сведений о документах поступивших работников. Она содержит большое количество страниц. В журнале формата А4 имеется 13 граф для заполнения.

Книга выпускается специальными предприятиями. Ее необходимо купить каждой организации. Также можно самостоятельно изготовить документ. Но при этом важно соблюдать основные требования.

Записи вносятся в журнал специалистами отдела кадров. Новые отметки делаются в момент поступления работника. Также в книге отражены первично выданные документы.

При наличии вкладыша его регистрация также обязательна. Если он выдавался другой организации, то вписываются сведения об имеющихся в трудовой книжке записях. Информация, представленная во вкладыше, вносится в специальную строку.

Зачем нужен журнал

Ведение журнала необходимо каждому учреждению.

При наличии книги регистрируются трудовые книжки:

• отданные в отдел кадров при поступлении на работу;
• оформленные впервые для новых сотрудников, не имеющих опыта;
• вкладыши, которые открыл работодатель (при наличии вкладыша с предыдущего места работы проводится регистрация только самой книжки).

Согласно записям в специальном журнале можно отследить движение трудовых книжек, их поступление и выдачу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении работника. Поэтому отследить выполнение законодательных требования можно по дате выдачи и подписи получателя документа.

Кто должен заполнять?

Заполнение книги осуществляется сотрудником, которые принимает документы при поступлении работников и проводит процедуру по увольнению.

Среди таких лиц выделяют:

• кадровиков;
• бухгалтеров;
• менеджеров по персоналу.

В некоторых организациях работодатели назначают ответственное за ведение журнала лицо. Подтверждается назначение специально изданным для этого приказом. Согласно нему работник не только вносит данные, но и хранит документ надлежащим образом.

Бланк книги учёта трудовых книжек

Рекомендации по ведению книги учета трудовых книжек и вкладышей в них

Учет трудовых книжек, вкладышей и запасных бланков проводится в определенном законом порядке. Его содержат Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (пункт 40). Документ разработан на основании Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Под учетом понимается внесение сведений о документе в специальной книге. Регистрация осуществляется путем записи информации о трудовой книжке, форма которой предусматривает внесение даты создания, отправления или получения.

Регистрировать необходимо все бумаги, подлежащие учету и использованию. После внесения данных документ получает номер, по которому его можно найти в системе поиска.

Скачать унифицированную форму журнал учета трудовых книжек

Регистрация предусматривает обязательно ведение книг и журналов работниками кадровой службы. Они не имеют строгой формы в большинстве случаев. Но трудовые книжки вносятся только в специальную книгу. При этом приходно-расходная часть заполняется бухгалтерами, где учитывается бланк и вкладыш книжки. Движение документов отражается кадровой службой.

Книга разрабатывалась Министерством труда РФ. Она включает в себя 13 граф. Предыдущий вариант состоял из 14 разделов, но впоследствии один из них упростили.

Новая и старая книги отличаются друг от друга незначительно. Графы 11 и 12, которые содержали сведения об оплате бланка книжки, содержали данные о рублевом и копеечном выражении стоимости. В настоящее время решено было оставить одну графу 11, отражающую стоимость в рублях.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек

При этом книга имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других документов:

• Оформление производится не за календарный год, как заполняют другие журналы, а до полного окончания книги. Таким образом страницы заканчиваются через несколько лет.
• Если в учреждении книга велась в свободной форме не по установленному образцу, то она требует замены. Ее необходимо закрыть, отметив причину прекращения ведения. Также указывается количество регистрационных записей.
• Новая книга ведется на основании прежних записей. Уничтожать старый вариант запрещено, так как он содержит сведения о трудовых книжках ранее принятых на работу сотрудников и выдаче документов уволившимся лицам.

Запись в журнале должна быть сделана при:

• передаче трудовых книжек в момент приема на работу сотрудника;
• оформлении новой книжки при поступлении на работу впервые;
• регистрации вкладышей.

Если работник получил вкладыш по предыдущему месту трудоустройства, он не подлежит регистрации.

Образец заполнение разделов журнала

Стандартная форма содержит 13 граф, которые отражают полные сведения о регистрируемом документе. Если сотрудник кадровой службы сомневается в правильности внесения данных, необходимо ориентироваться на образец.

Каждый из разделов имеет свою функцию:

1. В первой графе отражается порядковый номер записи.
2. Следующие три графы необходимы для указания даты трудоустройства или заполнения трудовой книжки. Данные вносятся спустя пять дней трудовой деятельности. Во второй графе ставится число, в третьей – месяц, а в четвертой – год приема на работу.
3. Пятая графа необходима для указания данных о сотруднике. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью, без сокращений и инициалов.
4. В шестом разделе прописываются серия и номер трудовой книжки, вкладыша к ней или выданного дубликата.
5. Седьмая колонка необходима для описания должности, на которую принимают работника. Данные берутся из штатного расписания. Они должны совпадать с отметкой в трудовой книжке.
6. Восьмая графа содержит сведения о подразделении, в котором будет вестись трудовая деятельность. Данный раздел к заполнению необязателен.
7. Девятая колонка необходима для указания информации о приказе, который подтверждает прием сотрудника на работу. Если выдается дубликат книжки или вкладыша, раздел остается незаполненным.
8. В десятой графе работник, который ведет журнал, ставит свою подпись.
9. Если книжка была куплена сотрудником при приеме на работу, то заполняется одиннадцатая графа с указанием взимаемой суммы. При предоставлении уже имеющейся книжки работником графа остается пустой.
10. В случае увольнения необходимо заполнить 12 и 13 графы. Работник ставит подпись и дату прекращения трудовой деятельности. В случае отправки документов по почте данные разделы содержа сведения о дате отправления.

Титульный лист

Каждый регистрационный журнал должен иметь титульный лист. Он помогает отследить не только характер документа, но и дату его открытия.

На первой странице прописываются:

• название организации/сведения об индивидуальном предпринимателе;
• дата начала заполнения журнала;
• дата окончания ведения документа.

Последняя дата ставится после заполнения всех страниц книги.

Опломбирование и требования к оформлению

Книга в обязательном порядке должна быть прошита и опломбирована. Нити можно скрепить сургучом или пломбой. Процедура упрощается при использовании пломбиатора.

Также некоторые предприятия используют самозапирающий элемент, который может быть использован только один раз. После этого в журнале проставляется номер пломбы и заверяющая надпись.

При оформлении книги учитываются несколько важных требований, предъявляемых к документу:

• Журнал должен иметь твердую обложку. Это позволит сохранить его первоначальный вид на многие годы. Ведь хранение должно осуществляться на протяжении 75 лет.
• Важно проверить соответствие листов форме, которая утверждена на законодательном уровне.
• Нумерация страниц должна быть сквозной. Также возможна пометка как страниц, так и листов. Важно добиться того, чтобы из журнала невозможно было изъять отдельные элементы. Документ необходимо прошить.
• На обложке с задней стороны ставится название документа, количество листов в прописном и цифровом выражении, дата начала ведения, а также данные и подпись ответственного лица.
• Заверить книгу может только руководитель учреждения или индивидуальный предприниматель.
• Нити прошивки и заверительная запись скрепляются сургучом или пломбой. Бумажные наклейки не допускаются.

Если правила не будут соблюдены, то учреждение, ответственное лицо могут быть привлечены к административной ответственности. Организация заплатит штраф, а может и вовсе приостановить свою деятельность на основании решения контролирующих органов.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Нумерация страниц и прошивка

Нумерация страниц в журнале должна быть сквозной. Проставлять номера необходимо до осуществления прошивки.

Цифры прописываются на каждой странице или листе. Это позволит исключить вероятность удаления элементов или их замены.

Номер ставится в нижнем правом углу. После нумерации необходимо провести прошивку книги. Далее документ заверяется подписью начальника учреждения.

На обратной стороне книге ставится запись о:

• названии документа;
• количестве страниц (прописью и цифрами);
• должности и данных лица, которое заверило документ;
• дате начала ведения книги.

Возможна ли электронная версия

Электронная версия журнала для учета и регистрации трудовых книжек не может вестись. При этом законодательно отсутствует невозможность такого ведения. Однако некоторые особенности заполнения свидетельствуют о том, что электронный документ не может быть использован.

Это обусловлено тем, что в журнале проставляются подписи:

• руководителя учреждения;
• ответственного сотрудника;
• работника.

Поэтому скачать книгу не представляется возможным. Необходимо заводить обычный печатный вариант журнала.

Исправление ошибок в записях

Журнал заполняется ответственными сотрудниками собственноручно. Поэтому нередко появляются ошибки или описки. Для исправления необходимо ориентироваться на общепринятый порядок.

Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о внесении исправлений в книгу. Поэтому использовать нужно правила изменения данных, предусмотренные для стандартных форм.

Одним из вариантов является зачеркивание неверной записи и указание «Исправленному верить/Исправлено в графе №». Рядом обязательно ставятся данные лица, производившего исправление.

Также можно не зачеркивать ошибочные данные. Рядом разрешается написать «Запись недействительна», внеся новые сведения.

Хранение

Хранение книги осуществляется в определенном порядке. Необходимо соблюдать не только правила, но и длительность. Сроки хранения доходят до 75 лет. Они обусловлены тем, что журнал содержит сведения о трудоустройстве работников.

Документ необходимо иметь до того момента, пока не будет выдана последняя трудовая книжка, отраженная в списке. После этого журнал может быть передан в архив.

Нередко возникают вопросы о ведении книги при реорганизации. Если численность и состав остаются неизменными, то документы можно использовать дальше. Журнал передается вместе с трудовыми книжками, договорами и другими документами, имеющимися на каждого сотрудника.

Как сделать выписку

В Трудовом кодексе РФ (статья 62) прописано, что сотрудник имеет право обратиться к работодателю для получения документов согласно его трудовой деятельности. Внесение записей о трудовых книжках является внутренним документооборотом учреждения.

Если работодатель будет согласен, то лицу предоставляется выписка из журнала. Документ необходим для предъявления в судебные органы, которые рассматривают спорные моменты при увольнении.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

В выписке отражаются:

• наименование и реквизиты учреждения;
• ведение учета трудовой книжки работника в виде таблицы;
• регистрационный номер.

Составлять выписку нужно на фирменном бланке учреждения. Ее нужно зарегистрировать в журнале исходящих бумаг. Книга учета является важным документом для любой организации. Поэтому вести ее необходимо с учетом основных требований.

Источник: http://buhuchetpro.ru/kniga-ucheta-trudovyh-knizhek/

Титульный лист книги учета движения трудовых книжек

В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек. На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.

Как заполнять журнал учета трудовых книжек? Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.

Правила заполнения и ведения Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов. На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования. Основные требования Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.

Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

Вкладыш без трудовой не действителен, а подшивается между обложкой и последней страницей. Если работник пришёл на предприятие с уже существующим вкладышем, то последний не подлежит регистрации, учётная запись производится только в случае выдачи нового формуляра.

Приходно-расходная книга Подобного рода реестр ведётся для учёта приобретения бланков и формуляров, т. е. новых ТК и вкладышей, которые были получены от производителей или распространителей, и выдачи их сотрудникам.

Главное назначение приходно-расходного журнала – контроль затрат предприятия на подобного рода продукцию.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу) Шаг 7.

В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Заполняем при увольнении Шаг 1.

В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника.

Важно

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба.

Книга учета движения трудовых книжек

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

Внимание

Можно ли пропускать строчки? Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации. Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

Оформление титульного листа Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке. Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа.

На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала. При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.) и составляет 75 лет.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации.

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем. Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:

• нового журнала — ведется с 1 номера;
• нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой.

Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет. После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.

Сколько хранится документ в организации? Срок хранения книги составляет 75 лет. Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников. Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме.

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.

• В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
• В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
• Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
• Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
• Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.

При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.

При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками. Заполнение Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.

Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.
В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки.

Оформление титульного листа книги учета движения трудовых книжек

Приобрести можно там, где распространяется продукция ФГУП «Гознак». Журнал считается действительным, если имеет полный комплект водяных знаков.

Ответственность за внесение записей несёт лицо, определённое руководителем. Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия.

Шнуровка пломбируется, и номер с отпечатка заносится на титульную страницу книги. Хранится реестр в сейфе, к которому ограничен доступ третьих лиц. К работе с приходно-расходным журналом имеет допуск ответственное лицо, которое регулярно регистрирует движения формуляров по приходу и по выдаче. Если формуляр был выдан на руки, то в журнале должна присутствовать подпись лица, получившего его.

Источник: http://dtpstory.ru/titulnyj-list-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек 2019 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: http://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Ведение обязательно
Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Прошнурована, опломбирована
Обложка: золотистый картон

Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Ответственность

Отсутствие или неправильное оформление «Книги учета движения трудовых книжек» является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.

Вид основного раздела книги учета:

Срок хранения заполненной книги установлен п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.) и составляет 75 лет.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

• книга желательно должны иметь плотную обложку, т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
• все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
• книга должна быть прошнурована и опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).  
• книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц (в соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации, а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

Всем этим требованиям отвечает «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» от компании «Кадры в порядке».

Книга содержит дополнительные материалы:

• «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
• Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. № 69
• Приложение №1 К Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
• Некоторые примеры внесения записей в трудовые книжки
• Пример оформления приказа «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»
• Пример отчета «О наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»
• Пример заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
• Пример акта на списание испорченных бланков трудовой книжки
• Инструкция по ведению «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»

Контрольная пломба

Книга учета движения трудовых книжек опломбирована номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Книгой необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Книга не считается опломбированной).

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personnel_registration/5458/

Журнал учета трудовых книжек: бланк, порядок ведения в 2018 году

Для учета трудовых книжек предусмотрены две книги: для учета выдачи новых бланков и для отражения движения заполненных книжек действующих сотрудников. Каждый работодатель, нанимающий сотрудников, заключает с персоналом трудовые договора и оформляет записи в трудовых книжках. Для отражения движения трудовых книжек законодательство требует вести 2 книги.

В статье:

1. Какие книги учета трудовых книжек бывают.
2. Кто ответственен за учет трудовых книжек.
3. Образцы книг учета трудовых книжек.

Какие нормы законодательства регулируют учет трудовых книжек?

Порядку организации учета трудовых книжек на предприятии отведен раздел VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Данные правила подразумевают учет как новых бланков и вкладышей, так и отдельный учет поступивших работодателю уже заполненных трудовых от своих сотрудников.

Обратите внимание, что п. 44 вышеуказанных правил обязывает работодателей иметь в наличии необходимое количество чистых бланков книжек и вкладышей для выдачи своим сотрудникам. Необходимое количество определяется самостоятельно исходя из штатного расписания, регулярности поступления на работу новых сотрудников и т. п.

Помочь исправить опечатки в трудовой поможет статьи Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

Правила учета трудовых книжек

Вышеуказанные Правила ведения и хранения трудовых книжек подразумевают ведение двух книг:

приходно-расходная книга для отражения приобретения и выдачи чистых бланков трудовых и вкладышей;
книга для учета поступления трудовых книжек при приеме на работу и выдачи трудовых книжек действующим или уволенным сотрудникам.

Обе эти книги ведутся на бланках, разработанных и утвержденных Минтрудом России (Постановление от 10.10.2003 № 69).

Книга учета трудовых ведется исключительно от руки, т. к. в ней отражаются, кроме всего прочего, подписи владельца трудовой книжки и ответственного лица. При ведении книги на компьютере такое невозможно.

Для внесения исправлений никаких специальных правил в нормативно-правовых актах, посвященных трудовым книжкам, не предусмотрено.

Поэтому принято руководствоваться обычным порядком, когда неверная надпись аккуратно зачеркивается, рядом вносятся верные значения, делается запись «Исправленному верить», которая заверяется подписью ответственного лица. А вот использование корректирующих средств недопустимо.

Поступившие работодателю трудовые книжки с уже вшитыми в них вкладышами учитываются как один документ.

Кто ведет журнал учета трудовых книжек

Обе книги по учету трудовых ведутся тем же лицом, который отвечает за хранение документов по учету трудового стажа сотрудников. Это может быть как специалист отдела кадров, так и работник бухгалтерии.

Ответственность возлагается приказом руководителя, который содержит должность, фамилию, имя и отчество ответственного лица, а также конкретный перечень обязанностей, связанный с учетом и хранением трудовых книжек (как заполненных, так и чистых бланков.

Как правильно: журнал или книга учета движения трудовых книжек?

В нормативно-правовых актах, в которых описываются правила учета и хранения трудовых книжек такое название как «журнал» не упоминается. Оба регистра, отражающих движения трудовых книжек и вкладышей (заполненных или чистых бланков), называются книгами.

Чем отличается приходно-расходная книга учета трудовых книжек от простой книги учета трудовых книжек?

В одном из предыдущих разделов мы уже рассмотрели назначение каждой из книг. Напомним, что приходно-расходная книга содержит информацию о движении чистых бланков книжек и вкладышей к ним.

А вторая книга – это книга учета трудовых книжек (а также вкладышей) с уже внесенными записями о работе.

Обратите внимание, что если у работодателя прошло выбытие трудовой книжки или вкладыша по приходно-расходной книге учета бланков, то в книге учета заполненных трудовых должно быть отражено поступление.

Какие сведения отражаются в журнале учета?

В книге учета трудовых книжек отражаются:

порядковый номер записи;дата приема на работу нового сотрудника (в данной книге отражаются только сотрудники по основному месту работы);полные фамилия, имя и отчество сотрудника;реквизиты трудовой книжки (в зависимости от года выпуска бланка данное поле может содержать как серию и номер, так и один только номер);должность сотрудника (указывается должность, отраженная в приказе о приеме, вносить данные о переводе на другую должность законодательство не требует);структурное подразделение, в которое принят на работу сотрудник (при отсутствии такового поле может содержать прочерк);номер приказа о приеме, совпадающий с номером в записи о поступлении на работу в трудовой книжке;подпись ответственного лица, которое приняло от сотрудника трудовую книжку на хранение;сумма компенсации за выданный бланк новой трудовой книжки (или вкладыша) (если такой бланк не выдавался или у работодателя предусмотрена безвозмездная выдача бланков, в данном поле указывается прочерк);дата выдачи трудовой книжки при увольнении (обычно совпадает с датой самого увольнения);

подпись получившего свою трудовую сотрудника.

Вы можете ознакомиться с образцом заполнения книги учета трудовых книжек.

 Образец заполнения

Как выглядит титульный лист для книги учета трудовых книжек 

В законодательстве нет отдельных указаний относительно заполнения титульного листа для книг по учету трудовых книжек. Поэтому создать титульный лист допускается в свободной форме. Можно указать, кроме самого названия регистра учета, еще и наименование работодателя, и другую информацию.

Посмотрите пример оформления титульного листа на нашем сайте.

Гораздо больше требований предъявлено к последней странице (задней стороне обложки) книг учета трудовых. Чиновники требуют наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано ____ листов», а также сургучной печати или пломбы.

Где найти бланк книжки учета трудовых книжек

Бланки обеих книг учета трудовых в первую очередь следует искать в постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Обратите внимание, что каждая страница (независимо от того, приобрели вы типографскую форму книги или распечатали ее самостоятельно на компьютере) должна быть пронумерована.

Кроме того, имейте в виду, что срок хранения данных по учету трудовых книжек составляет несколько десятилетий, а потому следует предусмотреть защиту регистра с тем, чтобы не допустить выцветшего или ветхого состояния бумаги спустя несколько лет.

Книга учета движения трудовых книжек

Вы можете скачать книгу учета движения трудовых книжек на нашем сайте. Увеличьте количество строк исходя из потребностей вашей организации или ИП.

 Образец заполнения

Ведется ли учет трудовых книжек в бухгалтерском учете?

В бухгалтерском учете даже на забалансовых счетах нет необходимости отражать поступившие от работников трудовые книжки. А вот движение чистых бланков книжек и вкладышей следует показывать в бухгалтерском учете.

Для отражения каждого из бланков строгой отчетности в плане счетов выделен отдельный забалансовый счет 006. Поэтому поступившие бланки попадают в Дт 006. Соответственно списание бланков производится по кредиту.

Помните, что в отношении забалансовых счетов не применяется принцип двойной записи.

Приобретение бланков сразу относится на расходы и отражается проводкой:

Дт 91 Кт 60

При необходимости выделяется и принимается к вычету НДС:

Дт 19 Кт 60

Дт 68 Кт 19

Операция по удержанию расходов на бланк трудовой книжки или вкладыша из заработной платы отражается операцией:

Дт 70 Кт 73

А возврат расходов на бланк работником самостоятельно в кассу предприятия оформляется проводкой:

Дт 50 Кт 73

После выдачи трудовой необходимо начислить внереализационный доход:

Дт 73 Кт 91

Плательщики НДС выделяют и налог от дохода (даже при безвозмездной передаче бланка):

Дт 91 Кт 68

Источник: https://www.26-2.ru/art/352023-jurnal-ucheta-trudovyh-knijek

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Источник: https://hr-portal.ru/article/oformlyaem-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek