Сценарий пресс конференции фото

Сценарий пресс конференции фото

Пресс-секретарь обычно призывает присутствующих к тишине и начинает выступление, которое длится 5-15 минут. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами: поименное знакомство с указанием должности, титула, звания и прочее.

Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением. Т.е. своим выступлением модератор задает правила информационной игры. За тем идут выступления представителей фирмы, которое длится 10-15 минут. По словам М.В.

Гундарина, спикеры должны представляться, одновременно демонстрируя свой статус и компетентность.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;
• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

Сценарий пресс-конференции

Важно

Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное – «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени! Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах. Рекомендуемый срок: за 1 день. 7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза. 8. Репетиция пресс-конференции. У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции.

Сценарий пресс-конференции «решили не курить!»

В этих листах подробно расписаны все этапы и виды работ по организации мероприятия с указанием сроков начала и завершения их выполнения (deadline) конкретно для каждого из менеджеров.

Первый этап: «работа до» Account manager, опираясь на данные предоставленные менеджером по логистике и менеджером по работе с прессой, разрабатывает PR-предложение, включающее бюджет мероприятия, списки СМИ и график выполнения работ.

После утверждения PR-предложения он распределяет обязанности внутри PR-агентства.
За неделю до начала мероприятия account manager должен получить от клиента все необходимые для написания пресс-релиза и составления пресс-папки материалы. Затем пишутся пресс-релиз и текст приглашения.

Оба документа должны содержать информацию о контактных лицах, логотип клиента и соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов в компании клиента.

Неверный запрос ошибка 400

Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий.

Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.).
На регистрации необходимо присутствие не менее двух менеджеров PR-агентства.

Doodle video (рисованные рукой видеоролики) дистанционно. недорого

МеньЮлия Бордовских, телеведущаяПредставитель от Фонда «Олимпийская Москва»: Президент Фонда Гомельский А.Я. или генеральный директор С.Ю.Спортсмены (варианты): Дмитрий Саутин, Алина Кабаева, Ирина Чащина, Анастасия Давыдова и Анастасия Ермакова, Елена Исинбаева, Татьяна ЛебедеваПредставители компаний «Белая дача», «Тунайча», «Интерхлеб-М» Пресс-папка для журналистов:

• Пресс-релиз;
• Буклет Фонда «Олимпийская Москва»;
• Информационный бюллетень «Москва-2012»;
• Сувенирная продукция (возможно);
• Рекламные материалы компаний-участников.

Характеристика журналистского пула:Московская пресса, популярные общественно-политические издания («МК», «КП», «АиФ», «Московские новости» и.т.д.), деловая пресса, ВГТРК «Россия». Ход пресс-конференции: Вступительное слово ведущего (2 минуты).

План и сценарий пресс-конференции организации

При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

1. какой будет информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)
2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)
3. как собрать журналистов;
4. когда проводить пресс-конференцию.

задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для чита­теля, зрителя, слушателя.

Карта сайта

В больших отелях или в офисах компаний, вход в которые осуществляется по спискам, менеджер PR-агентства должен встречать журналистов у входа. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции предлагается кофе. На столе президиума должны стоять минеральная вода и стаканы.

Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Стол регистрации не должен оставаться пустым даже после начала официальной части (для встречи опоздавших). Менеджерам PR-агентства необходимо следить за регламентом проведения пресс-конференции.

Время официальной части не должно превышать одного часа, а сессия вопросов и ответов не должна занимать более тридцати минут.
СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия! 2. Подготовка основных документов пресс-конференции:

• Сценарий (где будут прописаны основные идеи),
• Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).
• Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

• Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).
• Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).

Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия! 3.

Источник: http://dtpstory.ru/stsenarij-press-konferentsii-foto/

Как организовать и провести успешную пресс-конференцию. | Pressfeed. Журнал

Развитие социальных медиа изменило отношение к пресс-конференции, как способу общения с журналистами. Среди пиарщиков бытует мнение, что пресс-конференция – вымирающий формат.

Но, может быть, пациент все-таки скорее жив, чем мертв, просто нужно научиться с ним правильно работать в новых условиях? Pressfeed разобрался, когда пиарщику не обойтись без пресс-конференций, как правильно их организовывать, каких ошибок нужно избегать, чтобы не навредить своей компании, и как применить креатив в таком, казалось бы, довольно формальном мероприятии.

Давайте вспомним про другие попытки посеять панику в наших рядах, когда, например, из каждого утюга кричали, что email-маркетинг мертв. И что же мы видим сегодня? Успешные бизнесы, построенные исключительно на email-рассылках.

А сколько копий было сломано на тему того, что из-за соцсетей люди разучились читать длинные тексты.

Закончилось все тем, что мир накрыло буйное помешательство на лонгридах, которые сейчас не пишет разве только тот, кто не умеет писать совсем.

Может, и в пресс-конференцию, как формат общения со СМИ, пока еще рано забивать последний гвоздь? Давайте разбираться.

В каких случаях устраивать пресс-конференцию

«Безусловно, есть спад интереса журналистов к формату пресс-конференций, что связано с перенасыщенностью информационного потока и уровнем организации самих пресс-ивентов, — говорит Анна Загумённая, event-директор агентства PR Partner. — Журналисты заинтересованы в эксклюзивном и качественном контенте.

Но, к сожалению, его не всегда предоставляют даже на мероприятиях крупных компаний. Кроме того, стоит учитывать банальную нехватку времени — журналисты ходят на пресс-мероприятия почти каждый день. Еще на стадии планирования пресс-мероприятия многие пиарщики совершают ошибку, пытаясь раздуть событие из любого инфоповода.

Личное общение со СМИ необходимо в случае возникновения непредвиденных ситуаций, вывода нового продукта, изменений на рынке».

Итак, главный вопрос, на который нужно ответить PR-менеджеру, — действительно ли инфоповод нуждается в проведении пресс-конференции. В конце концов, организация пресс-конференций — это всегда немалые расходы, поэтому нужно убедиться, что они будут оправданы.

По мнению руководителя PR-направления агентства healthcare-коммуникаций Nestline
Екатерины Кузьминой, всегда будут востребованы пресс-конференции с уникальным набором интересных спикеров, эксклюзивным контентом и возможностью поговорить с экспертами тет-а-тет. «Также презентовать инновационную разработку или делать программные заявления все же лучше в рамках пресс-конференций, а вот рассказать о новостях компании можно, используя более современные форматы», — считает Екатерина.

«В эпоху стримов, скайпа и соцсетей пресс-конференции становятся все менее интересны.

За то время, пока ее готовишь, согласовываешь со спикерами вопросы и приглашаешь прессу, новостной повод чаще всего устаревает или вместо него появляется новый, — говорит Маргарита Кашуба, маркетинг-директор онлайн-школы английского языка EnglishDom.

— Исключением являются, пожалуй, оперативные подходы к прессе в момент каких-либо экстраординарных событий, когда спикер хочет упростить работу журналистов и облегчить себе жизнь, избавившись от сотен звонков и повторения одних и тех же подробностей».

Какие пресс-конференции наиболее востребованы журналистами

Ольга Филиппенко, директор центра мониторинга и анализа «Смимонитор»:

Анализируя контент публикаций в СМИ, мы специально измеряли, насколько часто информация с пресс-конференций становится поводом для материалов. В измерениях мы не учитывали пресс-конференции с участием политиков, таких как Владимир Путин, Дмитрий Медведев, Сергей Лавров, Дональд Трамп, Ангела Меркель и ряда других.

Из года в год наблюдается снижение числа публикаций, основанных на информации с пресс-конференций. Так, в 2014 году было больше 54 тыс. материалов в федеральных и региональных СМИ, в которых использовались формулировки «заявил на пресс-конференции» или «сообщил на пресс-конференции». В 2016 году таких было всего 47 тыс.

Прошедший год стал исключением — количество подобных публикаций увеличилось, хотя и не достигло показателей прошлых лет — около 50 тыс.

Самое широкое распространение получают материалы с пресс-конференций, связанных с вопросами безопасности — вооруженные силы, терроризм, чрезвычайные ситуации. На них приходится каждая десятая публикация.

Причины востребованности пресс-конференций по данной теме, надо полагать, такие же. Что касается бизнес-направлений, то довольно часто встречаются материалы с пресс-конференций по финансовой тематике — более 7% от всех сообщений.

В прошлом году на треть увеличилось число сообщений с пресс-конференций по теме туризма и развлечений — почти 6% от общего числа. Думаю, что это связано с предстоящим чемпионатом мира по футболу.

Итак, с политикой и спортом все понятно. В каких же случаях пресс-конференцию имеет смысл устраивать бизнесу?

1. Когда пресс-конференция — единственная возможность для журналистов получить достоверные сведения из первых уст или единственная возможность для компании опровергнуть недостоверную информацию.

2. В случае презентации инновационного не только для самой компании, но и для отрасли в целом продукта.

3. Если в качестве спикеров удалось привлечь медийных персон, доступ к которым для СМИ обычно затруднен.

4. Пресс-конференция разрешит спорные вопросы, поменяет мнение и поведение аудитории. Когда речь идет о важной социальной инициативе, значимых изменениях на рынке. Велика вероятность, что такой инфоповод заинтересует СМИ.

5. Мероприятие будет проходить в формате интервью с эксклюзивным спикером, первым лицом компании, который обычно избегает общения с журналистами и чье мнение гарантированно заинтересует представителей СМИ.

6. Если пресс-конференция — это элемент протокола. В случаях, когда нужно сделать официальное заявление, о котором одновременно узнало бы максимальное количество СМИ.

7. Если ваша компания делится информацией о себе только на пресс-конференциях, и при этом масштаб или род деятельности компании всегда привлекает к ней интерес со стороны журналистов.

8. Если вы придумали нетривиальный способ подачи информации. Скажем, если презентация нового продукта подается в формате интерактивного, игрового мероприятия.

Анна Загумённая, PR Partner:

Если есть возможность, не стоит ограничивать себя форматом стандартной пресс-конференции. Сделайте действительно качественное событие, у которого есть идея и креативная концепция. К примеру, вы можете выбрать нестандартную площадку, которая сама задаст интересный формат. Это может быть что угодно — от планетария до крыши жилого дома, арендованного теплохода или вагона метро.

Например, в прошлом году мы организовали презентацию новой стиральной машинки, где сделали интерактив в виде игры «Найди пару носку». 80 пар разноцветных носков были перемешаны в трех стиральных машинах, и журналисты на скорость искали им пару. Ивент проходил в океанариуме. На мероприятие пришло 50 журналистов, и по итогам вышло более 70 публикаций.

Также можно нестандартно подходить и к самому формату. К примеру, задачу по организации пресс-мероприятия для салона красоты мы решили реализовать в формате beauty-квеста. Мы разделили площадку на несколько зон — макияж, укладка, уход за руками, консультация у косметолога и fashion-скетчинг.

На аккредитации журналистам раздавались карточки, на которые при прохождении определенной зоны наклеивался стикер. Тем, кто первыми прошли все процедуры и получили больше всего стикеров, мы дарили главные призы — большой набор косметики от спонсора.

Мероприятие посетило 30 журналистов и блогеров, по итогам вышло более 30 публикаций.

Поэтому нам пришла идея проводить пресс-ивенты в формате быстрых встреч — Media Speed Dating, где меньше чем за час 10 компаний могут пообщаться с 10 журналистами.

У каждой компании есть 5 минут на то, чтобы рассказать о себе и заинтересовать представителя СМИ. Мы успешно провели четыре таких встречи и уже готовим следующую.

Как выбрать оптимальное время для пресс-конференции

Первое, что нужно сделать, назначая день проведения пресс-конференции, — это убедиться, не запланировано ли на это время какое-то событие, по масштабам явно превосходящее ваше. Журналисты не могут одновременно присутствовать в двух местах, и их выбор всегда будет сделан в пользу более крупного инфоповода.

Желательно, чтобы конкуренты не анонсировали значимых событий на тот же день, иначе вам придется соперничать за внимание прессы. Не стоит планировать пресс-конференцию на даты, предшествующие крупным праздникам, с большим количеством выходных. Как правило, в такое время аудитория СМИ снижается.

Наиболее оптимальные дни для проведения пресс-конференции: вторник, среда, четверг. Понедельник, понятно, день тяжелый. А в пятницу все уже мыслями о предстоящих выходных.

Источник: https://news.pressfeed.ru/press-konferenciya-sluxi-o-moej-smerti-silno-preuvelicheny/

Ведущий пресс-конференции

Денис Филимонов специализируется на проведении и деловых событий любого масштаба. Одной из ключевых сфер деятельности этого профессионального ведущего является работа на пресс-конференции.

Для начала несколько слов о том, что представляют собой подобные мероприятия и с какой целью они проводятся.

Итак, пресс-конференция – это акция в сфере PR при участии журналистов одного или нескольких средств массовой информации.

Основные признаки данной акции:

• Наличие определенного инфоповода
• Мероприятие является заранее спланированным – и выполняется по определенному регламенту. Конечно, по ходу акции нередко задаются и спонтанные вопросы, вытекающие из предыдущих ответов, но – как правило, у каждого журналиста имеется подготовленный список тем, а ведущий работает по сценарию

Цель любой пресс-конференции заключается в том, чтобы при помощи СМИ распространить определенную информацию. Преимущество такой акции заключается в авторитетности источников новостей и достоверности предоставленных сведений. Успех мероприятия во многом зависит от актуальности инфоповода. Событие должно быть интересным не только для прессы, но, также для зрителей и слушателей.

Чтобы привлечь внимание, инфоповод должен быть актуальным, интересным, злободневным – и, кроме того, иметь необычную подачу или определенный эмоциональный оттенок.

Повысить популярность пресс-конференции и сделать PR-акцию более эффективной способны и оригинальные (а, порой, даже каверзные, провокационные) вопросы.

Вместе с тем, жаждущие сенсации журналисты могут создать напряженную обстановку в аудитории и негативно повлиять на репутацию спикеров. Поэтому очень важно, чтобы процессом руководил опытный ведущий.

Чтобы даже при столкновении интересов удалось удержать конструктивное русло разговора.

Для чего вообще нужен ведущий пресс-конференции:

• В число обязанностей этого должностного лица входит организация общения между участниками. Если говорить вкратце, то он должен контролировать коммуникации и способствовать успешному, эффективному и бесконфликтному проведению мероприятия
• Постоянно присутствуя в зале, модератор или ведущий обеспечивает соблюдение сценария пресс-конференции, принимает решение о том, кому из журналистов дать слово в текущий момент времени, контролирует время выступления каждого участника, а также следит за тем, чтобы репортеры давали возможность спикерам полноценно высказаться

Кроме того, профессиональный ведущий пресс-конференции должен:

• Задавать мероприятию деловой тон, поддерживать доброжелательную атмосферу, следить за настроением участников в зале
• Своевременно перенаправлять редакционные и личные вопросы журналистов компетентным лицам. Это особенно важно, если перед СМИ выступает не один, а несколько представителей организации или государственной структуры
• Пояснять или дополнять ответ спикера, если его ответ будет непонятен для репортеров (такая опция возможна только по предварительному согласованию с инициаторами встречи)

• Роль модератора заключается не только в том, чтобы поочередно предоставлять журналистам слово, но, и в том, чтобы сглаживать острые ситуации
• Особенно важную роль опытный модератор может сыграть в том случае, если вопрос, из-за которого все собрались, очень острый или общественно значимый

Даже самый опытный ньюсмейкер, находясь под прицелом фото и видео камер, может растеряться, забыть подготовленную речь. Тем более, никогда нельзя на 100% предугадать, что именно захотят выяснить журналисты конкретного издания или телеканала. Наличие ведущего на пресс-конференции позволит нейтрализовать любые заминки и перевести разговор в нужное русло, способствующее достижению целей мероприятия.

Например, модератор может предложить перейти к неудобному вопросу позже под предлогом не нарушать утверждённый план регламента или перенаправить его другому компетентному лицу

Какими качествами должен обладать ведущий пресс-конференции:

• Пунктуальность и хорошие организаторские способности. Соблюдение сценария особенно важно, если планируется выступление большого числа спикеров, или если организаторы, помимо официальной части, планируют провести еще несколько (например, презентацию товара или услуги, банкет или фуршет)
• Умение импровизировать в случае форс-мажоров. Модератор постоянно находится во взаимодействии с аудиторией, контролируя настроение публики, поэтому он должен быть готов к любым нестандартным ситуациям

Выполнять программные задачи следует уместно и интуитивно.

Даже деловой формат мероприятия допускает незначительное отхождение от сценария и не исключает человеческий фактор.
В конце концов, итог любой PR-акции в первую очередь зависит от того, насколько полно раскрыт информационный повод и станет ли он новостью для прессы – и тот факт, что конкретный спикер выступал не пять, а шесть с половиной минут, никак не повлияет на результат.

Разумеется, ведущий пресс-конференции должен обладать отличными коммуникативными навыками:

• Его задача – находиться во взаимодействии не только с журналистами и спикерами, но, и с организаторами акции, с фото и видео операторами, со звукорежиссером и другими специалистами, принимающими участие в обслуживании пресс-конференции
• Коммуникабельный, позитивно настроенный и компетентный модератор сумеет вовремя перехватить инициативу, если разговор начнет уходить в русло, противоречащее интересам фирмы-организатора

Еще одна должностная обязанность ведущего заключается в том, чтобы поддерживать необходимый накал и остроту дискуссии.
Максимальная концентрация внимания участников обычно наблюдается только в первые 10-15 минут. Поэтому самые важные из вопросов желательно обсудить еще в начале акции. Они зададут беседе необходимую динамику, подчеркнут новостной или рекламный характер и обозначат основной инфоповод мероприятия.

Если Вам нужен опытный ведущий на пресс-конференцию, обратитесь к Денису Филимонову:

• Это настоящий профессионал своего дела, который может провести на должном уровне событие любого масштаба
• Он поприветствует собравшихся в зале, представит выступающих, предоставит слово репортерам, пояснит или дополнит слова руководителей, будет поддерживать динамику разговора на должном уровне, при необходимости сгладит острую ситуацию и сохранит конструктивный характер беседы

Денис Филимонов имеет большой опыт работы с различными новостными изданиями, а также средствами теле- и радиокоммуникаций. Умеет работать с аудиторией любого формата.

Обладает широким кругозором, является талантливой и харизматичной личностью, что очень важно для проведения массовых новостных или рекламных акций.

Профессиональный ведущий на пресс-конференцию Д. Филимонов работал на мероприятиях таких крупнейших организаций, как:

• Лукойл
• Газпром
• Российские железные дороги
• Северсталь
• Мечел
• Московский метрополитен
• Сбербанк России

Связаться с Денисом Филимоновым и пригласить его в качестве ведущего на пресс-конференцию можно по телефону +7 (909) 926-66-55.
Электронный почтовый ящик: FilimonovShow@gmail.com

В завершении несколько слов об этапах подготовки к мероприятию.
Первый этап – определение основной цели пресс-конференций.

Освещение инфоповода в средствах массовой информации может быть выполнено с целью рекламы компании (чтобы продемонстрировать ее достижения), для успокоения людей (если вокруг организации сложилась непростая ситуация), а также для передачи какой-либо срочной информации по новостным каналам.

После определения цели акции приглашают средства массовой информации. Выборка новостных каналов должна выполняться с учетом характера инфоповода. Если Вы хотите повлиять на деловую аудиторию, то, в первую очередь приглашайте издания бизнес-формата.

Если Вы желаете повлиять на точку зрения населения, то, направьте пресс-релиз массовым изданиям, телеканалам и интернет-ресурсам.

Также обязательно учитывайте интересы целевой аудитории. Если Ваши сообщения, имеющие рекламный или новостной характер, направлены на людей моложе 35 лет, обязательно пригласите топовых представителей блогосферы.

В наши дни они являются ничуть не менее значимыми инфлюенсерами, чем популярные журналисты.

Рассылку приглашений следует проводить несколько раз. Отправку первого пресс-релиза выполните за неделю до предполагаемого события. За два-три дня еще раз продублируйте приглашение. В большинстве случаев пригласительные письма рассылают по факсу, но, в особо важных случаях сотрудники пресс-службы самостоятельно звонят в редакции.

В приглашении необходимо указать основную причину встречи, планируемых спикеров, место и время сбора, а также контакты сотрудника, ответственного за организацию мероприятия.

Важный момент: пресс-релизом необходимо не просто проинформировать средства массовой информации, но, и заинтересовать их.

Поэтому заголовок приглашения должен быть «цепляющим», а основной инфоповод – существенным и актуальным.

Источник: https://Filiman.ru/vedushhij-press-konferencii/

Организация пресс-конференции PR-агентством

Дмитрий Журавлев,
консультант по PR имиджево-коммуникационной компании PRSG (PR Service Group)

В этой статье я постараюсь развить тему материала Дмитрия Комендантова «Создавайте мероприятия, которые привлекают внимание», опубликованного в № 6–7 PR News.

Итак, вспомним основные типы мероприятий, организацию которых обеспечивает PR-агентство или PR-отдел компании. Все мероприятия можно подразделить на группы в зависимости от целей, которые они призваны решать.

Первую группу составляют мероприятия, цель которых — информирование СМИ о важных новостях компании (пресс-конференция, брифинг, пресс-ланч и т. д.).

Вторая группа — мероприятия, организуемые для ознакомления потенциальных потребителей и продавцов с продуктом или услугой (различные технические семинары и презентации).

Мероприятия, проводящиеся в неформальной обстановке с целью расположения к себе аудитории (внешней, внутренней или смешанной), составляют третью группу (вечеринки, презентации, приемы).

И, наконец, четвертая группа, объединяет в себе черты мероприятий первых трех групп, но связанна с транспортными перемещениями (пресс-тур и road-show).

Все мероприятия, независимо от принадлежности к той или иной из вышеперечисленных групп, имеют общие правила, касающиеся их организации, и различаются только количеством задействованных человеческих ресурсов и сроками выполнения работ.

Account manager разрабатывает план перспективных и текущих мероприятий в рамках курируемого направления, осуществляет информационное сопровождение мероприятий, финансовое и организационное (взаимодействие внутренних структурных подразделений PR-агентства) обеспечение.

Менеджер по логистике осуществляет планирование и координацию работ по организации технического обеспечения мероприятий, начиная от заказа места проведения мероприятия и заканчивая оформлением всех окончательных расчетов с субподрядчиками.

Менеджер по развитию отношений со СМИ (менеджер по работе с прессой) организует и поддерживает необходимые связи, выбирает формы и методы взаимодействия со СМИ, обеспечивает информационную поддержку мероприятий.

Основная роль в организации любого мероприятия принадлежит account manager, ведь именно ему необходимо правильно спланировать сценарий взаимодействия внутренних подразделений PR-агентства.

Менеджер по логистике и менеджер по работе с прессой выполняют вспомогательные, хотя и не менее важные для успешного проведения мероприятия функции.

Эти три специалиста способны провести любое мероприятие из вышеуказанных групп.

Организацию мероприятия условно можно разбить на три этапа: «работа до», «работа на» и «работа после».

Как правило, работа начинается со встречи представителей PR-агентства с клиентом и выяснения общей ситуации, формулировки главной и вспомогательной темы. По итогам встречи готовится PR-предложение, которое предполагает последующее согласование с клиентом сценария и бюджета проведения мероприятия.

Методика организации мероприятий на примере пресс-конференции

Обычно пресс-конференция планируется за две недели до проведения, но, как показывает практика, физически ее можно организавать и за два дня. Провести и добиться хороших результатов.

При подготовке сценария пресс-конференции необходимо учесть: • место проведения мероприятия; • продолжительность мероприятия; • количество спикеров, регламент их выступлений; • наличие необходимого оборудования; • наличие информационных материалов и сувенирной продукции; • оформление зала; • необходимость привлечения фотографа, переводчика, других подрядных организаций;

• необходимость обеспечения транспортом участников и гостей пресс-конференции.

Для координации работы основных действующих лиц, занятых в организации мероприятия, рекомендуется использовать так называемые контрольные листы (check-list). В этих листах подробно расписаны все этапы и виды работ по организации мероприятия с указанием сроков начала и завершения их выполнения (deadline) конкретно для каждого из менеджеров.

Первый этап: «работа до»

Account manager, опираясь на данные предоставленные менеджером по логистике и менеджером по работе с прессой, разрабатывает PR-предложение, включающее бюджет мероприятия, списки СМИ и график выполнения работ. После утверждения PR-предложения он распределяет обязанности внутри PR-агентства.

За неделю до начала мероприятия account manager должен получить от клиента все необходимые для написания пресс-релиза и составления пресс-папки материалы. Затем пишутся пресс-релиз и текст приглашения.

Оба документа должны содержать информацию о контактных лицах, логотип клиента и соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов в компании клиента. Обязательно составляется информационная папка.

За день-два до мероприятия необходимо также протестировать оборудование, используемое во время пресс-конференции, а при необходимости посетить место проведения мероприятия вместе с клиентом.

До пресс-конференции Account manager проводит консалтинговую работу со спикерами клиента. Необходимо напомнить всем спикерам клиента о нормах и правилах взаимодействия со СМИ, обсудить список «сложных вопросов».

Аccount manager информирует клиента о настрое журналистов, возможных последствиях, откликах; совместно с ним уточняет сценарий пресс-конференции, вырабатывает возможные ответы на вопросы корреспондентов, составляет тезисы выступлений спикеров, определяет сильные и слабые стороны проводимого мероприятия и вносит предложения.

Первый этап наиболее сложный для менеджера по логистике. Он должен согласовать с account manager структуру мероприятия с учетом пожеланий клиента и осуществить предварительный заказ места проведения мероприятия и сопутствующих ему элементов (кейтеринг, транспорт, презентационное оборудование, фотограф, переводчик, сувениры).

Далее, менеджер по логистике предоставляет account manager в качестве возможных вариантов не менее трех мест проведения мероприятия с рассчитанным бюджетом затрат на аренду помещения, оборудования и т. д.

После утверждения бюджета и места проведения мероприятия менеджер по логистике бронирует и подтверждает заказ (место проведения, кейтеринг, транспорт, презентационное оборудование и т. д.).

Он проверяет наличие утвержденного необходимого дополнительного оборудования (элементы наружной рекламы, папки, бэйджи, диктофон, фотоаппарат, скотч) для мероприятия и в случае его отсутствия занимается его резервированием и приобретением.

Активное участие менеджер по логистике принимает в подготовке вспомогательных материалов (бэйджи, стрелки указатели, таблички в президиум и т. д.) и в формировании информационной папки (тиражирование и упаковка пресс-материалов, формирование пресс-пакетов).

За сутки до начала мероприятия он отправляет два факса с заявками: 1) на ввоз необходимого оборудования и 2) на парковочное место (желательно сделать телефонные звонки с целью подтверждения получения факсов).

Немаловажную роль играет в работе PR-агентства на первом этапе организации мероприятия и менеджер по работе с прессой. Он составляет предварительный, а затем и рабочий список СМИ для клиента. После этого начинается первый обзвон журналистов.

Если его интересует клиент, но не интересует тематика данного мероприятия, то выявляются актуальные для корреспондента вопросы.

И если их освещение в СМИ не противоречит интересам клиента, то менеджер по работе с прессой до, во время или после пресс-конференции организует встречу журналиста с соответствующими представителями от клиента.

После первого звонка, заинтересованному мероприятием журналисту высылается приглашение, и затем делается второй звонок с целью подтверждения получения приглашения и готовности корреспондента посетить пресс-конференцию.

Менеджер по работе с прессой составляет также список «наиболее трудных вопросов». Во-просы формулируются на базе имеющихся данных о клиенте, о рынке, на котором он работает, его конкурентах, партнерах, союзниках. Полезно поинтересоваться у знакомых журналистов (ненавязчиво и неформально) их отношением к данной проблеме клиента.

За день до начала мероприятия менеджер по работе с прессой на основе полученных от журналистов подтверждений об участии составляет список ожидаемых СМИ. В его функциональные обязанности также входит оказание помощи менеджеру по логистике в подготовке вспомогательных материалов.

Второй этап: «работа на»

В день проведения мероприятия менеджеры PR-агентства прибывают на место не позднее, чем за час до его начала.

При этом они должны иметь с собой: • сформированные информационные папки для журналистов; • именные бэйджи с логотипами изданий; • бэйджи для клиентов и менеджеров PR-агентства; • списки для регистрации; • таблички на столы; • флаги и плакаты клиента, необходимые для украшения зала; • стрелки, указывающие путь к залу, в котором проводится мероприятие; • диктофон;

• фотоаппарат (в случае отсутствия профессионального фотографа).

Менеджеры PR-агентства должны проверить, правильно ли организованы стол для регистрации, место проведения мероприятия и фуршета, а также украсить зал до начала пресс-конференции.

Во время регистрации всем участникам пресс-конференции предлагается кофе. На столе президиума должны стоять минеральная вода и стаканы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Стол регистрации не должен оставаться пустым даже после начала официальной части (для встречи опоздавших).

Менеджерам PR-агентства необходимо следить за регламентом проведения пресс-конференции. Время официальной части не должно превышать одного часа, а сессия вопросов и ответов не должна занимать более тридцати минут.

По окончании пресс-конференции менеджеры PR-агентства не покидают место проведения мероприятия до ухода журналистов, которых следует поблагодарить за участие в пресс-конференции, поинтересоваться их впечатлениями, предложить участникам пресс-конференции дополнительную информацию и фотографии. После пресс-конференции также организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам.

Третий этап: «работа после»

После мероприятия (в тот же день) account manager пишет отчет для клиента, к которому прилагается список присутствовавших СМ И. Через один-два дня после мероприятия ему необходимо провести встречу с клиентом и обсудить пресс-конференцию.

Менеджер по работе с прессой после мероприятия распространяет пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии (в течение одного дня после мероприятия) и подготавливает для клиента план выхода публикаций о пресс-конференции. Появляющиеся публикации отправляются клиенту по факсу (электронной почте) в день выхода. В случае запроса журналистом дополнительной информации менеджер по работе с прессой должен предоставить ее в течение дня.

Менеджер по логистике занимается оформлением всех окончательных расчетов с получением оригиналов счетов и счетов-фактур. Замечательно, если он сможет отправить факсы субподрядчикам с благодарностью за помощь в проведении пресс-конференции. Кроме того, в его обязанности входит подготовка отчетного фотоальбома по мероприятию.

В течение недели после окончания мероприятия account manager проводит встречу менеджеров, принимавших участие в проекте, с целью обсуждения результатов работы. Через месяц после мероприятия account manager предоставляет финальный отчет (отчет о проделанной работе, пресс-клиппинг, фото-отчет) клиенту и организует встречу для обсуждения результатов.

В этой статье я постарался привести к общему знаменателю и изложить методику организации пресс-конференции. Я искренне надеюсь, что применение данной методики поможет Вам в организации мероприятий.

© PR News, № 12, 2001

Источник: https://pr-news.su/publicat/n12/12_5.htm