Принципы создания архива

Содержание

ЭУП

Принципы создания архива

Цели:

  • ознакомиться с назначением программ – архиваторов, способами создания архивов.

Обычный файл содержит закодированные данные. Для того чтобы данные занимали меньший объем памяти, применяются различные алгоритмы упаковки (сжатия) информации, которые уменьшают объем за счет устранения избыточности кодов. Например, можно по-разному записать информацию о повторении последовательности символов.

Предназначение программ-архиваторов – создание архивных файлов с целью уменьшения их объема. Объем данных – это важный параметр для хранения информации, ее переноса на внешние носители или пересылки по сети.

Архиватор позволяет распаковывать архивы, полученные пользователем из разных источников.

Рис. 1. Окно архиватора WinRar

Архиватор дает возможность разбить архив, объем которого превышает объем носителя информации, на тома и поместить их на несколько носителей.

Один архивный файл может содержать один или несколько упакованных файлов.

Архивирование нескольких файлов, имеющих общее назначение, и хранение их в одном архивном файле очень удобно для пересылки по электронной почте, хранения, удаления файлов по истечении срока их надобности. Кроме того, в существующий архив можно добавлять другие файлы (рис.

1). Например, в нескольких файлах находятся отчеты за каждый месяц года. Их можно хранить в одном архивном файле и ежемесячно добавлять в него новый файл. Легко осуществлять поиск таких файлов.

2.2.2. Параметры архивации

Архивный файл имеет имя, заданное или пользователем или архиватором по умолчанию. Он хранит упакованные данные, а также служебную информацию о таких свойствах заархивированных файлов как их имена до архивации, расширения, даты и время их создания, размер до создания архива и информацию о свойствах архивного файла.

Важным параметром является объем упаковываемого файла до архивации и объем файла в архиве после архивации, так как он дает возможность оценить необходимость сжатия данных.

Например, если архивировать графические файлы с расширением JPEG или GIF, то, оценив объем файла до и после сжатия можно увидеть, что архивация такого файла существенно не изменила объем.

Файлы с этими расширениями уже являются упакованными.

2.2.3. Виды архивов

Архиватор позволяет создавать различные виды архивов: архив из группы файлов или из одного файла, многотомный архив, непрерывный архив, архивы разных форматов (rar, zip, sfx).

Многотомный архив – это один архивный файл, хранящийся на нескольких носителях.

Опция Разделение архива на тома с заданием размера нужна в том случае, когда архив представляет собой файл, превосходящий по объему внешний носитель.

В этом случае разбивка на тома позволит разместить его на разных носителях, а в последствии – собрать в один файл. Если объем архивного файла не превышает объем носителя, то разбиение его на тома не имеет смысла.

Непрерывный архив – это архив типа RAR, упакованный специальным способом, при котором все сжимаемые файлы рассматриваются как один последовательный поток данных. Непрерывная архивация поддерживается только в формате RAR, для формата ZIP такого вида архива не существует.

Непрерывная архивация значительно увеличивает степень сжатия, особенно при добавлении в архив значительного количества небольших файлов с похожим содержимым. Однако следует иметь в виду, что у непрерывной архивации есть и некоторые недостатки:

  • обновление непрерывных архивов (т.е. добавление файлов в уже существующий архив или их удаление) происходит медленнее, чем обычных;
  • чтобы извлечь один файл из непрерывного архива, приходится анализировать все предыдущие заархивированные файлы, поэтому извлечение отдельных файлов из середины непрерывного архива происходит медленнее, чем извлечение из обычного архива. Однако, если из непрерывного архива извлекаются все или несколько первых файлов, то в этом случае скорость распаковки практически равна скорости распаковки обычного архива;
  • если в непрерывном архиве какой-либо файл окажется поврежденным, то не удастся извлечь файлы, следующие после него. Поэтому при сохранении непрерывного архива на ненадежном носителе (например, на дискете) рекомендуется добавлять информацию для восстановления.

Непрерывные архивы создаются в случаях, когда:

  • архив предполагается редко обновлять;
  • архив предполагается распаковывать полностью, а не извлекать из него один или несколько файлов;
  • нужно достичь более плотной степени сжатия, несмотря на то, что скорость упаковки будет низкой.

Самораспаковывающийся архив – это заархивированный файл, к которому присоединен исполняемый модуль. Он позволяет извлекать файлы простым запуском архива двойным щелчком. Такой архив называется SFX архивом (SFX – аббревиатура английского названия Self eXtracting, что переводится как самораспаковывание).

Тип архивного файла – exe (приложение), то есть исполняемый файл. Он самостоятельно распаковывает файлы без участия дополнительных программ. Его удобно использовать, когда неизвестно, имеется ли на компьютере нужный архиватор.

Архиватор WinRar работает с SFX архивом так же, как с любым другим. Такой архив чуть больше обычного по объему.

Для создания SFX архив достаточно в окне параметров архива отметить флажок Создать (SFX) архив.

Файлы, созданные разными архиваторами, имеют расширения, обозначающие имя программы-архиватора, например, архивы WinZip имеют расширение zip, Winrar – rar. Архиватор Winrar допускает создание архивов типов и zip, и rar.

Архивы ZIP являются широко распространенными. Например, большое количество архивов в Интернет имеют формат zip. Архивы zip создаются быстрее архивов rar.

Формат RAR в большинстве случаев обеспечивает лучшее сжатие, чем zip, особенно в режиме создания непрерывных архивов. Другая важная возможность RAR — поддержка многотомных архивов. Кроме того, у формата RAR есть несколько очень важных функций, отсутствующих у zip. Например, добавление информации для восстановления, которая позволяет восстановить физически поврежденный файл.

Формат RAR позволяет обрабатывать файлы практически неограниченного размера, тогда как размер одного файла в архиве ZIP не может превышать 2 Гбайт.

В окне задания параметров архива (рис. 2) указаны переключатели, с помощью которых можно выбрать тип архива. Пользователь может выбрать различные методы сжатия информации.

Рис. 2. Окно задания параметров архива

Пользователь может отметить флажок у той опции (рис. 2), которая будет задавать выполнение нужных ему действий.

2.2.4. Извлечение файлов из архива

Извлечение (распаковка) – обратный архивации процесс. В ходе диалога распаковки нужно выбрать папку и параметры для извлекаемых из архива файлов. Для этого в окне извлечения (рис. 3) указывается в дереве папок нужная папка.

Рис. 3. Окно извлечения файлов из архива

По умолчанию папка получает то же имя, что и архив (без расширения) и размещается в текущей папке. В поле Путь для извлечения следует ввести нужный путь (если нужной папки не существует, то она будет создана) или выбрать папку панели дерева папок.

Во время извлечения можно задать некоторые дополнительные параметры:

  • Режим обновления.
  • Извлечь с заменой файлов (действие по умолчанию).
  • Извлекаются все выбранные файлы.
  • Извлечь с обновлением файлов. Этот параметр позволяет извлечь только те из выбранных файлов, которых нет в папке назначения или копии которых в архиве имеют более позднюю дату создания, чем файлы на диске.
  • Обновить только существующие файлы. При этом извлекаются только те из выбранных файлов, которые имеются в папке назначения, но их копии в архиве имеют более позднюю дату создания, чем файлы на диске. Файлы, которых нет на диске, не извлекаются.

Версия для печати

Перейти к версии для печати
Название работыАннотация
Название презентацииАннотация

Тесты

 

Источник: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_15/5/5_R2_T3.html

Создание электронного архива документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Принципы создания архива

Создание электронного архива существенно облегчает работу секретаря, касающуюся поиска нужных документов и систематизации содержащейся в них информации. Такой способ хранения полностью исключает потерю важной информации, связанной с деятельностью компании и позволяет без труда находить требуемые документы даже по прошествии нескольких лет.

Научно-технический прогресс не стоит на одном месте и в наш век информационных технологий создание электронного архива документов требуется каждой компании. Он представляет собой специальное хранилище файлов, созданное на сервере компании или на съемных носителях.

Электронный архив документов предназначен для накапливания и хранения важной информации, причастной к деятельности компании, а также для ее систематизации по датам и отделам. Создание своего собственного архива необходимо и секретарю руководителя. Ведь он имеет доступ к важнейшим документам компании.

В нашей статье мы расскажем о том, как правильно организовать секретарю свое электронное хранилище информационных файлов и максимально упростить работу с ними.

Для чего нужен электронный архив документов?

Даже за короткий период работы у секретаря руководителя накапливается огромное количество документов, содержащих в себе важную информацию, касающуюся работы компании. Это – письма, приказы, распоряжения, пояснительные, акты, инструкции и т.д.

Создание электронного архива требуется для того, чтобы их не растерять, а наоборот – упорядочить. Содержащееся на центральном сервере, рабочем столе ПК или на съемных носителях должным образом организованное файловое хранилище существенно облегчит поиск нужных документов и работу с ними.

Тем более, что доступ к ним всегда будет открыт.

Созданием электронного архива документов секретарь занимается самостоятельно. Это очень правильно, он с помощью специальных программ может упорядочить и систематизировать документы так, как ему будет удобно.

Ведь работать с электронными файлами или использовать их в качестве шаблонов будет именно он.

Электронное хранилище информации позволит ему хорошо экономить свое рабочее время, ведь тот или иной документ может понадобиться не только руководителю, но и другим сотрудникам компании, которые обращаются за ним к секретарю.

Преимущества создания электронного архива очевидны. К ним можно отнести:

  • Хранение большого объема информации, касающейся деятельности компании;
  • Исключение повреждения или утраты важных документов;
  • Легкий поиск требуемого приказа, распоряжения, должностной инструкции и т.д.;
  • Экономия рабочего времени секретаря.

Уходят в прошлое те времена, когда для архивирования документации компании отводились огромные помещения.

Теперь на бумажных носителях хранится, преимущественно, конфиденциальная информация, доступ к которой открыт ограниченному кругу лиц.

Все прочие документы, накопившиеся в процессе работы компании, хранятся на сервере, где для них созданы специальные файлохранилища, что существенно облегчает работу с ними.

Особенности создания электронного архива документов

Информацию для электронного архива документов требуется тщательно отбирать. Хранить в нем рекомендуется только те файлы, к которым в процессе работы приходится неоднократно обращаться. Все прочие приказы, распоряжения и т.д. следует разместить в отдельную папку и, разумеется, заархивировать ее.

Что касается той документации, которая должна быть в оперативном пользовании, то универсального списка ее нет. Связано это с особенностями деятельности разных компаний, их документооборотом, принципами делопроизводства и т.д. Но сразу можно сказать, что оперативному хранению подлежат те файлы, которые можно использовать, как шаблоны, к примеру:

  • Приказы руководителя;
  • Фирменные бланки;
  • Должностные инструкции;
  • Правила ТБ и др.

Электронное хранилище может содержать не только текстовые документы. В нем можно разместить видео записи проведенных симпозиумов, выставок и конференций, видео презентации продукции компании, рекламные ролики и прочие файлы.

Обновлять архивные папки можно ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Более того, в файлохранилище документы можно добавлять сразу после их создания. Периодичность его обновления устанавливается на усмотрение секретаря. Ведь архив создается для удобства его работы.

Рекомендуем материалы по теме:

Электронный архив документов и его структура

Для создания электронного хранилища документов, как уже было упомянуто выше, используются специальные компьютерные программы. Они позволяют создать такую структуру хранения файлов, которая будет удобна его основному пользователю, то есть секретарю.

Удачной будет та структура, которая обеспечит вам легкое архивирование документов и быстрый их поиск. Именно поэтому структура файлохранилища обычно бывает уникальной в каждой компании.

По мнению секретарей с большим опытом работы, всю документацию компании удобнее всего классифицировать сначала по видам, а затем и по датам. Например:

  • по основному производству;
  • по кадровой работе;
  • по труду и заработной плате;
  • по организационным вопросам.
  • входящие письма;
  • исходящие письма.
  • внутренние письма.
  • акционеров;
  • соучредителей;
  • руководителей первого звена;
  • инвентаризационных комиссий и т.д.

Это лишь примерная схема структурирования. Хранилище файлов можно организовать на свое усмотрение так, чтобы вам легко было работать с ним.

Электронный архив документов и работа с ним

В крупных компаниях электронным архивом пользуется не только секретарь руководителя, но и другие сотрудники. Поэтому он хранится на центральном сервере компании и доступ к нему открыт для всех.

Но для обеспечения сохранности документации и оперативного управления его работой все же рекомендуется разграничить доступ путем создания отдельных архивных папок, открыть которые можно только с помощью пароля.

То же касается ограничения прав сотрудников в работе с содержащимися в этом хранилище файлами. К примеру, секретарь руководитель имеет право их:

  • Добавлять;
  • Переносить из одной папки в другую;
  • Копировать;
  • Редактировать;
  • Удалять.

Другие сотрудники могут их лишь просматривать и копировать, а иногда и добавлять.

В этом случае рекомендуется разработать правила работы с архивом, которые будут содержать принцип добавления новых файлов определенного формата, требования к их названиям и принципы их размещения в тех или иных архивных папках. В больших компаниях для названий размещаемых в общих хранилищах файлов используются специальные коды. Например:

07.044.ПР.012-241.2016.11.21, где:

07 – код отдела, в котором был создан этот документ;

044 – порядковый номер, присвоенный ему при архивировании;

ПР – тип документа (приказ);

012-241 – регистрационный номер;

2016.11.21 – дата создания.

Форматы, используемые в создании электронного архива

Документы в электронном архиве компании принято хранить в традиционных форматах:

  • MS Word – текстовые файлы;
  • MS Excel – электронные таблицы;
  • PDF – сканированные копии;
  • WAV – аудио записи;
  • JPEG – видео записи;
  • MS Power Point – рекламные ролики и презентации.

Таким образом, если в архив нужно отправить ответ компании-партнеру, то в формате PDF нужно сохранить копию входящего письма, в формате MS Word – исходящее письмо. Если есть приложения, то их можно сохранить в формате MS Excel. Если ответ был отправлен по e-mail, то архивированию подлежит и электронное письмо.

Где можно организовать электронный архив документов?

Как уже было упомянуто выше, электронный архив можно организовать:

  • На центральном сервере компании;
  • На своем ПК;
  • На съемных носителях.

Рассмотрим особенности размещения, а также плюсы и минусы этих мест.

На сервере компании создаются не просто архивы, а огромные файлохранилища, поскольку там можно хранить большой объем информации и иметь к ней доступ в любой момент. Этот вариант удобен для тех случаев, когда с архивной документацией будет работать несколько сотрудников компании.

Для создания своего личного архива подойдет и обычный ПК. Преимущества такого хранилища состоят в том, что для его создания пользователю не понадобится помощь системного администратора. Наличие свободного места на жестком диске можно проверить самостоятельно.

Также самостоятельно можно установить программу архивирования файлов. К съемным носителям относят:

  • CD и DVD диски;
  • Флэш карты;
  • SSD накопители;
  • Внешние жесткие диски.

На съемных носителях обычно хранят дублирующие архивы, что позволяет полностью исключить риск потери важной информации, связанной с деятельностью компании. Но при этом нужно иметь в виду, что срок службы у них сильно ограничен.

Особенно это касается CD и DVD дисков, которые, к тому же, могут портиться и выходить из строя. То же касается и флэш карт, которые постоянно теряются. Поэтому самыми надежными съемными носителями информации выступают SSD накопители и внешние жесткие диски.

Их срок службы составляет до 10 лет.

Итак, для создания электронного архива вам потребуется:

  • Место для хранения файлов;
  • Специальная программа для их добавления и систематизации;
  • Разработка структуры хранения файлов;
  • Открытие доступа к отдельным архивным папкам для других сотрудников.

Электронный архив документов необходим каждой компании. Причем о создании его нужно позаботиться еще до того, как у вас накопится большой объем деловой информации, которую нельзя потерять.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210767-qqq-17-m1-18-01-2017-sozdanie-elektronnogo-arhiva-dokumentov

Общая концепция построения электронного архива и принципы его организации

Принципы создания архива

Актуальность  темы  исследования заключается в том, что  для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.

Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях.

К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов1.

Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности.

Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия.

Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек.

Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется.

Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше – всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Вышеизложенное является подтверждением актуальности выбранной темы, теоретической и практической значимости предмета ее исследования.

Основной целью работы является исследование профессиональной системы управления электронным архивом на предприятии.

Для реализации поставленной цели работы необходимо   решить следующие основные задачи:

    • исследовать общую концепцию построения электронного архива и принципы его организации;
    • сформулировать организационные принципы создания электронного архива и обзор технических средств по электронному архивоведению документов на предприятии;
    • проанализировать особенности документации крупных промышленных предприятий и проектных организаций.

Предметом исследования являются проблемы внедрения системы электронного  документооборота на предприятии.

Объектом исследования  электронный архив.

Структура работы определяется целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, глав основной части работы, заключения, списка источников использованной литературы.

1.1 Электронный архив: функции, преимущества, отличия от бумажного

Электронный архив представляет собой информационную систему, которая предоставляет многопользовательский доступ к электронным документам. Электронный архив призван выполнять следующие функции2:

      • создание каталога документов с определенной иерархией;
      • распределение информации по типу документов;
      • хранение документов в электронном виде;
      • обеспечение пользователям доступа к документам;
      • просмотр и работа с электронными копиями;
      • поиск документа как по каталогу, так и по заданным параметрам;
      • резервное копирование документа;
      • печать документов;
      • администрирование системы (регистрация новых пользователей, контроль за работой, наделение правами доступа и т.д.).

Стоит отметить, что электронный архив и электронный документооборот – не взаимозаменяемые понятия, скорее, они служат в качестве дополнения друг друга. Функции, которые выполняют эти системы, можно сравнить с функциями бумажного архива и документооборота. Данные системы имеют одно основное отличие: архив используется для хранения и поиска информации, менять которую не нужно.

Поэтому можно выделить следующие отличия хранения информации в электронном архиве от документооборота:

      • Пользователи имеют доступ к информации, но не могут ее менять.
      • Все документы находятся на центральном сервере, а пользователям для работы предоставляются электронные копии.
      • Пристальное внимание уделяется резервированию и защите информации.

Преимущества электронного архива документов

Создавать электронный архив документов следует по следующим причинам:

1. Удобство. С электронной копией документа намного проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию из нее в других документах.

2. Простота поиска. В электронном архиве документов намного проще и быстрее найти нужную информацию.

3. Сохранность. В электронном архиве пользователь работает с копией документа, а потому в отличие от бумажного архива не имеет возможности повредить или утерять оригинал. Кроме того, бумага со временем изнашивается, чего нельзя сказать об электронной копии.

4. Доступное резервирование. Электронный архив документов дает 100%-ную гарантию, что в чрезвычайных ситуациях вся ваша информация останется в целости и сохранности. Резервирование электронного архива занимает немного времени и обходится намного дешевле, чем резервирование бумажных документов.

5. Экономия времени. Пользователю не нужно тратить время, чтобы идти на склад и долго искать определенный каталог и информацию в нем. В электронном архиве нужный документ можно найти за считанные минуты.

Все эти преимущества делают создание электронного архива документов все более популярной услугой.

1.2  Общая система создания электронных архивов

Создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей для каждого предприятия с одной стороны, но имеет общие закономерности, с другой стороны, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по следующим этапам. Структура любого электронного архива изображена на рисунке 1 и состоит из следующих подсистем3:

• Подсистемы ввода – комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть документов на любом предприятии, организации может находиться в электронном виде (разрабатывается в инженерно-конструкторских, офисных и других приложениях, т. е.

сразу создаются в электронном виде), подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов, разрабатываемых в любых приложениях, используемых на предприятии. Не будем строить иллюзий, говоря о том, что «можно быстро решить проблемы с бумажными документами, качественно отсканировав их, тем самым, отказаться от бумажной технологии».

Действительно, современное сканирующее оборудование позволяет достигать высоких объемов сканирования с одной стороны, а оборудование тиражирования позволяет с другой стороны тиражировать бумажные документы со скоростью 10-15 м/минуту (инженерные комплексы Оce). Поэтому, говорить о резком снижении объемов документов на бумаге, на наш взгляд было бы ошибочно.

Исходя из этого, подсистема ввода должна учитывать и «бумажные» документы;

Рис 1. Схема электронного архива предприятия4

• Подсистемы оперативного электронного архива – для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью её на долговременное хранение;

• Подсистемы долгосрочного хранения – для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер;

• Подсистемы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.

Эффективным инструментом на этом уровне являются специализированные программные пакеты система электронного архива, управления потоками данных разработки Consistent Software – OutdoCS, Search и т. д.

, которые будут описаны ниже;

• Подсистемы тиражирования;

• Технологических решений по созданию архива.

Рассмотрим создание каждой из вышеперечисленных подсистем электронного архива.

2.1 Организационные принципы создания подсистемы сканирования

Создание подсистемы следует начать, прежде всего, с изучения «бумажного» архива предприятия. Как правило, архив любого предприятия состоит из десятков, тысяч и даже миллионов документов. Все документы имеют различные форматы, состояние, плотность и толщину бумаги.

Частью документов могут быть «синьки», кальки. Часто встречаются документы на цветных и серых бумагах. Документы могут быть в виде отдельных листов и сброшюрованные в книги и альбомы.

На любом предприятии обязательно найдется часть документации, сохранность и состояние которой оставляют желать лучшего – ветхие и выцветшие документы.

Поэтому, правильно было быначать процесс создания электронного архива с определения объемов документации, которые необходимо «поместить» в электронный архив. При этом, для правильного подбора оборудования необходимо произвести тщательное изучение документов по следующим параметрам5:

• количество документов по каждому из форматов;

• наличие и количество сшитых документов, по каждому из форматов;

• наличие и количество ветхих документов по каждому из форматов;

• наличие и количество документов на бумаге низкой плотности по каждому из форматов;

• наличие и количество документов на цветной и серой бумаге по каждому из форматов;

• наличие двусторонних документов по каждому из форматов.

Конечно, невозможно произвести абсолютно точный подсчет, но следует помнить что, чем точнее будет проведено обследование архива, тем точнее будет подобрано оборудование, и эффективнее будет создаваться электронный архив.

Далее, необходимо определить сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Очень важно определить какие форматы файлов должны иметь электронные документы.

Наличие формализованной определенным образом информации позволяет определить наиболее подходящее оборудование. Так, для сканирования больших объемов узкоформатной (до формата А3) несшитой документации применяются поточные сканеры Fujitsu, Inotex Scamax, позволяющие сканировать со скоростью до 90 листов/минуту или до 180 страниц/минуту. Поточные сканеры имеют также режим ручной подачи.

Так, например, при наличии в пачках сканируемой документации некоторого количества документов на бумаге низкой плотности, ветхих, которые сканер не может протягивать с указанными скоростями, оператору сканирования предоставляется возможность на время переключиться в режим ручной подачи для сканирования таких документов и обратно в режим автоматической подачи, не прерывая процесса сканирования пачки6.

Получаемые форматы файлов: – *.tif – монохромный, Gray Scale одностраничный, двухстраничный, *.pdf.

Особенностью данных сканеров и управляющего программного обеспечения является наличие множества дополнительных функций, например: двустороннее сканирование; аппаратные модули динамического контраста, позволяющие получить высококачественные изображения с неконтрастных, серых и цветных оригиналов, работа с баркодами, надпечатка на документах, получение изображений Gray Scale и другие.

Для предприятий, планирующих менее интенсивные темпы создания архивов и меньшие объемы не сшитой узкоформатной документации форматов до А3, использование дорогостоящих сканеров Scamax не всегда целесообразно и экономически не оправдывается. В этом случае, возможно использование поточных сканеров компании Fujitsu, имеющих в зависимости от модели производительность 15 – 90 листов/минуту.

Получаемый формат файлов *.tif монохром, Grayscale, цветной. Отличительной особенностью сканеров этого Fujitsu является одновременная возможность поточного и планшетного сканирования.

При наличии небольшого процента документации, которая не может быть протянута механизмом поточного сканирования, отдельные ветхие листы и листына бумаге низкой плотности можно отсканировать на планшете сканера. Сканеры Fujitsu содержит дополнительные программные и аппаратные модули, ориентированные на выполнение различных операций. Особенно можно отметить модуль обработки изображений ICP, позволяющий резко поднять качество изображений полученных при сканировании неконтрастных, некачественных документов7.

Источник: http://myunivercity.ru/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE/%D0%9E%D0%B1%D1%89%D0%B0%D1%8F_%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%86%D0%B5%D0%BF%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F_%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D0%B0%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2%D0%B0/320725_2881246_%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B01.html

Принципы создания архива

Принципы создания архива

Открыть папку, содержащую файл архива, и выбрать имя файла, который необходимо распаковать.

  1. Щелкнуть по кнопке Открыть Имена файлов, содержащихся в этом архиве, появятся в окне программы.
  2. Выделить файлы для разархивирования.
  3. Ввести команду Действия → Извлечь либо щелкнуть по кнопке Извлечь на панели инструментов.
  4. В открывшемся диалоговом окне Извлечение указать диск и папку, куда должны быть помещены распакованные файлы. При распаковке всех файлов активизировать переключатель Все файлы.
  5. Щелкнуть по кнопке Извлечь.

Программа WinZip позволяет получать информацию о файлах, находящихся внутри архива, без распаковки архива, а также просматривать содержимое сжатых файлов без их извлечения из архива. Это важно, так как далеко не все архивы, поступающие на компьютер, особенно по сети Интернет, стоит распаковывать.

Для завершения операции следует выполнить команду Файл →Закрытьили закрыть окно программы WinZip – Разархивировать файлы (извлечь из архива) также можно двумя способами. I способраспаковки архива – без предварительного запуска архиватора:

  1. Открыть окно необходимой папки и выделить файл архива для распаковки.
  2. Вызвать контекстное меню и выбрать команду Extract to…
    (Извлечь в…). Откроется диалоговое окно Извлечение.
  3. В поле Извлечь в: – указать диск и папку (путь), куда должны быть помещены распакованные файлы.
  4. Щелкнуть по кнопке Извлечь.
  5. Закрыть окно программы WinZip.

II способраспаковки – с предварительным запуском архиватора:

  1. Запустить WinZip.
  2. Ввести команду Файл Открыть либо щелкнуть по кнопке Открыть на панели инструментов.

3.

Функции и виды архивов, принципы и методы архивоведения

Внимание

Так, согласно практическим наблюдениям, жесткий диск емкостью порядка двух с половиной мегабайт полностью заполняется примерно за шесть-восемь месяцев обычной эксплуатации. Для решения этой проблемы были созданы специализированные программы для упаковки данных.

Эти программы получили наименование архиваторов. Принцип работы архиватора, во всяком случае в теории, достаточно прост. Если детально рассмотреть любой файл чего бы то ни было, то можно обнаружить, что он состоит из некоторого набора нолей и единиц.

Их количество и взаимное расположение зависит от того, что это за файл, однако битовая последовательность может быть рассмотрена и с точки зрения комбинаторики. Предположим, есть некоторый фрагмент данных: 110110110110 Независимо от того, кто и для чего его применяет, в фрагменте наблюдается определенная закономерность.
Последовательность «110» повторяется четыре раза подряд.

/ создание архивов и работа с архивами

Важно

Таким образом появляется возможность заменить вышеуказанный фрагмент следующей последовательностью: Виджет от SocialMart КЛЮЧ\повтор\повтор\повтор\ Где под ключом обозначается участок 110, а символ повтора означает, что на его месте должен находиться тот ключ, что и в предыдущем. Если условно сказать, что повтор обозначается как 1, то исходный фрагмент преобразуется в: 110111 В результате из последовательности длиной двенадцать бит получается последовательность в шесть бит.

То есть применение алгоритма кодирования позволило сжать исходный файл в два раза. Естественно, в упакованном виде такой файл не может быть использован той программой, которая его создала.

Однако это решает проблему хранения данных, в то время, когда надобность в них отпадает.

Такая группировка в целом закреплена в архивном законодательстве РК и зарубежных стран, а также в практике создания различных видов архивов при определении их профиля (см.

раздел «Классификация документов Национального архивного фонда Республики Казахстан») 3. Принципы архивоведения.Двумя основополагающими принципами архивоведения являются принцип провениенции и принцип пертиненции.

Провениенция (принцип происхождения, органичности создания, генетический принцип, фондовыйпринцип) (фр. respect des fonds; нем. registraturprinzip; англ. original order) – (от лат.provenio – происходить, появлятся, создаваться (created in) это принцип объединенияархивных документов в группы, с учетом генетической связи между ними, обусловленнойпроисхождением в результате деятельности одного учреждения или лица.

Принципы организации электронного архива

Для просмотра архивного файла необходимо выполнить следующие действия:

  1. Запустить WinZip.
  2. Ввести команду Файл → Открыть.
  1. В диалоговом окне Open Archive найти и выделить нужный архивный файл.
  2. Щелкнуть по кнопке Открыть. Имена файлов, содержащихся в этом архиве, появятся в окне программы.
  3. Сделать двойной щелчок по имени файла, который необходимо просмотреть.

6. Если нужно просмотреть файл в другой программе или неизвестно, с какой программой ассоциирован выделенный файл, следует ввести команду Действия Вид.

Источник: http://dtpstory.ru/printsipy-sozdaniya-arhiva/

   принципы формирования архивных коллекций

Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для фиксации их реализации, также несут неравнозначную информацию.

Внимание

Функциональный метод является также способом прогнозирования информационного состава всего архивного фонда государства. На его основе определяются те комплекты документов, которые должныбудут в будущем найти отражение в составе Национального архивного фонда РК.

Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав НАФ. В настоящее время широко применяется также информационный метод.

Архив без пыльных полок или способы организации архива документов предприятия

Выделяют разновидности принципа: территориальная пертиненция и функциональная пертиненция. Принцип территориальной пертиненции предполагает хранение документов на той территории, на которой они были созданы, функциональной – предполагает хранение документов в тех организациях (государствах), которые являются правоприемниками уже несуществующих.

Также следует упомянуть такие архивоведческие принципы как принцип централизации, принцип всеобщего доступа к документам, принцип открытости архивов и др. 4. Методы архивоведения.В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности.

Тема: принципы организации электронного архива

Особенно при резервном копировании, так как за счет сжатия становится возможным гораздо эффективнее использовать имеющееся дисковое пространство персонального компьютера или объем картриджей других систем долговременного хранения электронной информации. Так как программа архивации и разархивации (в последнее время они объединяются в единый модуль) сама по себе занимает достаточно мало места (обычно не более одного мегабайта), то ее размером можно пренебречь.

Собственно говоря, архиваторы уже достаточно давно получили широкое распространение. В частности, даже в операционную систему Microsoft Windows встроен модуль DriveSpice, принцип работы которого основан на динамическом применении алгоритмов сжатия в процессе функционирования самой операционной системы.

Создание и управление электронным архивом

Статьи Принципы создания электронного архива Для организации электронных архивов привлекаются специалисты из крупных архивных центров, которые имеют многолетний опыт работы и налаженную систему создания и ведения электронных архивов крупных и мелких фирм. Чтобы электронный архив успешно выполнял все возложенные на него функции, он должен быть создан по определенным правилам и стандартам.

  • возможность контроля и учета;
  • доступность и удобство работы;
  • конфиденциальности инадежность.

Следование вышеперечисленным принципам позволяет обеспечить быстрый удобный и непрерывный доступ к информации. Обращайтесь к профессионалам Наши архивисты понимают их важность и ответственность. Эти принципы для них – важнее устава, а их нарушение – страшнее закона.

Формирование, функционирование архивов и использование архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры. 4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем.

5.

Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с библиотеками, музеями и др. 2. Виды архивов.Исходя из определения понятия «архив», которое является полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов.

Источник: http://lcbg.ru/printsipy-sozdaniya-arhiva/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.