Правила проведения больничных листов в бухгалтерии

Правила проведения больничных листов в бухгалтерии

Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Образец журнала учета больничных листов Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный.

Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист. Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

В свою очередь, в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности содержится следующая информация: — количество бланков в наличии; — количество выданных бланков врачам и их реквизиты; — количество возвращенных корешков бланков листков нетрудоспособности, выписанных больным; — подпись лица, получающего бланки или возвращающего корешки бланков; — Ф. И. О. ответственного за хранение бланков и их корешков. Записи о сдаче врачом корешков бланков и получении им новых бланков вносятся в отдельные строчки Книги распределения бланков листков нетрудоспособности.
Обратите внимание: ответственное лицо, выдавая в подотчет бланки листков нетрудоспособности лечащим врачам или работникам, оформляющим их централизованно, обязано прошить их за левый верхний угол (п. 11 Инструкции N 18/29).

Работник принес больничный лист: пошаговая инструкция для бухгалтера

Внимание

Но при этом работодатель совсем не обязан его вести, так как в законодательстве данный момент не обозначен.

В то же время желательно формировать данный документ, так как это позволяет существенно сократить время на подготовку документации в Фонд социального страхования.

Дело в том, что в обязанности работодателя входит необходимость делать копии всех поданных сотрудниками листов нетрудоспособности, по которым выплачивались компенсации.

Важно

Составление специального реестра позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа.

При этом формировать журнал регистрации больничных листов можно как в ручном режиме, так и при помощи специального программного обеспечения 1С — Зарплата и персонал.

Начисление больничных. расчет больничного. справка для начисления больничных

• Название документа «Журнал регистрации листов нетрудоспособности».
• Обозначается период, в течение которого осуществлялось ведение журнала.
• Прописывается регистрационный номер страхователя.
• Таблица, содержащая следующие данные:

• порядковый номер документа;
• фамилия, имя и отчество;
• серия больничного листа;
• причина оформления (заболевание, отпуск по беременности или нечто другое);
• период болезни;
• продолжительность болезни;
• число дней болезни;
• стаж и величина пособия;
• сумма пособия (за счет работодателя/Фонда социальной помощи/всего).

В нижней части документа обязательно должна присутствовать подпись главного бухгалтера или же иного ответственного лица. Также обозначаются фамилия, имя, отчество и должность.

Правила заполнения журнала учета больничных листов

На забалансовом счете 03 по соответствующим аналитическим счетам движение бланков строгой отчетности будет выглядеть следующим образом: T T T ¬¦ операции ¦Дебет¦Кредит¦Количество¦+ + + + +¦ Октябрь 2007 г.

¦+ T T T +¦Полученные бланки листков нетрудоспособности учтены на забалансовом счете¦03/1 ¦ ¦ 600 ¦+ + + + +¦Приняты корешки бланков листков нетрудоспособности, выданных больным ¦03/2 ¦ ¦ 250 ¦+ + + + +¦Выданы лечащим врачам бланки листков нетрудоспособности ¦ ¦03/1 ¦ 600 ¦+ + + + +¦ Декабрь 2007 г. ¦+ T T T +¦На основании акта об уничтожении отражено списание: ¦ ¦ ¦ ¦+ + + + +¦- корешков листков нетрудоспособности ¦ ¦03/2 ¦ 400 ¦+ + + + +¦- испорченных бланков листков нетрудоспособности ¦ ¦03/3 ¦ 10 ¦L + + + Отчетность по бланкам листков временной нетрудоспособности Согласно п.

Как выглядит образец журнала регистрации больничных листов

То есть либо пособие назначают и выплачивают все работодатели, и тогда каждый включает в расчет только произведенные им выплаты, либо пособие выплачивается только по одному из текущих мест работы, но с учетом всех выплат в пользу работника за расчетный период (п. 2.

2 ст. 13 Закона № 255−ФЗ).

Заметим, если в расчетном периоде работник трудился в других местах, то при любом из вариантов для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам работник должен представить в бухгалтерию не только больничный лист, но и справку с мест работы у других страхователей о сумме заработка, на основании которого исчисляется пособие. Справка выдается в день увольнения работника. Все ясно, вот только ранее применялись иные правила расчета пособий и указанные справки, конечно, не выдавались.

Образец и порядок заполнения журнала регистрации больничных листов

Журнал «Упрощёнка» Кулюкина Н. А. Эксперт журнала «Упрощенка» На основании больничного листа начисляются пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.

Сразу заметим, что пособия выплачиваются, только если документ подан вовремя. Так, согласно статье 12 Федерального закона от 29.12.

2006 № 255−ФЗ (далее — Закон № 255−ФЗ) пособия по болезни и по беременности и родам назначаются, если работники обратились не позднее шести месяцев со дня:

• выздоровления (установления инвалидности) или окончания срока, в течение которого работники освобождались от работы в связи с уходом за больным членом семьи, карантином, протезированием или долечиванием в санатории;
• окончания декретного отпуска.

Если работник пропустил установленный срок, решение о выдаче социального пособия выносит территориальный орган ФСС.

Журнал регистрации больничных листов в организации

Это позволит существенно сократить время на формирование реестра больничных, а также избежать свершения типичных ошибок при реализации данного процесса. Где взять бланк Бланк для формирования реестра рассматриваемого типа можно взять:

• на специализированных ресурсах в интернете – сегодня существует большое количество различных сайтов, предлагающих образцы любой документации совершенно бесплатно;
• у различного рода организаций, предлагающих услуги аудита для организаций;
• распечатать в специальной программе.

Если сотрудники кадровой службы и бухгалтер достаточно опытны, то можно просто составить бланк журнала рассматриваемого типа самостоятельно. Но подобная процедура достаточно сложна и имеет множество нюансов.

Учет листков нетрудоспособности

Учет испорченных бланков листков нетрудоспособности ведется в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (Приложение 5 к Инструкции N 18/29). Так же как и корешки, испорченные бланки нужно хранить в течение трех лет и отражать на забалансовом учете в качестве бланков строгой отчетности. После этого бланки можно уничтожить, эта операция оформляется Актом об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности.

Источник: http://lcbg.ru/pravila-provedeniya-bolnichnyh-listov-v-buhgalterii/

Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Учёт больничных листов в организации

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.

Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Что нужно знать о выдаче больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/chto-neobhodimo-znat-o-vyidache-bolnichnogo-lista.html

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.

Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Больничный лист: сроки предоставления и регистрации

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.

Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно.

Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.

В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.

Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

Основные требования, предъявляемые к заполнению больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/osnovnyie-trebovaniya-predyavlyaemyie-k-zapolneniyu-bolnichnogo-lista.html

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

• наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
• даты начала и окончания ведения журнала,
• если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
3. Фамилия, инициалы работника,
4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
5. Номер больничного листа,
6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Образец журнала учета больничных листов

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк

Законодатель не предусматривает введение единого образца журнала. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять удобную для него форму документа. При этом законодательно определены некие требования к оформлению журнала:

1. На титульной странице указывается информация, позволяющая идентифицировать организацию (полное наименование фирмы, форма собственности и правовой структуры, ИНН и КПП, адрес расположения головного офиса, даты начала ведения и окончания документа).
2. Табличная часть документа включает обязательное указание данные о работнике, включая ФИО, занимаемую должность и табельный номер.
3. Далее идут столбцы о листе нетрудоспособности, указывается номер и дата выдачи документа, наименование организации, выписавшей листок, дата предоставления работодателю.
4. Последние графы предназначаются для расширенной информации о периоде нетрудоспособности. Здесь указывается конкретная причина, послужившая основанием для выдачи больничного листа, продолжительность и период действия документа. Также в отдельную графу могут быть внесены примечания и комментарии.

Законодатель не обязывает работодателей вести учет больничных листов, не устанавливает ответственность за отсутствие журнала. Решение о ведении учетной документации принимается работодателем самостоятельно. В данной ситуации документы будут подлежать учёту и контролю, срок их хранения на предприятии составит минимум 5 лет (согласно Приказа Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 года).

Требования к оформлению журнала

Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:

1. Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
2. Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
3. Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
4. Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
5. Данные вносятся разборчивым почерком.
6. Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.

Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как правильно вписывать коды заболеваний в больничном листе: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-pravilno-vpisyivat-kodyi-zabolevaniy-v-bolnichnom-liste.html

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.

На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке.

Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Хранение больничных листов в организации и у ИП

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности.

Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов.

Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков.

Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/obrazets-i-poryadok-zapolneniya-zhurnala-registratsii-bolnichnyih-listov.html

Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Контур.Экстерне электронные больничные можно загружать из ЕИИС, заполнять и отправлять в ФСС

Перейти на сайт

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
• Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии.

Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений.

От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять  сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за  ошибки. Раньше такое случалось.

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России.

Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику.

В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о прямых выплатах читайте в этой статье.

Контур.Бухгалтерия умеет обрабатывать оба сценария для разных регионов. При этом не важно, откуда получены исходные данные: из электронного или бумажного листка нетрудоспособности.

Перейти на сайт

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности  хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Источник: https://kontur.ru/articles/4890

Как оформить больничный лист бухгалтеру

Больничный лист – официальный документ, без которого невозможно оформить социальные страховые выплаты работнику. Если гражданин утратил трудоспособность из-за болезни (травмы) или заболевания члена семьи, он может рассчитывать на пособие.

Для получения пособия и подтверждения уважительной причины неявки сотрудник предоставляет работодателю больничный, выданный доктором. Задача работодателя – заполнить свою часть документа, который разделен поперечной линией. Первую часть заполняет врач.

В статье вы найдете образец заполнения больничного листа работодателем в 2017 году.

Ниже представлен актуальный официальный бланк больничного листа в 2017 г. Форма не менялась с 2011 г.

Цвет бланка – голубой. Графы для заполнения оформлены клеточками под каждую букву или цифру светло-желтого цвета. На бумаге водяной знак для защиты от подделок. Оборотная сторона больничного листа отведена для информации: как правильно заполнять бланк, каков порядок внесения данных.

На ней выведен большой логотип ФСС РФ – это и есть защитный водяной знак. Для большей защиты от мошенников номера листам присваиваются в произвольном порядке. Они расположены в правом верхнем углу, имеют уникальную комбинацию из 12 цифр и штрих-код.

А теперь разберёмся, как правильно заполнить больничный лист.

Правила заполнения больничного листа

Сейчас активно идёт подготовка к планомерному отказу от бумажных бланков. В ближайшие годы планируется внедрить иную схему передачи информации от врачей и работодателей в Фонд страхования.

Доктора в перспективе будут заполнять бланки электронно на компьютере и сразу передавать сведения в ФСС. Не придётся выдавать документ на руки больному. Фонд планирует тут же переводить суммы положенного пособия на лицевые счета граждан, используя для этого только электронный документ.

Сканер, который считывает информацию с бланка больничного сегодня, в скором будущем не понадобится. Ну а в 2017 году при заполнении больничного листа на бумажном бланке важно соблюдать строгий порядок.

Правила заполнения больничного листа в 2017 году:

• Буквы располагаются в пределах ячейки без выхода за края и соприкосновения с краем;
• Слова вносятся с помощью печатного устройства или письменно – заглавными буквами;
• При заполнении в ручную используются чернила чёрного цвета;
• Врачу нельзя ошибаться при заполнении бланка. Если ошибка допущена или листок утерян до передачи работодателю, больному выдаётся дубликат;
• Копия при необходимости заполняется на таком же бланке, но с пометкой “дубликат”;
• Работодатель, в отличие от врача, исправляет ошибку без замены бланка. Это делается обычным вычёркиванием. Правильные данные пишут на обороте документа, заверяют подписью, печатью и записью “исправленному верить”.

Заполняем больничный лист по шагам — инструкция

Заполнение больничного листа медицинским учреждением доверено лечащему врачу – он заполняет первый раздел, который содержит образец бланка. Приведем только общую характеристику и описание порядка заполнения первой части. А на разделе, который заполняет работодатель, остановимся подробнее.

В медицинском учреждении, прежде чем передать бланк больному, должны внести следующие данные:

• поставить отметку от том, какой бланк выдаётся – первичный или дубликат;
• вписать краткое название поликлиники (больницы), адрес и ОГРН;
• внести информацию в поле “дата выдачи”;
• заполнить ФИО и дату рождения пациента;
• со слов пациента вписать название рабочей организации;
• указать по какому месту работы выдаётся больничный лист – по основному или по совместительству;
• если больничный оформляется для ухода за родственниками, вписать их ФИО и степень родства;
• если больничный выдаётся по беременности, или работнику-инвалиду, заполнить соответствующие строчки;
• в таблицу вписать период освобождения, должность, фамилию, инициалы и подпись врача;
• поставить дату, с которой пациент должен приступить к работе, и печать медицинского учреждения.

После получения больничного в поликлинике или больнице сотрудник передаёт его работодателю. Задача работодателя – заполнить нижний раздел бланка. Пошаговое руководство поможет представителю работодателя, который отвечает за заполнение больничных листов, не ошибиться при внесении данных. Рассмотрим образец заполнения.

Шаг 1 – место работы

В это поле вносится название предприятия. ФСС рекомендует приводить краткое название организации, если есть. Когда сокращенного наименования нет, а полное не умещается в строке, название прерывается на полуслове. Выходить за пределы ячеек не следует. Между словами пропускается одна клетка.

Шаг 2 – статус места работы

Нужно поставить отметку, которая укажет на статус места работы. Основное или по совместительству. Сотрудник, который трудиться совместителем, вправе предоставлять больничный лист в две организации. Для этого он запрашивает у врача два бланка.

Шаг 3 – регистрационный номер фирмы в ФСС

В поле пишут номер, который присвоен организации при постановке на учёт в Фонде социального страхования. Номер ФСС присваивает самостоятельно после получения информации от налоговой службы о регистрации организации.

Уведомление о постановке на учёт с регистрационным номером направляется на юридический адрес фирмы почтой. Если уведомление затерялось при пересылке, можно обратиться за извещением повторно.

Также есть системы мониторинга, которые помогают выяснить регистрационный номер в ФСС по ИНН организации. Номер присваивается раз и навсегда.

Шаг 4 – код подчинённости

Код подчинённости указывает на территориальный номер ФСС, к которому прикреплена организация. Он состоит из 4 цифр, если у ФСС нет филиала. Региональное отделение фонда имеет 5 цифр кода.

Шаг 5 -ИНН работника

ИНН сотрудника указывается только при наличии.

Шаг 6 – СНИЛС работника

Страховой номер лицевого счёта сотрудника в Пенсионном фонде.

Шаг 7 – условия начисления

В строку вносят закодированные данные об особых условиях начисления и выплаты пособия. Коды приведены на оборотной стороне бланка больничного. Пособие исчисляется иначе для больных:

• пораженных радиацией (код 43);
• работников Севера (код 44);
• инвалидов (код 45);
• граждан, работающих меньше 6 месяцев (код 46);
• граждан, заболевших в течение 30 дней после увольнения (код 47);
• лиц, нарушивших режим по уважительной причине (код 48);
• инвалидов, болеющих более 4-х месяцев подряд (код 49);
• инвалидов, болеющих больше 5 месяцев в году (код 50);
• граждан с неполным рабочим временем (код 51).

Двузначные коды проставляются только при наличии условий. В остальных случаях строка остаётся пустой. При сочетании условий ставиться несколько кодов.

Шаг 8 акт формы Н-1

Строка заполняется только если травма, из-за которой оформлен больничный, получена на производстве. Тогда в эти клетки записывают дату составления акта, который фиксирует происшествие. В остальных случаях поле остаётся пустым, как показывает образец.

Шаг 9 – дата начала работы

Графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору.

Шаг 10 – страховой стаж

В графу вносится общий страховой стаж гражданина – время, в течение которого он застрахован и отчисляет взносы в ФСС. Обычно это время работы по трудовым договорам. Периоды военной, гражданской службы или службы в органах ОВД также включаются в страховой стаж.

Шаг 11- нестраховые периоды

Нестраховые периоды – время военной службы, начиная с 1 января 2007 г. Если служба началась раньше этой даты, а закончилась позже, в графу нужно вписать только период с 1 января 2007 г. до фактического окончания. Прописывается количество полных лет и месяцев военной службы. Нестраховые периоды входят в общий страховой стаж.

Шаг 12 период начисления пособия

Строка содержит календарный период отсутствия больного сотрудника – даты открытия и закрытия больничного листа.

Шаг 13 – средний заработок

Чтобы подсчитать средний заработок сотрудника, проще всего использовать онлайн-калькулятор расчёта больничного. Средний заработок для исчисления пособия рассчитывается за два предыдущих календарных года.

Шаг 14 – средний заработок в день

Так как пособие начисляется за календарные дни, то для вычисления дневного заработка общая сумма заработанного за 2 года делится на число календарных дней в 2-х годах (730). Итог – средний дневной заработок сотрудника.

Шаг 15 – сумма пособия из средств работодателя

По закону при заболевании и травме сотрудника работодатель оплачивает первые три дня больничного из собственных средств. Остальную часть пособия перечисляет ФСС. При оформлении больничного листа по другим причинам всю сумму пособия выплачивает ФСС – таков порядок, предусмотренный законом.

Шаг 16 – сумма пособия за счёт средств ФСС

ФСС перечисляет гражданам пособие из своих средств за все дни болезни кроме первых трех. Если больничный выдаётся для ухода за больным, протезирования, лечения в санатории или из-за карантина, то вся сумма идёт из средств Фонда.

Шаг 17 – итоговая сумма

Итоговую величину пособия легко рассчитает онлайн-калькулятор. Впрочем, это можно сделать и вручную, умножив количество дней болезни на средний дневной заработок сотрудника и проценты в зависимости от стажа.

Шаг 18 – фамилия руководителя организации

В графу нужно занести фамилию и инициалы руководителя фирмы без точек. Напротив поставить подпись.

Шаг 19 – фамилия главного бухгалтера

Заключительная строка содержит фамилию, инициалы и подпись главного бухгалтера. Если в штате фирмы нет должности главного бухгалтера и его обязанности исполняет руководитель, то фамилия и подпись руководителя дублируются.

Шаг 20 – печать работадателя

Бланк больничного заверяется круглой печатью организации. Важно, чтобы оттиск печати не попал на заполненные ячейки, перекрыв информацию. Иначе сканер не сможет её считать.

Какой ручкой заполнять больничный

Чернила в ручке должны быть чёрного цвета. Согласно приказу 624н Минзравсоцразвития разрешено заполнять больничный лист только гелиевой, капиллярной или перьевой ручкой. При этом Верховный суд РФ в 2015 году пришёл к выводу, что применение шариковой ручки при заполнении – лишь технический недочёт. Это не может влиять на выплату пособия по больничному листу.

Важно, чтобы такой недочёт не влиял на разборчивость написанного. ВС РФ обязал ФСС принять к оплате больничный лист, который врач заполнил шариковой ручкой. Однако в указанном случае работодатель, заметив ошибку, обратился в медицинское учреждение за дубликатом.

Несмотря на допущение суда, для избежания споров с ФСС шариковую ручку для заполнения бланков лучше не использовать.

Пример заполненного больничного листа (из интернета)

Приведём образец заполненного бланка.

Кто заполняет БЛ бухгалтер или кадровик

Ответственные лица при заполнении больничного листа – руководитель и главный бухгалтер организации. Именно они ставят подписи в бланке. Заполнять больничный лист или проверять правильность заполнения – задача тех должностных лиц, чья подпись заверяет бланк.

Обязанности кадрового работника могут включать внесение некоторых данных в больничный лист – название фирмы, страховой стаж и прочие не относящиеся к бухгалтерским сведения.

Должностная инструкция кадровика должна предусматривать эти полномочия, иначе требовать от него заполнения бланка больничного не правомерно.

Как исправляются ошибки в больничном листе

Допущенные врачом ошибки исправлять нельзя – негодный бланк подлежит замене. Работодатель может ошибиться и исправить оплошность на том же бланке. Неправильная запись аккуратно зачёркивается вдоль. Верные данные пишутся на обороте, заверяются надписью “исправленному верить”, подписью руководителя и печатью.

Скачайте образец бланка по ссылке

• Определение Верховного Суда РФ от 17.02.2015 N 304-КГ14-6897 по делу N А27-5730/2014 Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу о признании недействительным решения. Решение: В передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ отказано, так как суды пришли к правильному выводу о том, что нарушения в оформлении листков нетрудоспособности являются незначительными.

Источник: http://buhnalogy.ru/kak-oformit-bolnichnyj-list-buhgalteru.html