Обязательный кадровые документы и штрафы за их отсутствие

Содержание

Оштрафуют ли компанию за ошибки прошлых лет? · Энциклопедия начинающего предпринимателя

4:29, 05 мая 2015 3 4 7701

Вопрос, который задала наша читательница, очень актуальный, поскольку штрафы с 2015 года ощутимые. Никто не застрахован от ошибок.

Рано или поздно перед нами встает вопрос: начинать всё правильно делать с сегодняшнего момента или нужно исправить все найденные ошибки, переделывая документы задним числом? Переделывать документы прошлых лет ох как не хочется, это такая нудная и неблагодарная работа! Особенно когда исправляешь чужие промахи. Давайте вместе разберемся, стоит ли это делать.

Сроки давности

Ни для кого не секрет, что существуют сроки давности привлечения к ответственности. Если эти сроки прошли, то наказать уже не могут. Сроки давности за нарушения ТК РФ устанавливает статья 4.5. КоАП РФ:

«Срок давности привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет 1 год со дня совершения административного правонарушения, а при длящемся административном правонарушении – со дня его обнаружения».

Итак, с 2015 года срок давности – целый год. Это достаточно большой промежуток времени. Раньше, до 01.01.2015. этот срок был гораздо меньше – всего 2 месяца, поэтому многие работодатели не получали штрафы только потому, что 2 месяца истекали к моменту проверки.

Когда начинается отсчет срока давности

Дело в том, что правонарушения бывают различные, и еще в 2005 году Пленум Верховного Суда РФ в своем Постановлении №5 разъяснил, с какого дня нужно начинать считать срок привлечения к ответственности при различных видах нарушений:

Если совершено разовое правонарушение (например, неправильно оформлен приказ, неправильно рассчитан отпуск или компенсация за отпуск, работник был незаконно привлечен к работе в выходной день, неправильно было оформлено привлечение к сверхурочной работе и т.д.), то срок давности начинает течь со следующего дня после совершения этого действия.
Если правонарушение выразилось в форме бездействия (например, работодатель не выплатил зарплату в установленный договором срок, не выплатил отпускные за три дня до начала отпуска, не выдал работнику трудовую книжку на руки при увольнении и т.п.), то срок давности исчисляется с момента наступления этого срока.
Если нарушение длящееся, то есть постоянно не выполняются или ненадлежащее выполняются какие-либо требования ТК РФ (например, у работодателя нет обязательных локальных актов, или в локальных актах и трудовых договорах с работниками отсутствуют обязательные условия, не проведена спецоценка условий труда, т.п.), то срок давности начинается со дня обнаружения этого правонарушения.

Последний вид правонарушения самый опасный, поскольку год начинает отсчитываться не с момента оформления неправильного документа, а со дня обнаружения правонарушения во время проверки.

Нужно ли исправлять документы прошлых лет?

Теперь мы сами можем разобраться, в каких случаях стоит, а в каких не стоит исправлять ошибки прошлых лет.

Совершенно очевидно, что разовое нарушение подвергает работодателя риску получить штраф в течение года со дня совершения.

Это значит, что если вы обнаружили ошибки в документах двухлетней давности, то беспокоиться особо не стоит. Срок давности привлечения к ответственности по этому нарушению уже истек.

Если недочеты в документах текущего года, то их лучше исправить, даже если вы не ждете проверку.

Обращаю ваше внимание, Верховный Суд РФ считает, что
«добровольное устранение работодателем последствий своих правонарушений не влечет отмену производства по делу, но должно учитываться как смягчающее обстоятельство при назначении штрафа».

А если вы устранили длящиеся нарушения? Например, до 2015 года у вас не было локальных актов, или трудовые договоры не содержали всех необходимых условий. Но вы, прочитав наши статьи, всё исправили и правильно оформили.

Будут ли у проверяющих основания для наказания за нарушения прошлого года? Думаю, что в этом случае инспекторы не смогут выписать штраф, поскольку на момент проверки все нарушения устранены, а, следовательно, момента обнаружения не будет.

За какой период ГИТ проверяет документы?

Закон не определяет период, за который ГИТ имеет право проверять документы. Инспектор может запросить документы за любой период, естественно, учитывая сроки хранения кадровых документов (Перечень документов со сроками хранения — ссылка). Чаще всего проверка затрагивает последние три года.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/oshtrafuyut-li-kompaniyu-za-oshibki-proshlyx-let/

Обязательный кадровые документы и штрафы за их отсутствие

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Штатное расписание.

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.).

С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст.

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Трудовые книжки.

Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо.
Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения.

Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Важно

Основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, согласно ст. 353 ТК РФ является Федеральная инспекция труда.

Государственные инспекторы труда при осуществлении государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки (ст.

357 ТК РФ). Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом норм ст.

Кадровое делопроизводство: обязанности и ответственность

РАБОТА ОТДЕЛА КАДРОВ РЕКОМЕНДУЕМ * организация кадровой работы * структура, состав * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудниковподразделения кадров* нормативные документыдля формирования документооборота отдела кадров* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации* номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы* инструкция по кадровому делопроизводству * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки храненияответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТОДАТЕЛЯза несоблюдение требований к ведению кадровой документации Кадровая документация — отличительный признак трудовых правоотношений.

Штрафы за неправильное ведение кдп

КоАП РФ исполняется немедленно путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом.

Кроме того, неповиновение должностного лица законному распоряжению или требованию органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 5 до 10 МРОТ; на должностных лиц — от 10 до 20 МРОТ (ст.
19.4 КоАП РФ). Невыполнение в установленный срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 3 до 5 МРОТ; на должностных лиц — от 10 до 20 МРОТ; на юридических лиц — от 100 до 200 МРОТ (ст.

Наличие каких кадровых документов важно контролировать руководителю компании

Однако обратите внимание, что в ТК РФ есть ряд статей (затрагивающих изменения определенных сторонами условий трудового договора), которые хоть и не устанавливают обязанность работодателя ознакомить сотрудника под личную подпись с приказом, но требуют получить от него согласие или уведомить его о чем-либо.

Например, в случае введения неполного рабочего дня (смены).
Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца о предстоящих изменениях и причинах, вызвавших такую необходимость.

Или в случае увольнения сотрудника в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников работодатель должен персонально и под собственноручную подпись предупредить сотрудника не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Пример 2.

С приказом о направлении сотрудника в командировку законодательство не обязывает ознакамливать работника под подпись.
Внимание

N 1 ¦ + + График сменности ¦Статья 103 Трудового кодекса ¦Обязателен при наличии¦РФ ¦сменной работы + + Кто и как проверяет документы по трудуСоблюдение норм Трудового кодекса РФ контролируют органы Федеральной инспекции труда (или Рострудинспекция).

Государственный инспектор может прийти к вам в офис и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные внутрифирменные положения и приказы.

Однако прежде чем отдавать бумаги на проверку, попросите чиновника предъявить свое удостоверение, а также распоряжение о проверке.

Отметим, что у этого распоряжения нет официально утвержденной формы. Составляют его в произвольной форме, а руководитель инспекции подписывает его и заверяет печатью.Какие бывают проверкиВсе проверки Рострудинспекции можно разделить на четыре вида.1.

Комплексная проверка. Инспектор смотрит, как в организации соблюдается трудовое законодательство в целом.2.

Таким образом, сюда относятся все остальные нарушения в ведении кадрового делопроизводства, например:- ошибки при оформлении приказов о приеме на работу, увольнении, переводе и пр.;- отсутствие ознакомления работника под подпись с локальными нормативными актами и др.

кадровыми документами;- ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей в них;- ошибки при составлении штатного расписания;- отсутствие графика отпусков или нарушения в его ведении/внесении изменений;- ошибки при составлении должностных инструкций и пр.

Как видите, это любые требования ТК РФ и других нормативных правовых актов, которые содержат нормы трудового права и затрагивают порядок ведения кадрового делопроизводства.

Главбух», 2005, N 18ЗА ОТСУТСТВИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВФИРМУ МОГУТ ЗАКРЫТЬВ августе вступили в силу поправки в Кодекс РФ об административных правонарушениях. Они ужесточили наказание за нарушения трудового законодательства — вплоть до приостановки деятельности фирмы.

Между тем в небольших фирмах зачастую просто нет штатной должности специалиста по кадрам. В итоге заниматься этим приходится бухгалтеру.Из этого материала вы узнаете, какие трудовые документы необходимо оформить, чтобы избежать штрафов.

Источник: http://dtpstory.ru/obyazatelnyj-kadrovye-dokumenty-i-shtrafy-za-ih-otsutstvie/

Ответственность за неправильное хранение кадровых документов

Обязательный кадровые документы и штрафы за их отсутствие

Например, приказ о направлении работника в командировку или о введении режима неполного рабочего времени и пр.

Для чего работников ознакамливают с приказами? Есть два основных повода:- приказ регулирует трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения с данным работником, например, работника принимают на работу или увольняют, ему объявляется выговор за нарушение трудовой дисциплины, его переводят на другую работу и т.д.

Конечно, он должен об этом знать;- приказ содержит поручение, ответственным исполнителем по которому назначен данный работник. Пример 1. Бухгалтер Иванова должна пересчитать полагающиеся менеджеру Комарову денежные выплаты. В данном случае приказ касается трудовых отношений с Комаровым, но исполнителем является Иванова.

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу.

В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.
Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем учреждения. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение.

Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

Внимание

Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу.

В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

Важно! Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже – по факту неисполнения запросов.

При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита. Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров. 1.

Ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве

Важно

При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Извлечение из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях Статья 15.11.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

[…] Примечания: 1.

Организация и ответственность за хранение и уничтожение документов

Чем грозят ошибки в кадровом делопроизводстве? (ларина с.)

Кто несет материальную ответственность? Применительно к перечисленным в настоящей статье нарушениям в сфере работы с трудовыми книжками мы будет говорить о непосредственной материальной ответственности организации-работодателя как стороны трудового договора с работником-владельцем трудовой книжки.

Размер материальной ответственности Размер такой ответственности установлен законодательно в ч. 2, 8 ст. 394 ТК РФ – организация-работодатель возмещает работнику материальный ущерб в размере среднего заработка работника за все время вынужденного прогула.

Исчисление подлежащего уплате среднего заработка производится в порядке и с учетом правил, установленных ст.

Источник: http://11-2.ru/otvetstvennost-za-nepravilnoe-hranenie-kadrovyh-dokumentov/

Размеры штрафа за нарушения кадрового делопроизводства

Обязательный кадровые документы и штрафы за их отсутствие

Отсутствуют документы по охране труда в большинстве организаций.

Кадровое делопроизводство
Делопроизводство: заблуждения кадровых работников
За что оштрафует работодателя трудовая инспекция
Об ответственности работодателя
За что дисквалифицируют руководителя компании и кадровика?
Порядок и особенности ведения кадровой документации ип
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
Миллион рублей — штраф за нарушение трудового законодательства
Какие штрафы за нарушение ведения кадрового учета

Кадровое делопроизводство К организации заполнения, внесения новой кадровой информации и хранении личных карточек также предъявляются особые требования, в обязательном порядке исполняемые работодатель.

Но, обратите внимание, с учетом судебной практики обязательно при прописании гарантий работникам, работающим во вредных условиях труда, указать, что предоставление данных гарантий связано именно с вредными условиями труда, они являются временными и предоставляются на основании конкретных результатов специальной оценки (с указанием реквизитов, по которым могут быть идентифицированы результаты одной специальной оценки от результатов другой специальной оценки). В противном случае прописание гарантий будет толковаться как индивидуальные договоренности между работником и работодателем и работодатель не сможет снять эти гарантии при изменении условий труда и результатов следующих специальных оценок. Нарушение № 4. Непрописание в трудовом договоре трудовой функции.
Это нарушение ранее больше фигурировало в судебной практике, но в 2014-2015 гг. уже перешло и на инспекционную практику. В ст.

Инспекторы штрафуют кадровиков

Внимание

Непрописание условий труда в трудовом договоре. Это новое требование, которое было включено ст.

57 Трудового кодекса РФ с 1 января 2014 года и многие работодатели до сих пор его пока не включили в трудовой договор: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: условия труда на рабочем месте (абзац введен Федеральным законом от 28.12.2013 г. № 421-ФЗ)».

Для того, чтобы выполнить эти требования, необходимо по результатам специальной оценки условий труда вписать в трудовой договор «Условия труда на рабочем месте: оптимальные (или допустимые или вредные или опасные)». Нарушение № 3. При наличии вредных или опасных условий труда непрописание в трудовом договоре гарантий.

Ранее ст.

Какие штрафы за нарушение ведения кадрового учета

на граждан в размере от 3 000 до 5 000 рублей;
на должностных лиц — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей.

2. за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение штрафа:

на должностных лиц в размере от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
на юридических лиц — от 50 тысяч до 100 тысяч рублей.

3. за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не указанных в п.

Трудового кодекса установлено: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)». То есть в каждом трудовом договоре должна быть прописана именно функция, а не только название должности, профессии по штатному расписанию. Необходимо указать именно то, какой вид работы поручается работнику.
Нарушение № 5. Непрописание системы оплаты труда в трудовом договоре. Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ: «Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)».

Новости

В ходе проверки были выявлены следующие нарушения:- локальными нормативными актами не установлен и не утвержден порядок индексации заработной платы (в нарушение ст.

134 ТК РФ);- в положении об оплате труда не определена система оплаты труда в части установления размеров тарифных ставок окладов/должностных окладов (в нарушение ч. 2 ст.

135 ТК РФ);- в локальном нормативном акте (инструкции о разъездном характере работы) не установлен размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (в нарушение ст. 168.

1 ТК РФ);- на экземпляре трудового договора одного из работников, хранящегося у работодателя, отсутствует подпись о получении работником экземпляра трудового договора на руки (в нарушение ч. 1 ст. 67 ТК РФ).Работодатель пытался оспорить указанное постановление, но суд признал его законным (см. Решение Московского городского суда от 10.09.2015 по делу N 7-9383).См.

Нет комментариев