Обязательно ли в бюджетном учреждении вести вручную журнал учета материальных ценностей

Книга учета материальных ценностей

В целях учета материалов и прочих ТМЦ в бюджетной сфере Минфином РФ был утвержден специальный документ – «Книга учета материальных ценностей». Основное назначение документа – контроль за перемещением и остатками ТМЦ по местам их хранения. Обязанность по заполнению регистра возложена на материально-ответственных лиц.

Особенности применения книги

«Книга учета материальных ценностей» по форме 0504042 является обязательным документом для госучреждений. Организации, работающие в коммерческом секторе, могут использовать данный регистр по собственному усмотрению. Форма документа утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

При заполнении формы следует учитывать, что на каждое наименование ТМЦ отводится отдельная страница. Учет необходимо вести по наименованиям, сортам и количеству товарно-материальных ценностей. К учету принимаются все материалы и продукция, поступившие на склад.

Источник их поступления и способ приобретения не имеет значения. ТМЦ, поступившие или выбывшие из организации, должны быть отражены в форме 0504042 «Книга учета материальных ценностей».

Важно, чтобы сведения, содержащиеся в регистре, полностью соответствовали фактическому наличию имущества в организации.

В организациях периодически проводятся проверки, цель которых – осуществление контроля за поступлением ТМЦ и их расходованием. Во время проверок ответственные лица сверяют записи в книге с данными бухучета. Результаты записывают в специальной таблице на последней странице книги.

книги

«Книга учета материальных ценностей», образец которой представлен далее, состоит из страниц двух видов. На основных страницах отображаются данные о товарно-материальных ценностях (каждый вид на отдельной странице), а вторую — проверочную (последнюю в книге) страницу заполняют лица, проводившие проверку.

Содержательная часть документа имеет вид таблицы с показателями и их кодами по соответствующим классификаторам. В документе должны быть указаны Ф.И.О. и должности материально-ответственных лиц.

Каждая страница документа содержит следующие сведения:

• наименование учреждения, структурного подразделения, Ф.И.О. ответственного лица;
• данные о месте хранения ТМЦ (склад, стеллаж, ячейка);
• наименование ТМЦ;
• единицу измерения;
• цену за единицу;
• марку, сорт, размер.

Ниже расположена таблица, в которой непосредственно отображают информацию о перемещении ТМЦ. Здесь надо указать:

• дату, когда была сделана запись;
• номер и дату составления документа, ставшего основанием для проведения операции;
• наименование организации или Ф.И.О. лица, от которых были получены товарно-материальные ценности или которым они были выданы;
• приход, расход и остаток ТМЦ на конкретную дату;
• дату осуществления контроля, Ф.И.О. и подпись ответственного лица.

Форма 0504042 «Книга учета материальных ценностей», как правило, заполняется кладовщиком (или иным материально ответственным лицом). Листы книги следует пронумеровать и прошнуровать. На последней странице указывают общее количество листов книги. Здесь же должны стоять подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера, а также печать учреждения.

Как заполнить «Книгу учета материальных ценностей»

Существуют определенные правила, которые надо соблюдать при заполнении документа. Так как форма регистра утверждена на законодательном уровне – в него нельзя вносить изменения, удалять или добавлять какие-либо графы. При заполнении книги не должны возникнуть сложности, главное – своевременно вносить достоверные записи в нее и проставлять подписи ответственных лиц.

Заполнение «Книги учета материальных ценностей» осуществляется следующим образом:

• В первую очередь заполняют «шапку» документа. Сюда вносят сведения об учреждении и структурном подразделении, в котором ведется учет ТМЦ. Также следует указать должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение учета и заполнение книги.
• В соответствующей графе прописывают дату начала ведения регистра. Дату закрытия указывают только тогда, когда ведение книги окончится.
• Теперь следует перейти к заполнению первой таблицы, состоящей из 11 граф. Сюда вносят подробные сведения о ТМЦ (цену, характеристики, единицу измерения, норму запаса) и месте их хранения (название склада, номер стеллажа и ячейки).
• В строке «Наименование материала» указывают название конкретного вида ТМЦ. В строке «Код» ставят код, который был присвоен материалу бухгалтерией.
• Ниже расположена вторая таблица, состоящая из 9 граф. Она предназначена для записей о поступлении и отпуске ТМЦ. Записи необходимо делать по каждому факту поступления или выдачи конкретных товарно-материальных ценностей. Каждая запись имеет свой порядковый номер.
• В первой графе указывают номер записи, затем – дату, когда она была сделана, далее прописывают номер и дату составления документа, являющегося основанием для выдачи или приема материальных ценностей. Это может быть требование-накладная на выдачу материалов или лимитно-заборная карта.
• Далее указывают кому были выданы материалы или от кого они были получены (наименование поставщика, наименование структурного подразделения учреждения, Ф.И.О. должностного лица и пр.).
• Следующие три колонки предназначены для отображения операций по приходу и расходу ТМЦ. На их основании рассчитывается остаток материальных ценностей на складе.
• В последней колонке проставляют отметки об осуществлении контроля. Здесь указывают дату проверки, Ф.И.О. и подпись лица, проводившего ее.
• Вторая страница документа имеет вид таблицы, состоящей из трех столбцов. После проведения контрольных мероприятий ответственное лицо вносит сюда соответствующую отметку. В таблице указывают следующее: дату проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего.

Образец книги учета материальных ценностей

Скачать «Книгу учета материальных ценностей» можно по ссылке ниже.

Источник: https://spmag.ru/articles/kniga-ucheta-materialnyh-cennostey

Обязательно ли в бюджетном учреждении вести вручную журнал учета материальных ценностей

Кроме того, учреждение передало часть ранее приобретенных хозяйственных товаров на сумму 5000 руб. своему обособленному подразделению по акту приема-передачи. По данным операциям учреждение сделает проводки: операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Оплачены услуги по доставке хозяйственных товаров 1 106 34 000 1 302 22 000 200 Оплачена поставщику стоимость хозяйственных товаров 1 106 34 000 1 302 34 000 15 000 Оприходованы материальные запасы в сумме их фактической стоимости 1 105 36 000 1 106 34 000 15 200 Отражена внутриведомственная передача хозяйственных товаров 1 304 04 340 1 105 36 000 5 000 Приведем еще несколько предусмотренных Инструкцией N 162н операций по списанию хозяйственных товаров.

Либо взять оператора который будет этим заниматься? Кошачий глаз 19.02.2008, 12:29 Вообще при автоматизированной форме учета этот журнал не нужен.В указаниях сказано, что ведется материально-ответственным лицом (то есть кладовщиком) для учета ТМЦ, сданных на хранение (то есть для учета остатка).

При автоматизированной форме учета эти данные можно получить в виде отчета- зачем для этого журнал?Все операции оформляются накладными, дублирование их в журнале избыточно.Лично для кладовщика можно предусмотреть доп.экземпляр накладной, чтобы ему не приходилось оправдываться, что операция была а документ он сдал в бухгалтерию.

И вкладной лист такого журнала на каждую операцию распечатывать не нужно.

Книга учета материальных ценностей

Важно

Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п.

21 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов для бюджетных учреждений и в п. 2.1 Инструкции к этому плану счетов (приказ № 174н).

Номер разряда счета 18 19–21 22 23 24–26 Финансовое обеспечение Объект учета Группа объекта учета Вид объекта учета Вид поступлений, выбытий объекта учета Пример, счет 110532340 «Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения» 1 105 3 2 340 1 — за счет средств бюджета 105 — материальные запасы 3 — иное движимое имущество 2 — продукты питания 340 — увеличение стоимости Нюансы отражения операций с готовой продукцией и товарами в данной статье не рассматриваются.

Бюджетный учет хозяйственных товаров (фурагина о.)

С МХ-2 другая ситуация? Ангелочек 19.02.2008, 12:53 С МХ-2 другая ситуация? looking по схеме ответхранения отработали больше года и работают до сих пор — МХ 2 не составляли ни разу… looking 19.02.

2008, 13:29 looking по схеме ответхранения отработали больше года и работают до сих пор — МХ 2 не составляли ни разу…проверки были за это время? хотя по времени (только год) ещё рано, и кто в принципе данный момент должен проверять? Какой контролирующий орган? Ангелочек 19.02.

2008, 13:52 Нас неоднократно проверяли аудиторы и по этим документам вопросов не возникало, проверяют ли налоговые органы — не могу сказать…

Материальный учет в бюджетной организации

Да и журнал все же не первичный, а сводный учетный документ, то есть его составление не является обязательным- организация может решить этот вопрос самостоятельно. looking 19.02.

2008, 12:45 Кошачий глаз если вести его не обязательно (я полагал что это обязательная к заполнению форма), тогда очень даже хорошо, то есть проверяющим достаточно МХ-1 и МХ-3? Учёт ведётся через ПК, то есть и МХ-1 и МХ-3 выписываются через ПК в одной базе данных, можно при необходимости сформировать реестр по МХ-1 и МХ-3. looking 19.02.2008, 12:49 То есть нет документа, обязывающего вести этот журнал? Проверяющие не могут его требовать в обязательном порядке? Ведь например от того, что «Кассовая книга» или «Книга покупок», «Книга продаж» ведутся электронно — это не означает что их можно не вести, ведь и кассовые документы и счета-фактуры в БД есть, но тем не менее отчёты обязательны.

Форма мх-2. журнал учета товарно-материальных ценностей

• восьмой — цену;
• девятый – описание помещения хранения, включая адресные данные и контактный телефон;
• десятый и одиннадцатый — номер и дату бумаг о приеме;
• далее три столбца составляют описание принятия на хранение: какого числа это произошло, подпись с расшифровкой материально ответственного лица за эту операцию;
• столбцы с пятнадцатого во восемнадцатый отвечают за описание возврата (заполняется поле проверки товаров по количеству и качеству), включающее ФИО возвращающего, его подпись с расшифровкой, а также номер и дату документа о возврате;
• столбцы с девятнадцатого по двадцать первый созданы для постановки ФИО, даты и подписи поклажедателя после получения, свидетельствующие о том, что ТМЦ получены в полном объеме и претензий к процессу хранения он не имеет.

Некоторые столбцы при отсутствии данных допускается оставлять пустыми.

Организация складского учета

Списание с учета Учет операций по выбытию и перемещению хозяйственных товаров ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071) (п. 120 Инструкции N 157н).

Журналы операций формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа. Журнал операций открывается путем перенесения остатков на начало периода.

В журнале операций отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в Главную книгу (ф. 0504072).

При заполнении журналов операций расчетов с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, дебиторами по доходам в случае, если аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051), графы 6 и 7 «Остаток на начало периода» и графы 11 и 12 «Остаток на конец периода» журнала операций могут не заполняться.

Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)

Внимание

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала учета товарно-материальных ценностей формы МХ-2 .xlsСкачать образец журнала учета товарно-материальных средств по форме МХ-2 .

xls Этот документ систематизирует информацию о всем движении товаров. Сверка с ним в состоянии разрешить спорные моменты при работе, касающиеся поступления или стоимости ресурсов.

Терминология Тот, кто помещает что-либо на хранение, называется в журнале поклажедателем.

Причем это может быть как отдельное лицо, так и целая организация.В частности, она должна содержать ее полное наименование, форму ОКПО, вид деятельности по ОКДМ, вид совершаемых ею операций, адрес, факс и контактный телефон, при наличии – структурное подразделение, в котором заводится журнал. Документ для каждого отдельного подразделения или склада заводится индивидуально. Четная сторона содержит само название бумаги, описание периода (с какой по какую дату ведется или велся журнал), должность и подпись с расшифровкой материально-ответственного лица, которое ведет журнал.Широкая таблица, в которую заносится необходимая информация, располагается на нечетной стороне и может продолжаться по необходимости долго.

Также можно ставить прочерки. Нюансы заполнения Подпись (с расшифровкой) в журнале учета поклажедателя при возврате товарно-материальных ценностей является, помимо прочего, еще и отказом от претензий.

Перед тем как расписаться в документе, поклажедатель обязан проверить то, что он забирает, на соответствие количеству, качеству и пр.

Если имеются какие-либо претензии по этим составляющим (например, считает, что при хранении часть товаров была некоторым образом повреждена), то он вправе не подписывать последний столбец журнала.

Для разрешения подобного рода вопросов составляется акт о приемке товаров по количеству и качеству. Только так можно застраховать себя в ходе возможного судебного разбирательства. На какие законы ссылается Журнал имеет код формы по ОКУД 0335002. В самом начале его говорится о том, что эта форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 года №66.

В таблице заполняются следующие графы:

• склад (кодовое обозначение), на котором осуществляется хранение ТМЦ;
• стеллаж;
• ячейка;
• единица измерения (упаковка, пачка, штука и т.д.);
• цена (за единицу);
• характеристики (марка, профиль, сорт, размер);
• норма запаса (количество, которое должно иметься на складе для обеспечения нормальной хозяйственной деятельности).

Затем заполняется строка «Наименование материала» (например, «бумага для принтера») и указывается код ТМЦ, присвоенный ей бухгалтерской службой. Далее приводится таблица для внесения записей о прибытии и отпуске материальных ценностей. По каждому факту приема и выдачи материала в книге делается запись материально ответственным лицом.

Источник: http://lcbg.ru/obyazatelno-li-v-byudzhetnom-uchrezhdenii-vesti-vruchnuyu-zhurnal-ucheta-materialnyh-tsennostej/

Счет 105. Бюджетный учет материальных запасов

По Инструкции 157н, к материальным запасам, можно отнести три основных типа нефинансовых активов:

• средства учреждения, используемые не более 12 месяцев, независимо от стоимости;
• товары для реализации;
• готовая продукция.

Кроме этого, Инструкция 157н предусматривает ряд исключений, позволяющих без учета срока службы причислить нефинансовые активы к категории материальных запасов:

• орудия лова;
• лесные дороги;
• специальная одежда;
• постельное белье;
• тара для хранения ТМЦ;
• средства для выдачи напрокат;
• временные сооружения;
• молодняк животных;
• многолетние насаждения;
• оборудование, требующее монтажа (сборки и установки);
• строительные конструкции;
• драгоценные металлы;
• инвалидная техника;
• спецоборудование для научных работ;
• материальные ценности специального назначения.

В отличие от хозрасчетного учета, стоимостной критерий не оказывает никакого влияния на включение НФА в состав МЗ!

Для отражения операций по движению материальных запасов в Едином плане счетов предусмотрен счет 105.00 Материальные запасы. Внутри счета применяются аналитические группы синтетических счетов учета: 105.

20 — Особо ценное движимое имущество учреждения (для автономных и бюджетных учреждений); 105.30 — Иное движимое имущество; 105.

40 — Имущество — предметы лизинга Также счета делятся по коду вида синтетического счета на группы: В Инструкции детально описаны особенности учета мягкого инвентаря:

1. Предметы маркируются спец. штампом несмываемой краской, с указанием наименования учреждения;
2. При выдаче в эксплуатацию дополнительно маркируется год и месяц выдачи со склада;
3. Маркированные штампы хранятся у руководителя учреждения или его зама.

Отдельно стоит пояснить, что относится на счет 105.х6 Прочие материальные запасы:

• спецоборудование;
• молодняк животных;
• посадочный материал;
• хозяйственные материалы;
• канцелярские принадлежности;
• химикаты;
• инвалидная техника;
• драгоценные металлы;
• посуда и тара;
• корма;
• запчасти;
• спецматериалы;
• иные МЗ не вошедшие в другие группы.

Внимание! Бланки строгой отчетности не учитываются на счете 105.00.

Государственные учреждения в учете материальных запасов используют метод начисления, то есть отражают операции на счетах активов и обязательств не на момент оплаты, а на момент их фактического совершения.

Если права собственности на материалы уже перешли на организацию, но в учреждение фактически не поступили, то они отражаются на счете 107.00 Нефинансовые активы в пути.

Если же материалы поступили в организацию раньше, чем на них перешло право собственности, то они учитываются на забалансовом счете 02 Материальные ценности, принятые на хранение.

— при поступлении

Обычно материальные запасы, как и прочие объекты НФА, учитываются по первоначальной (фактической) стоимости, которая в дальнейшем не подлежит изменению, за исключением случаев, установленных законодательством и Инструкцией по применению Единого плана счетов.

Инструкция 157н определяет состав первоначальной стоимости следующим образом:

• суммы уплаченные поставщику (продавцу);
• таможенные пошлины, вознаграждения посредническим организациям, оплата консультационных услуг и другие платежи, связанные с приобретением материальных ценностей;
• суммы расходов по доставке и сборке материалов. Причем, затраты по их доставке распределяются пропорционально стоимости каждого материального запаса.
• иные платежи, связанные приобретением МЗ.

Исключения, которые не включаются в фактическую стоимость:

• проценты по кредитам и заемным средствам перед поставщиками, даже если они привлечены для покупки данных МЗ;
• затраты на содержание складского подразделения.

Материалы изготовленные самим учреждением оцениваются по совокупности затрат, связанных с их изготовлением, в порядке указанном в Учетной политике организации.

Материальные запасы полученные по договору дарения или выявленные при проведении проверки (инвентаризации), или остающиеся у учреждения от ликвидации основных средств должны учитываться по текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, увеличенную на стоимость услуг, связанных с доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования, если таковые имеются.

Текущая рыночная стоимость — это цена продажи данного товара или аналогичного ему на дату принятия к учету, подтвержденная документально или экспертным путем. Текущую рыночную стоимость определяет постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов на основании:

• данные о ценах от организаций-изготовителей;
• сведения от органов гос. статистики;
• сведения из СМИ;
• сведения от торговых инспекций;
• сведения из спец. литературы;
• экспертные заключения.

Стоимость материалов в иностранной валюте пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ, на дату принятия объекта к учету.

Организации принимающие участие в централизованных закупках МЗ или в торговой деятельности могут не включать затраты по доставке материалов до центральных складов или грузополучателей в фактическую стоимость МЗ (счет 105.00), а сразу относить их на финансовый результат (счет 401.20), указав это в Учетной политике.

— при перемещении и списании

Списание материалов происходит либо по средней стоимости, либо по фактической стоимости отдельной единицы. Выбранный порядок списания для каждой группы МЗ не должен меняться в течение отчетного года.

Расчет по средней стоимости происходит по следующей схеме: общая стоимость / количество, учитываемых материалов на дату списания.

Материалы, учитываемые в особом порядке (напр, драгоценные металлы) учитываются по фактической стоимости каждой единицы.

Документы по учету материальных запасов

Вид операцииДокументОсобенности

Поступление от контрагента	Товарно-сопроводительные документы	Подходит для всех типов учреждений
Поступление от контрагента при расхождении с документами контрагента	Акт о приемке материалов ф.0315004	Подходит для всех типов учреждений
Внутреннее перемещение	Требование-накладная ф.0315006	Подходит для всех типов учреждений
Внутреннее перемещение, списание продуктов питания	Меню-требование на выдачу продуктов питания ф.0504202	Подходит для всех типов учреждений
Внутреннее перемещение, списание кормов	Ведомость на выдачу кормов и фуража ф.0504203	Подходит для всех типов учреждений
Внутреннее перемещение, списание прочих материалов	Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждений ф.0504210	Подходит для всех типов учреждений
Расход топлива	Путевой лист	Подходит для всех типов учреждений
Списание других видов материалов	Акт о списании материальных запасов ф.0504230	Подходит для всех типов учреждений
Списание мягкого инвентаря, посуды	Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря ф.0504143	Подходит для всех типов учреждений
Естественная убыль, хищения, недостачи, потери от ЧС	Акты утвержденные в учетной политике	Подходит для всех типов учреждений

Регистры учета

Пункт 119 Инструкции предусматривает аналитический учет МЗ:

• по группам, наименованиям и сортам;
• по количеству;
• в разрезе ЦМО и мест хранения.

ОБЪЕКТ РЕГИСТРЫ УЧЕТА ОСОБЕННОСТИ

Виды МЗ	Карточки количественно-суммового учета	Ведут ЦМО по наименованию, сорту и количеству
Продукты питания	Накопительная ведомость по приходу и расходу, оборотная ведомость	Оборотная ведомость заполняется на основании накопительной ведомости. В конце месяца выводятся остатки
Разбитая посуда	Книга регистрации	Ведут ЦМО
Молодняк животных, животные на откорме	Книга учета	По видам и возрастным группам(только молодняк)

ОПЕРАЦИЯРЕГИСТРЫ УЧЕТА

Перемещение и выбытие материалов	Журнал операций по Выбытию и перемещению НФА
Поступление материалов по фактической стоимости	Журнал операций по Выбытию и перемещению НФА
Отражение затрат по доставке, модернизации и дооборудованию	Журнал операций по Выбытию и перемещению НФА

 

Источник: https://xn--24-8kc6aignh2alj3b1e2b.xn--p1ai/%D0%B1%D0%B3%D1%83/%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D1%81%D1%8B/%D1%81%D1%87%D0%B5%D1%82-105-%D0%B1%D1%8E%D0%B4%D0%B6%D0%B5%D1%82%D0%BD%D1%8B%D0%B9-%D1%83%D1%87%D0%B5%D1%82-%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B7%D0%B0

Секреты формирования Журнала № 7

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке с отражением в соответствующих журналах операций.

Однако порядок формирования этих регистров описан в Приказе № 173н очень схематично.

В статье об общены типичные вопросы, касающиеся составления журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (далее – Журнал № 7).

Согласно п. 11 Инструкции № 157н по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются.

На обложке указываются:

• наименование субъекта учета;
• название и порядковый номер папки (дела);
• период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
• наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием его номера (при наличии), количества листов в папке (деле).

В настоящее время бухгалтерский учет повсеместно ведется с применением программного обеспечения, и формирование журналов осуществляется в автоматизированном режиме. Хотя у бухгалтеров, случается, возникают вопросы по составлению Журнала № 7 (например, в целях проверки правильности алгоритма, заложенного в программу), они не носят массового характера.

Основная же проблема связана с определением принадлежности первичного документа к конкретному журналу операций.

Как следует из наименования Журнала № 7, он применяется для накопления информации об объектах нефинансовых активов, выбывающих с баланса или перемещаемых внутри учреждения между материально ответственными лицами.

Очевидно, первичными документами, которые относятся к данному журналу, являются акты о списании объектов, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, накладные на внутреннее перемещение объектов основных средств и т. п.

Однако предназначение Журнала № 7 не ограничивается сбором данных о выбытии и перемещении нефинансовых активов.

В нем также отражаются отдельные операции по принятию к учету нефинансовых активов и начисление амортизации.

Так, в отношении основных средств в п. 55 Инструкции № 157н сказано, что учет операций по поступлению объектов ведется:

• в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – в части операций принятия к учету объектов основных средств по сформированной первоначальной стоимости или операций по увеличению первоначальной (балансовой) стоимости объектов основных средств на сумму фактических затрат по их достройке, реконструкции, модернизации, дооборудованию;
• журнале по прочим операциям – по иным операциям поступления объектов основных средств.

В отношении материальных запасов в п. 120 Инструкции № 157н сказано, что учет операций по их поступлению ведется:

• в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – в части операций принятия к учету материалов, товаров по сформированной фактической стоимости (в сумме фактических вложений); операций по увеличению фактической (балансовой) стоимости материалов (оборудования, учитываемого в составе материалов, и т. п.) на сумму фактических затрат по их дооборудованию, модернизации;
• журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо журнале операций расчетов с подотчетными лицами – в части операций поступления материальных запасов по фактической стоимости их приобретения (изготовления);
• журнале по прочим операциям – по иным операциям поступления объектов материальных запасов.

Из приведенных пунктов Инструкции № 157н следует, что в Журнале № 7 отражаются только записи по дебету счетов 101 00 «Основные средства», 105 00 «Материальные запасы» в корреспонденции с кредитом счета 106 00 «Вложения в нефинансовые активы» по сформированной на этом счете стоимости.

При решении вопроса о том, к какому журналу подшивать тот или иной первичный документ, нужно исходить прежде всего из содержания операции, а не вида этого документа.

Например, бухгалтеры нередко спрашивают, к какому журналу подшивать товарную накладную, которой оформляется продажа (отпуск) материальных ценностей. Разберем эту ситуацию.

Актуальным является вопрос, стоит ли подшивать к Журналу № 7 (или к какому-либо другому журналу) договоры (контракты). В некоторых учреждениях подобный порядок применяется. На наш взгляд, этого делать не нужно.

Во-первых, договор (контракт) не является первичным документом. Во-вторых, он может носить долгосрочный характер, и срок его действия может превышать период, за который формируется Журнал № 7.

Кроме того, время от времени возникает потребность представлять договор третьим лицам (например, в Федеральное казначейство).

Принятие объекта основных средств к учету осуществляется на основании акта о приеме-передаче, а не накладной поставщика.

Следовательно, к Журналу № 7 подшивается соответствующий акт. Что касается материалов, то и оприходование запасов, и учет расчетов с поставщиками производятся на основании товарно-сопроводительного документа поставщика (накладной).

Однако, как было сказано выше, в Журнал № 7 попадают только операции по дебету счета 105 00 в корреспонденции с кредитом счета 106 00.

Согласно пп. 120, 257 Инструкции № 157н информация о приобретении материалов фиксируется в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Следовательно, накладную нужно подшить к этому журналу.

Застраховаться от возможных затруднений при распределении первичных документов между журналами можно, предусмотрев в учетной политике возможность подшивки оригинала и копии документа одновременно в несколько журналов. В такой ситуации на копии целесообразно указать наименование и порядковый номер папки, в которой хранится оригинал.

Журналы – отдельно, документы – отдельно?

Некоторые бухгалтеры вообще не подшивают первичные документы к журналам. «Какой смысл формировать многотомные фолианты, которыми неудобно пользоваться?» – рассуждают они.

Разумеется, в данном случае имеет место нарушение требований п. 11 Инструкции № 157н. Однако вопрос о наказании за него остается открытым.

В статье 15.11 КоАП РФ установлен штраф на должностное лицо в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов.

При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимаются:

• занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
• искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

О том, что считать грубым нарушением порядка и сроков хранения учетных документов, в законодательстве не сказано. Если бухгалтер учреждения не подшивает первичные документы к журналам, сроки хранения могут и не нарушаться. Поэтому вопрос о правомерности привлечения к ответственности за такое деяние является спорным.

На наш взгляд, факт отсутствия судебных решений по этой теме (хотя бы на уровне федеральных округов) уже свидетельствует о том, что привлечение к ответственности по рассматриваемой статье КоАП РФ является чрезвычайно редким.

Именно поэтому некоторые специалисты предпочитают хранить документы строго по номенклатуре и по срокам хранения, не подшивая их к журналам операций. Ведь иначе при подготовке к сдаче в архив все придется расшивать.

Как отражать амортизацию

У бухгалтеров часто возникает вопрос, можно ли в Журнал № 7 записывать общие суммы оборотов по счетам, а не начисление амортизации по каждому основному средству.

Если отражать начисление амортизации по каждому объекту, журнал становится неудобным для использования – 90% записей составляют строки по амортизации, среди которых теряются сведения о перемещениях и выбытиях.

В пункте 91 Инструкции № 157н сказано лишь, что начисление амортизации по нефинансовым активам отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

О том, каким образом это нужно делать, умалчивается. Поэтому, на наш взгляд, учреждение может закрепить соответствующий порядок в своей учетной политике.

Как отражать внутреннее перемещение

Как известно, в журналах операций среди прочих данных указывается корреспонденция счетов. Отражение в учете внутреннего перемещения нефинансовых активов между материально ответственными лицами в учреждении имеет некоторые особенности:

• внутреннее перемещение объектов основных средств (п. 9 Инструкции № 174н, п. 9 Инструкции № 183н)Дебет 0 101 00 310 (0 101 00 000) Кредит 0 101 00 310 (0 101 00 000);
• внутреннее перемещение объектов нематериальных активов (п. 16 Инструкции № 174н, п. 16 Инструкции № 183н)Дебет 0 102 00 320 (0 102 00 000) Кредит 0 102 00 320 (0 102 00 000);
• внутреннее перемещение материальных запасов (п. 35 Инструкции № 174н, п. 35 Инструкции № 183н)Дебет 0 105 00 340 (0 105 00 000) Кредит 0 105 00 340 (0 105 00 000).

Таким образом, по дебету и кредиту указывается один и тот же счет. На практике применяются два подхода:

• внутреннее перемещение активов в Журнале № 7 не отражается;
• внутреннее перемещение отражается в Журнале № 7, несмотря на упомянутые особенности формирования бухгалтерских записей.

На наш взгляд, обоснованной представляется вторая точка зрения. И вот почему. В соответствии с ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах.

Журнал № 7 предназначен для учета операций по выбытию и перемещению объектов нефинансовых активов. Значит, операция по внутреннему перемещению должна быть в нем зафиксирована.

Для номера счета предусмотрены графы 9, 10 Журнала операций (ф. 0504071). Исключений для случаев совпадения номера счета не предусмотрено. Образец заполнения журнала в рассматриваемой ситуации приведен в конце статьи.

Как указывать сальдо

В типовой форме Журнала операций (ф. 0504071) предусмотрены графы не только для оборотов по счетам, но и для остатков на начало и конец периода.

Согласно Приказу № 173н данные об остатках могут не заполняться в журналах операций расчетов с подотчетными лицами, с поставщиками и подрядчиками, с дебиторами по доходам, если аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Для Журнала № 7 исключений не сделано. Следовательно, остатки по счетам на начало и на конец периода проставляются в данном регистре в любом случае. Поскольку никаких указаний по заполнению этих показателей Приказ № 173н не содержит, на наш взгляд, наиболее удобным является следующий порядок.

1. На каждый счет синтетического счета (по аналитической группе учета) заводится отдельная строка в начале и в конце Журнала операций (ф. 0504071).

2. При заполнении строк с остатками графы 1–6 не заполняются.

3. В графах 7 или 8, 12 или 13 указываются суммы остатков.

4. В графе 9 или 10 указывается номер счета в зависимости от того, является остаток дебетовым или кредитовым.

Что делать с электронными документами

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/96382

Обязательно ли вести книгу учета материальных ценностей

Терентьев Богдан

Во время инспектирования сравниваются данные, имеющиеся в бухгалтерской отчетности, а также записи в книге. Результат проверки фиксируется в документе, на специально отведенной для этого странице. Заполнение Существует определенный порядок, который необходимо соблюдать при заполнении книги:

• На титульной странице или в шапке должно быть указано название организации, подразделения, к которому относится книга, данные ответственного лица, дата открытия книги и здесь же вписывается дата закрытия, когда книга будет полностью заполнена.
• В таблицу заносятся сведения о материальных ценностях. Для каждого вида заводится отдельная страница. Указываются характеристики, место хранения предмета, его стоимость, единица измерения и норма запаса.
• Для прибытия и расходования ценностей также предусматривается отдельная таблица, в которую заносится информация об этих событиях.

Раздел 6. учет материалов на складах

Приложения N 5 к Приказу N 52н).В то же время материально ответственными лицами также должен осуществляться учет ценностей, находящихся у них на хранении, с применением Книги (Карточки) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству (абзац седьмой п. 119 Инструкции N 157н).

В данной норме речь идет о выборе регистра бухгалтерского учета между Книгой (ф. 0504042) и Карточкой учета материальных ценностей (ф. 0504043). При этом следует учесть, что Карточка (ф. 0504043) является регистром бухгалтерского учета, аналогичным Книге (ф.

0504042), но применение ее возможно только при ограниченном объеме наименований материальных ценностей (п. 3 Приложения N 5 к Приказу N 52н).

Как вести книгу учета материальных ценностей

Как проводится уценка ТМЦ? Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки.

Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей. Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию.

Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию.

В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции.

В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.
Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача.

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций). Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток. 267.

Можно ли вести книгу учета материальных ценностей в электронном виде

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца.

При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце.

Источник: http://alishavalenko.ru/obyazatelno-li-vesti-knigu-ucheta-materialnyh-tsennostej/