На чакие документы нельзя ставить гербовую печать

На какие документы ставится печать? Все о печати и ее использовании

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30–3003 печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В ГОСТ Р 6.30–2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Какие бывают печати?

• Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону «О государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 (в редакции от 12.03.2014) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
• Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

• Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем иимеет следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации.

В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей, который включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Где ставится печать?

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заключения и Отзывы на авторефераты.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Исполнительные листы.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников , имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Узнайте как правильно оформить утверждение документов>>

Узнайте как работать с документами «Для служебного пользования»>>

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2014-01-09T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»http://2.bp.blogspot.com/-DjfGJvQpfao/VA88zW_wPqI/AAAAAAAAASQ/IiH8V7ZY4mE/w1200-h630-p-k-no-nu/%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B0%D1%82%D1%8C.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2014/09/na-kakih-documentah-stavitsya-pechat.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐÐ° каких документах ставится печать? Какие бывают печати в организации? Где ставить печать првильно? Все о печати и ее использовании на docdelo.ru»,»word_count»:789,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2014/09/na-kakih-documentah-stavitsya-pechat.html

На какие документы ставится гербовая печать учреждения

На какие документы ставится гербовая печать учреждения? — невзирая на осведомленность нашего населения, иногда можно услышать такой вопрос.  Мы будем рады дать ответ на этот вопрос, ведь наша компания не только изготавливает печати любых образцов, но и прекрасно разбирается в тонкостях законодательства и делопроизводства.

Аксиомы делопроизводства

Как известно, процесс заверения подлинности подписи на документе происходит по средствам печати. Большая часть учреждений использует в работе, как правило, два основных вида:

• гербовая печать;
• печати для различных целей.

Гербовая, имеет круглую форму, в ее центре располагается изображение герба. На окантовку печати наносится полное название учреждения, организации, компании.

Изготовление гербовых печатей происходит на основании определенных законодательно-нормативных актов РФ. Существуют основные законодательные требования, которые обязательны к выполнению, как со стороны изготовителя печатей, так и заказчика данной услуги.

На практике проставление гербовой печати необходимо на многих бухгалтерских и нотариальных документах. К таковым можно отнести:

• письма гарантийного характера на выполнение работ определенного рода либо получение услуг;
• всевозможные поручения (пенсионные, платежные, банковские, платежные);
• разные заявления, связанные с аккредитивами, отказами от акцепта и т.п.;
• доверенности (для осуществления процедуры получения товаро-материальных ценностей).

Основополагающим актом, регулирующим использование такого вида печатей, был и остается ст.

№ 4 ФКЗ РФ — «О Государственном гербе РФ», где сказано о том, что: герб государственного уровня РФ должен быть размещен на печатях принадлежащих федеральным органам госвласти, другим государственным органам, организациям и учреждения, а также тем органам, организациям и учреждениям (форм собственности не имеет значения), которые наделены отдельными государственно-властными полномочиями».

Существующие требования к формам и содержанию

На рынке услуг по изготовлению печатей наша компания уже более 18 лет. Вся наша деятельность основывается на оказании только услуг высокого уровня. В работе мы не пытались найти легких путей, противоречащих законодательным требованиям. Все это в комплексе было вознаграждено со стороны наших постоянных и многочисленных клиентов, которые доверяют нам и качеству изготавливаемой продукции.

При изготовлении данной продукции мы придерживаемся следующих требований:

• все определения и требования к формам и размерам гербовых печатей изложены в ГОСТе Р 51511-2001, которым мы руководствуемся в своей деятельности;
• а также постановлением № 505 Госстандарта РФ.

Нами изготавливаются гербовые печати, как и указано в законе только круглой формы. Центр печати содержит изображение герба РФ, а ее окружность подразумевает нанесение информации о наименовании конкретного юридического лица (в соответствии с учредительными документами).

Сокращенный вариант нанесения наименования допустим только в том случае, если таковое прописано в учредительных документах. Обычно оно наносится после основного и в скобках. Если это наименование на иностранном языке, то изначально наносится главный вариант на русском, а после уже на иностранном.

Не стоит забывать, что в акционерных обществах предъявляются требования другого законодательного акта, а именно п.№6 ст.№2 ФЗ «Об акционерных обществах». Они имеют некоторые отличия, но при изготовлении мы придерживаемся именно таких правил и требований.

Сейчас много компаний однодневок или частных лиц, которые предоставляют такого рода услуги невзирая на последствия. Это не наш профиль, мы не подвергаем ни себя, ни своих клиентов, ни малейшей опасности с законодательной точки зрения.

Но, вернемся к вопросу — на какие документы ставится гербовая печать учреждения.

Для каких документов нужна гербовая печать

Проставление на документах в негосударственных учреждениях производится лишь на подлинных документах, которые требуют особого удостоверения, к их числу относятся:

• разные виды договорных документов
• документы, которые удостоверяют личность, квалификацию, наличие трудового стажа (обыкновенно это либо паспорт, либо трудовая книжка, либо диплом и другие варианты).

Мы постарались максимально раскрыть информацию. В свою очередь хочется сказать, изготовление печатей – это направление деятельности, которому мы посвятили многие года и достигли определенных высот.

Любая задача, поставленная перед нами со стороны заказчика — это еще одна ступень к совершенствованию уже обретенных навыков и отражение их в готовой продукции. Наши предложения по изготовлению печатей многочисленны, неординарны и подразумевают индивидуальный подход к каждому клиенту.

Источник: http://ipa-msk.ru/na-kakie-dokumenty-stavitsya-gerbovaya-pechat-uchrezhdeniya/

На чакие документы нельзя ставить гербовую печать

• — поручениях (бюджетных, банковских, пенсионных, сводно — платежных);
• — ходатайствах и представлениях, характеристиках, награждениях и аттестациях;
• — реестрах (бюджетных поручениях, чеках, документах, предоставляемых в банк);
• — сметах расходов;
• — соглашениях и договорах, которые подписаны от лица учреждения;
• — распоряжениях и приказах;
• — справках;
• — удостоверениях работников учреждения;
• — штатном расписании учреждения;
• — аттестатах выпускников;
• — личных делах воспитанников и учащихся;
• — почетных грамотах и дипломах;
• — инструкциях, которые обязательны для исполнения;
• — трудовых книжках работников;
• — в классном журнале.

Ознакомившись с вышеизложенным списком, можно точно узнать, какие документы заверяются гербовой печатью.

Гербовые печати применяются в госучреждениях, органах государственной власти и организациях, наделенных государственными полномочиями (к примеру, в частных нотариальных конторах). Гербовая печать ставится на документах, нуждающихся в особом подтверждении подлинности, в частности, на договорах, трудовых книжках, грамотах, свидетельствах, служебных удостоверениях, дипломах.

Важно

Печать обеспечивает документу юридическую силу и подтверждает подлинность подписи завизировавшего его должностного лица. Гербовая печать необходима на подлинниках важнейших документов, в частности, удостоверяющих личность, квалификацию и трудовой стаж.

На какие документы ставится гербовая печать учреждения?

Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать.

Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда — простая, как используются штампы, если они есть в организации.

Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме: Оттиск печати службы ДОУ Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Оттиск гербовой печати Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны: — штатное расписание; — образцы подписей на открытие счетов и др.

Внимание

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

Печать «для документов» куда можно ставить?

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей Печать в трудовой книжке Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника.

Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах — Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно.

Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):- при первичном оформлении книжки — на титульном листе;- при изменении анкетных данных сотрудника — на внутренней стороне обложки;- при увольнении — после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

7. использование оттиска печати при оформлении документов 

Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации. Недопустимо ставить печать поверх личной подписи. И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к.
это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности. Как ставить печать?

• При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
• После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике.

Еще раз о печати

Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.

• Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.

Уход за печатью В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы.

Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений.

Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно На каких документах какие печати ставить Заверяем документы по правилам Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными.

Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне.

Центр печати содержит изображение герба РФ, а ее окружность подразумевает нанесение информации о наименовании конкретного юридического лица (в соответствии с учредительными документами). Сокращенный вариант нанесения наименования допустим только в том случае, если таковое прописано в учредительных документах.

Обычно оно наносится после основного и в скобках. Если это наименование на иностранном языке, то изначально наносится главный вариант на русском, а после уже на иностранном.

Сейчас много компаний однодневок или частных лиц, которые предоставляют такого рода услуги невзирая на последствия.

• Справки (о зарплате, выплате страховки, лимитные и пр.);
• Исполнительные листы;
• Спецификации;
• Заявления (в частности, об отказе от акцепта);
• Нормы расхода;
• Уставы организаций;
• Отзывы и заключения;
• Командировочные удостоверения;
• Образцы подписей работников, которые вправе совершать финансово-хозяйственные операции, и оттисков печатей;
• Удостоверения;
• Поручения (банковские, бюджетные, платежные, пенсионные и пр.);
• Титульные списки;
• Положения об организациях;
• Ходатайства и представления (о награждениях, премиях и т.д.);
• Реестры бюджетных поручений и чеков;
• Сметы расходов на калькуляцию к договору, содержание аппарата управления и пр.;
• Штатные расписания.

Использование гербовой печати на местном уровне требует четкого предписания.

Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи. На некоторых документах стоит специальная отметка «М.

П.» (место печати). Если она есть — одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений. Для чего нужна печать? Печать придает документу юридическую силу — она подтверждает подлинность подписи должностного лица.

Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях.

Он представлен в таблице на стр.

Источник: http://lcbg.ru/na-chakie-dokumenty-nelzya-stavit-gerbovuyu-pechat/

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Елена Ширимова, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Кадровое дело

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах — каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

Кнам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» — спрашивает предприниматель из Самары.

«Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» — интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» — сетует кадровик из Ставрополя.

Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей.

Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.

Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.

Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.

Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп — это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».

Датер — штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле — это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека.

В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя — там нужна только собственноручная подпись должностного лица.

А вот на письмах, грамотах, поздравлениях — вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, — договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.

Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы — круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные.

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть — одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу — она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать.

На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения.

Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными.

Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне.

Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать.

Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда — простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет — самостоятельным документом или дополнением к уставу.

В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ.

Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах — Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно.

Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них): — при первичном оформлении книжки — на титульном листе; — при изменении анкетных данных сотрудника — на внутренней стороне обложки; — при увольнении — после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп — если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».

Лариса САНКИНА , доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета: — К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации).

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: https://hr-portal.ru/article/ottisk-pechati-na-kakih-dokumentah-stavit

Когда применяется печать для документов?

› Новости › LifeStyle Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати.

Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?

Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.

В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.

Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?

В современных деловых отношениях без штемпелей не обойтись. В любой компании должны быть в наличии так называемые гербовые или приравненные к ним печати. Стоит сразу же обозначить, что гербовая печать представляет собой уникальную категорию, которая предназначена для органов государственной власти и непосредственных государственных учреждений.

Помимо этого, подобного вида печати могут использовать организации, имеющие соответствующие полномочия. В противном случае предполагается наличие основного оттиска, который по своей функциональности приравнивается к гербовой, однако им не является.

• Гербовая — должна быть выполнена на круглом клише и включать в себя следующие элементы: государственный герб в центре, по окружности наименование организации.
• Основная — имеет круглую форму и вмещает в себя: полное название фирмы на русском языке, а также адрес, ИНН, ОГРН и т.п. Допустимо дублирование названия фирмы на иностранном языке, наличие собственной эмблемы, товарного знака и другие индивидуальные отличия.

Использование одной основной печати не всегда удобно. Ведь за каждым экземпляром закреплен сотрудник, который обладает правом ее использования.

В вопросе главного штемпеля, который имеет абсолютную силу, подобные функции разрешены только директору, а выдавать посторонним людям на руки такой могущественный инструмент готов далеко не каждый.

Для того чтобы разграничить ответственность работников, упорядочить документацию и обезопасить бизнес от мошенников, во многих компаниях наряду с основной печатью используется клише с надписью для документов. Они имеют ряд отличительных черт, однако в базовом содержании основываются на тех же требованиях что и основной инструмент.

• Круглая печать для документов представляет собой клише, в котором указаны полное название фирмы и точный адрес. Эти данные дополняются надписями: «Отдел кадров», «Филиал» или «Для документов», «Для счетов» и т.д. Все зависит от того, где и кто будет использовать данный оттиск.

Присутствие же герба государства на печати организации недопустимо, так же как и использование его видоизмененных вариантов. Подобные действия могут быть расценены, как подделка геральдических знаков и их использование, а это является прямым нарушением закона.

Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид.

Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.

Использование печати для документов

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.

На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного.

Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса.

В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов. Дополнительный инструмент является универсальным решением.

И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.

Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?

В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:

• место и время уничтожения;
• состав комиссии;
• причина уничтожения;
• оттиск уничтожаемой печати;
• способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
• заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.

Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве.

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати.

Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.

Перечень вариантов, где можно поставить печать:

• Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
• Дополнительные соглашения.
• Акты приема-сдачи работ.
• Справки и характеристики.
• Командировочная документация.
• Ходатайства и гарантийные письма.
• Трудовые книжки.
• Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины.

Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным.

Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д.

Куда ставить печать на документах?

Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.».

Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку. Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми.

И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов. Источник Graver.ru.

Источник: https://youtube03.com/news/kogda_primenjaetsja_pechat_dlja_dokumentov/2017-09-30-2122