Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

Содержание

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

09.07.2018

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

● запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

В своей работе ЭК руководствуется правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы России (далее – Росархив) и учреждениями ее системы, расположенными в субъектах Российской Федерации, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Глава 6Хранение документов по кадровому учету

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

После того, как отобраны необходимые документы для их последующей передачи в архив, такие документы должны быть надлежаще оформлены. Оформление документов для архива организация может осуществить самостоятельно или обратиться за помощью в специальные организации. Но если документов, которые передаются в архив не очень много, то тогда смысла в посредниках нет.

Хранение кадровых документов

Выдача дел из архива производится под роспись, а изъятие отдельных документов из дела с постоянным сроком хранения допускается только в исключительных случаях, на основании распорядительного документа руководителя организации. Перед изъятием документа необходимо изготовить и заверить его копию, которая должна храниться в деле вместе с актом об изъятии подлинника.

На практике работодатель обеспечивает текущее и архивное хранение кадровых документов на уровне организации, либо после истечения срока оперативного хранения передает их в муниципальный или государственный архив.

Для удобства хранения, поиска и использования кадровые документы систематизируются — формируются в дела еще на стадии делопроизводства.

Наряду с делами применяются другие виды систематизации, например, объединение документов в журналы (книги) или картотеки.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Рекомендуем прочесть: Индекс документа и уин это одно и тоже

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Учебно-методическое обеспечение дисциплины(курса)

1.Понятие кадрового делопроизводства. 2. Государственное регулирование кадрового делопроизводства. 3. Регламентация оформления кадровых документов в ГОСТах, унифицированных системах документаций, классификаторах технико-экономической и социальной информации. 4. Современная регламентация создания кадровых документов на уровне министерств и ведомств. 5.

Инструктивно- методические материалы предприятий и организаций по созданию и оформлению кадровых документов. 6. Структура организационно-правовых документов. 7. Требования к составлению организационных документов, процедура их согласования и утверждения, порядок внесения в них изменений и дополнений. 8. Назначение плановых документов, их виды, структура. 9.

Требования к составлению плановых документов, процедура их согласования и утверждения, порядок внесения в них изменений и дополнений. 10. Назначение договорных документов, их виды, структура. 11. Требования к составлению договорных документов, процедура их согласования и утверждения, порядок внесения в них изменений и дополнений. 12.

Различия между индивидуальным трудовым договором и гражданско-правовым договором. 13. Распорядительная кадровая документация, виды и правила составления и оформления. 14. Справочно-информационная документация, виды, правила составления. 15. Учетная кадровая документация, виды, требования к оформлению. 16.Личное дело сотрудника, требования к его оформлению. 17.

Работа кадровой службы по обеспечению сохранности персональных данных работников, Положение о защите персональных данных, согласие работника на обработку и использование его персональных данных. 18. Унифицированные формы документов по учету и использованию рабочего времени. Методы учета использованного рабочего времени. 19.

Условные обозначения видов затрат рабочего времени. 20. Документы, подтверждающие отсутствие на рабочем месте по уважительной причине. 21. Порядок оформления документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность. 22. Кадровый документооборот. 23. Номенклатура дел кадрового подразделения. 24. Сроки хранения кадровых документов.

Особенности работы с документами кратких сроков хранения. 25. Формирование дел и оперативное хранение кадровых документов. 26. Подготовка кадровых документов к сдаче в ведомственный архив, справочно-поисковая система по кадровым документам в архиве 26.Требования архивного законодательства к обеспечению сохранности документов по личному составу. 27.

Управление архивным хранением документов. 28. Правила заполнения и хранения трудовых книжек. 29. Пакет документов при проведении оценки персонала.

30. Перечень документов и порядок их оформления на награждение отраслевыми и государственными наградами.

4. Необходимость оформление личных дел работников регламентирована: 1) ОКУД ; 2) Основными правилами работы архивов организаций ; 3) Правилами внутреннего трудового распорядка ;

4) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .

Уничтожение документов

Работа комиссии, как начинается, правило с выделения к уничтожению дел временного хранения срока, в которых в принципе не могут быть документы подшиты постоянного и долговременного хранения. Но с целью факта исключения случайного уничтожения документов, подлежащих хранению дальнейшему, рекомендуется проводить полистную проверку Дела.

уничтожение быть должно санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями правовых нормативных актов;
документы, связанные с предстоящими проводимыми или судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не уничтожение;
следует документов проводится таким образом, обеспечивать чтобы конфиденциальность любой содержащейся в них уничтожаются;
информации все копии документов, разрешенных к включая, уничтожению персональные, страховые и резервные.

Рекомендуем прочесть: Пособие на детей малоимущим семьям в 2019 году

Составление акта о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.

Уничтожение документов при ликвидации

Формирование дел в связки.

Уничтожение документов путем шредирования 1000 кг/7 000 рублей Уничтожение документов путем сжигания 100 кг/5500 рублей На нашей территории Наименование работ по утилизации Уничтожение документов на нашей территории (с использованием нашего автотранспорта) 300 кг/1800 рублей Уничтожение документов на нашей территории (доставка собственным автотранспортом) 500 кг/1400 рублей Уничтожение документов на нашей территории (доставка собственным автотранспортом) 6-м уровнем секретности 100 кг/5400 рублей Цена включает работу наших грузчиков по разгрузке автотранспорта, уничтожение на нашей территории; предоставление акта об утилизации и всех необходимых закрывающих бухгалтерских документов Что получает наш клиент? В назначенное время и место подъезжают 2 наших специально обученных специалиста-грузчика на надежном грузовике-шредере Составляем акт и договор о оказанных услугах Вы впускаете их к себе в офис Грузчики собирают все что подлежит уничтожению На ваших глазах измельчают документы Машина увозит продукт измельчения Отходы подвергаются переработке Скорость утилизации до 3 тонн в час! Что требуется от клиента? Позвонить нам по номеру +7(499)391-47-01 Мы не берем предоплату и не требуем гарантийных обязательств Показать объект и наблюдать процесс уничтожения Оплатить фактически выполненную работу Контакты Как мы работаем? Утилизация документов в нашей компании – комплексная услуга.

Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. 3.10.

В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов. Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование.
Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению Ссылка на основную публикацию

Источник: https://truejurist.ru/kompensatsii/kto-prinimaet-reshenie-o-vydelenii-kadrovyh-dokumentov-k-unichtozheniyu

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

бумаги можно сжечь;
порвать вручную;
использовать шредер;
сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению

Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

Предварительные действия

издаётся приказ о создании комиссии;
создаётся экспертная комиссия;
отбираются документы к уничтожению;
составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Комиссия по уничтожению документов

Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК).

Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

создание ЭК;
состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!

Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Акт о выделении документов к уничтожению

Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её актуальную версию можно скачать здесь.

В документ методично нужно внести:

гриф утверждения;
название папки с делом или документа;
даты начала и окончания дела;
индекс по номенклатуре;
количество томов или листов;
срок хранения.

В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

Приказ об уничтожении документов

Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

его дату и номер;
основание (акт о выделении дел к уничтожению);
распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
способ и время уничтожения.

После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:

способ уничтожения;
исполнителя;
опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

документы точно больше не понадобятся;
в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно:не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/kak-pravilno-unichtozhit.html

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

При минимальном количестве баллов (1 — 9) зачёт считается несостоявшимся.

Баллы уменьшаются в случае: — ошибки в изложении вопроса – на 3 балла; — за ответы, не подтверждённые конкретными фактами, ссылками на нормативно-правовые акты — на 2 балла; — за отсутствие научной терминологии — на 4 балла; — отсутствие обобщений и анализа по теме ответа — на 5 баллов; — отсутствие выводов — на 4 балла; — незнание руководящих документов и видных учёных источниковедов — на 3 балла; — наводящие вопросы преподавателя — на 2 балла.
Зачёт проставляется студенту, набравшему по всем видам учебной деятельности не менее 70 баллов. В зачётной ведомости отражается как академическая, так и балльная оценки. По последней определяется общий рейтинг студентов по итогам работы в семестре.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку. Акт об уничтожении документов Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3). Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей.
Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Уничтожение кадровой документации

Драчук, М. Штатное расписание – первичный документ? /М. Драчук// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2010.-№11.-С.67-70.
Кузнецова, Д., Белицкая, И. Ученический договор / Д. Кузнецова, И. Белицкая // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009.-№8.-С. 46-53.
Камалова, Е. Как оформить перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением /Е. Камалова// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2010.-№11.-С. 30-38.
Коннова, А. Документационное сопровождение подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров в крупной промышленной организации /А.Коннова// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009.-№8.-С. 14-22.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: уч. пособ. для ВУЗов. – МЭИ, 2010. -232 с.
Кузнецова Т.В.

Документация, имеющая срок хранения «постоянно», но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению?

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В случае реорганизации организации, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.

Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

12 кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

М.: ФАС России, ВНИИДАД, :2002.-152 С.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). М.: Госстандарт России, 1994.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). М.: Госстандарт России,1993.
Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 «Унифицированные формы кадровой документации и документации по учету использованного рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда». /см Консультант Плюс/.

Источник: http://dtpstory.ru/kto-prinimaet-reshenie-o-vydelenii-kadrovyh-dokumentov-k-unichtozheniyu/

Уничтожение документов

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 330 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/hranenie-i-unichtozenie-dokumentov/unichtozenie-dokumentov.html

1 этап. Просмотр дел

На этом этапе необходимо разложить дела или документы в соответствии с их сроками хранения. Разделить документы с временным, длительным и постоянным сроком хранения. На дела длительного и постоянного срока хранения составить описи дел. Оформить эти дела и поставить на хранение. Так мы сможем исключить случайное уничтожение нужных документов.

2 этап. Подготовка проекта акта о выделении документов к уничтожению

Документы, которые отобрали на уничтожение на предыдущем этапе, просматривают еще раз. Делают это для того, чтобы проверить, не попали ли в них бумаги, срок хранения которых может отличаться от срока хранения тех, что были выбраны. Например, приказы о перемене имени и фамилии могли попасть в документы с 5-летним сроком хранения.

После того, как все бумаги перепроверили, внесите их в форму акта из приложения № 21 (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

3 этап. Заседание комиссии

На этом этапе проходит заседание экспертной комиссии для совместного рассмотрения акта. Заседание может быть организовано и по электронной почте. Автор акта приглашает всех ознакомиться с актом, внести свои рекомендации и пожелания. Обсуждение можно вести в электронной переписке.

4 этап. Оформление протокола заседания экспертной комиссии

Утвержденной формы протокола нет, можно оставить в свободной форме. Главное, чтобы в нем указали состав комиссии, дату заседания, повестку дня, кто присутствовал, кто выступил и что решили.

5 этап. Подписание протокола и акта

Протокол подписывают секретарь и председатель комиссии. В акте ставят визы все, кто принимал участие в его согласовании, а также подпись автора акта и гриф согласования комиссией. После этого акт передают на подпись руководителю.

6. Этап. Уничтожение

На этом этапе проводится непосредственно само уничтожение по приемо-сдаточной накладной. Делают запись в акте о том, каким весом были уничтожены документы, количество дел и способ уничтожения.

Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные

Необходимо документально зафиксировать факт уничтожения сведений, составляющих персональные данные. Об этом дает следующие разъяснения Роскомнадзор в информации от 25.09.2015 «Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных»:

Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора.

Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале.

Типовая форма акта и журнала утверждаются самим Оператором

Способы уничтожения

Утилизация на специализированных производствах, занимающихся переработкой макулатуры. Уничтожить могут прессованием, смешивают с другими сортами макулатуры, после чего документы становятся не пригодны к прочтению.

Уничтожение при высоких температурах. Для этого способа используют технологию тепловой обработки.

Метод сжигания на тепловых станциях. Его использовали ранее. Этот способ не пригоден с точки зрения экологии. Тем более, что бумага – это вторичное сырье, которое стоит денег. Вам даже могут заплатить за вашу бумагу и вывезти бесплатно.

Перечисленные способы подходят для больших объемов бумаг. Как правило, речь идет не о нескольких папках, а о тоннах бумаги. Специализированные предприятия принимают макулатуру на вес. Для вашей организации — это документы, а для организации-переработчика – сырье.

Отметим, что есть и способ для небольшого количества бумаг – уничтожение через офисный шредер. Этот способ подходит только для уничтожения документов в офисе, при небольших объемах.