Какие документы входят в систему кадровой документации предприятия

Какие документы входят в систему кадровой документации предприятия

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно — распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.) В состав кадровой документации входят следующие документы: 1.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п. д.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания. При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия. При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Состав кадровой документации и ее назначение

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет 17 Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст.

128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). 5 лет 18 Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Ведется на каждого работника.

75 лет 19 Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

Перечень необходимых кадровых документов

Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 33 Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же.

5 лет 10 лет 34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно 35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет 36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г.

№ 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) 5 лет 37 Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.График сменности Ст.

103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работыДокументация по личному составу Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.

Виды и назначение кадровой документации

Постоянно 12 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 75 лет 13 Приказы о переводе на другую работу Статья 72.

1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). 75 лет 14 Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет 15 Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости.

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16 Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Состав кадровой документации

Внимание

Обозначены критерии аттестации и оценки, мероприятия по организации аттестации и порядок их проведений (сроки, графики), определяется состав аттестационной комиссии и регламент его работы. 11.

Положение об оплате труда Устранение диспропорций в оплате труда отдельных категорий работников, закрепление кадров на предприятии, соблюдение интересов работников и работодателя в части роста трудовой отдачи и роста ее оплаты, равнонапряженность трудовых норм или дифференциация заработной платы в зависимости от напряженности труда работника.

Указываются цели, которые ставятся в сфере организации оплаты труда на период действия положения и достижению которых должна способствовать организация заработной платой.

Определяются нормативные документы, охарактеризованы системы, на базе которых определяется размер заработной платы.

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

• приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
• приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
• декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
• отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. Состав кадровой документации и ее назначение Все документы, рассмотренные в таблице №2, входят в систему кадровой документации, то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое.

Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп): — локальные нормативные акты, — распорядительные документы, — документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, — информационно-расчетные документы, — официальная внутренняя переписка, — журналы (книги) учета и регистрации документов. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.

Перейти к загрузке файла Любые отношения, в которые вступают люди в процессе трудовой деятельности, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника.

[3, с.94] В этой главе мы рассмотрим документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию.

Источник: http://dtpstory.ru/kakie-dokumenty-vhodyat-v-sistemu-kadrovoj-dokumentatsii-predpriyatiya/

Кадровые документы, о которых нельзя забывать

Кадровые документы регулируют все сферы отношений работодатель – сотрудник. В небольшой фирме за ведение кадровой документации отвечает бухгалтер (собственный или на аутсорсе).

Нередко ведением кадровой документации занимается сам руководитель. Но в таком случае возрастает риск что-то упустить из виду.  Кадровые документы проверяют контролирующие государственные органы, различные фонды.

И отсутствие или неправильное оформление документации учета кадров может повлечь наложение штрафа.

Зачем нужно вести кадровые документы?

• Чтобы отчитаться перед государственными органами.
• Чтобы наладить алгоритм кадрового учета в вашей компании.
• Чтобы четко очертить круг обязанностей работников и в случае спорных моментов защищать свои интересы в суде.

Перечень важных кадровых документов

Пакет кадровых документов и впрямь объемен, но все же на часть из них мы советуем непременно обратить внимание. Потому что ведение такой документации обязательно по закону.

Трудовой договор или контракт

Речь идет о документальном оформлении трудовых отношений. Составьте его в двух экземплярах: один хранится в вашей компании, другой – у работника. Примерная форма договора описана в Трудовом Кодексе РБ в статье №18. Если вы меняете условия работы, то это также оформляется документально.

Важно! Мы не советуем подменять трудовой договор гражданско-правовым. Да, велик соблазн сэкономить таким образом на отчислениях в социальный фонд. Но если проверка обнаружит нарушения – вы рискуете получить штраф.

Приказ о приеме на работу

После подписания контракта, вы должны распорядиться о его приеме на работу – издать приказ.

Личная карточка на работника

По сути это папка, куда помещают все данные о работнике: от аттестата или диплома до характеристик с прежнего места работы. Здесь же хранится приказ о приеме на работу, трудовой договор.

Трудовая книжка

Если у работника нету трудовой книжки, вы обязаны завести ее. В книжку вы заносите все сведения о трудовом стаже сотрудника. При увольнении вы обязаны отдать книжку работнику на руки.

Важно! Книжка, как правило, заполняется в присутствии владельца и выдается на руки. Но если работника нет в день увольнения на месте, то можно отправить документ почтой. Но только с согласия его хозяина. 

Договор о материальной ответственности

Если вы доверяете работнику ценное имущество, то нужно задокументировать это. Так вы обезопасите себя в случае порчи имущества компании.

Правила трудового распорядка внутри компании

В документе должен быть расписан порядок приема на работу и увольнения, во сколько смен работает ваша компания, длительность рабочего дня и перерывов, механизм премирования.

Штатное расписание

В этом документе вы перечисляете все ваши штатные единицы. Расписание составляется до формирования штата. При помощи штатного расписания часто решают спорные вопросы, на пример, если ваш работник считает, что вы рассчитались с ним не в полной мере или позже, чем нужно.

График отпусков

Документ составляется сразу на весь календарный год и должен быть готов не позднее 5 января. Сотрудников нужно с ним ознакомить под подпись. Важно точно рассчитать, на какую продолжительность отпуска имеет право каждый сотрудник.

Положение о премировании и оплате труда

Это сугубо индивидуальные для каждого предприятия документы. Их составление целесообразно, если у вас в компании работает собственная система отплаты труда и премирования. Положения закрепляются приказом руководителя компании.

Табель учета рабочих дней

Заполняется помесячно. Если ваш работник трудится по гибкому графику, то вы просто учитываете суммарное число отработанного им времени за каждый месяц.

Должностная инструкция

В ней прописаны обязанности, которые вы возлагаете на работника. С помощью этого документа работников проще контролировать. А вам как работодателю с инструкцией будет проще отстоять свою позицию в споре.

Журнал учета личных дел и книга движения трудовых книжек

Эти документы по сути предназначены для отражения движения других документов. Так, при увольнении сотрудника, он должен расписываться о получении трудовой книжки в книге учета.

Чем грозит неведение кадровой документации

Если контролирующий орган найдет нарушении в вашем кадровом документообороте, то помимо их устранения, вам может грозить штраф по статье 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

Если у вас не прописаны четко права и обязанности сотрудников, до возрастает риск возникновения недопонимания и жалоб. А недовольный работник вполне может отправиться за защитой своих интересов в суд.

Как видите, пакет обязательных документов достаточно обширный. И вести их надо не только «для галочки». Часто они помогают работодателем бороться с экстремизмом сотрудников. Поэтому мы советуем вести кадры. А сами вы будете это делать, поручите вашему сотруднику или обратитесь к специалистам на аутсорсе – решать вам.

Источник: http://www.konsalt.by/stati/upravlenie-personalom/kadrovye-dokumenty-o-kotoryh-nelzya-zabyvat.html