+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Содержание

Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и отправляются в архив с сортировкой по годам. Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов.

  • 1 Архив личных дел уволенных работников
    • 1.1 Порядок организации хранения личных дел
  • 2 Сроки хранения личных дел уволенных работников

Архив личных дел уволенных работников Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

Внимание

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Вопрос по формированию личных карточек работников

В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Документы в него помещаются в порядке их поступления.

В личное дело включаются:- анкета (личный листок по учету кадров);- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); — копия страхового пенсионного свидетельства;- трудовой договор;- копия приказа о приеме работника на работу;- опись документов, имеющихся в личном деле.По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение).

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.

2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Архив личных дел уволенных работников

В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных¦¦карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их ¦¦должностные лица: ¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский ¦¦учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской ¦¦Федерации. ¦L———————————————————————— Рис. 1 Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее — Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис. 2). ————————————————————————¬¦Приме𠦦Из п.

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7

Важно

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.

656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Ревизия личных дел Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г.
№ 160).

При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

проблема, с которой сталкиваются архивисты при приеме личных карточек от кадровых служб организаций, — отсутствие сведений об увольнении сотрудников (дат увольнения и оснований к ним): к сожалению, кадровики иногда забывают указывать эти сведения в личных карточках. В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую.
В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки.

Как сдать в архив личные карточки уволенных сотрудников

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 3.6.9.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. 3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Источник: http://kodeks-alania.ru/kak-sdavat-v-arhiv-lichnye-kartochki-uvolennyh-sotrudnikov/

Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия.

Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

  • для ознакомления с записями в трудовой книжке;
  • для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

  • за достоверность сведений при приеме на работу;
  • при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
  • при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

  • читает и переводит со словарем;
  • читает и может объясняться;
  • владеет свободно.

Далее подробно заполняем сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

  • в аппарате Совета Обороны РФ;
  • в Администрации Президента РФ;
  • в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

  • никогда не был(а) в браке;
  • брак зарегистрирован;
  • брак не зарегистрирован;
  • вдовец или вдова;
  • разведен(а) официально;
  • разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже

Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

  • удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
  • либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке будет строиться по следующему принципу

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

  • А (годные к военной службе);
  • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годные к военной службе);
  • Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

  • есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
  • работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

  • А (годные к военной службе);
  • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годные к военной службе);
  • Г (временно не годные к военной службе);
  • Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

  • ежегодных;
  • учебных;
  • без сохранения заработной платы;
  • дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это примерно так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Бланк формы Т-2

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnaya-kartochka-rabotnika-t2

Как сшивать личные дела уволенных сотрудников – Бизнес, законы, работа

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести.

Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Важно

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства.

Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Источник: https://novdmt.com/kak-sshivat-lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис.

1). Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

Голосование:

[e-mail скрыт] Российская Федерация, СПб Написал 2281 сообщение Репутация: 25 августа 2011, 12:02 Ага, в архив все равно прошивать надо, поэтому я буду дыроколить свои Т2!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Хранение личных карточек

Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе.

Категорически запрещается оставлять личные карточки без присмотра.

Правило простое: поработали с документами и вернули их обратно «под замок». Личные карточки формируются в дела по годами увольнения работников.

Это документ долговременного (50 лет, ст.

658 Перечня) хранения, так что быть должна. Таким образом, в одном томе могут быть личные карточки работников, заведенные в разные годы.

Как подготовить личные карточки для сдачи в архив

* номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание юридической силы * инструкция по кадровому делопроизводству подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения * ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1.

— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; — запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения к, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к, к которым они относятся. 1.2.

Группировка различных категорий С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т.

п.)

Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки

Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам. Соблюдайте 3 важных правила:

    Если сотрудник уходит с предприятия, то личное дело закрывают в день его увольнения.Личные дела сдают в архив не позже чем спустя 3 года после их завершения в делопроизводстве.Личные дела содержат персональные данные сотрудников. С 01.07.2019 ответственность за нарушения взаимодействия с ними ужесточена.

Также см.

Как происходит хранение личных дел сотрудников.

Образцы документов

В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  • В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.
  • Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  • Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  • Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.

Документы внутри папки нужно располагать по хронологическому признаку — от первых документов — к последним. Таким образом, вначале идет самый ранний документ, например, согласие на обработку данных, а последним — приказ об увольнении сотрудника.Согласно на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Опустим вопрос о том, почему такая дискри­минация допущена в отношении одного и того же вида документов.

Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструк­ции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.

Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника.

Хранение карточек т2 отельно или в личном деле

04.

2001.

Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора. Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника. Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде.

Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.

Источник: http://domprava76.ru/kak-sshivat-lichnye-kartochki-uvolennyh-rabotnikov-v-arhiv-81741/

Как сшивать личные карточки работников

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работни­ка составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.

Форма внутренней описи дел, рекомендован­ная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.

2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов.

Поэтому при за­ведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструк­цией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо соста­вить внутреннюю опись дел по форме, предусмот­ренной Инструкцией по делопроизводству. Лист-заверитель размещается в конце тома.

Внимание

Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #85[263902] 19 октября 2011, 6:01 мдя я личные карточки держу в личных делах, нет у образовательных учреждений денег на дополнительные папки.

у знакомых была ГИТ на проверке, дык вообще сказали, чтоб они завели ящик с отделами спецательный Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Светлана-Омск [e-mail скрыт] Российская Федерация, Омск #86[263908] 19 октября 2011, 6:52 А у нас папки с личными карточками стоят в обыкновенном шкафчике…за стеклом… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Фея [e-mail скрыт] Россия, Красноярск #87[263924] 19 октября 2011, 7:48 у меня они в сейфе страаашном 195…какого-то года стоят.

Prednalog.ru

Если же на работника не заведено личное дело, можно рекомендовать формировать трудовые договоры и контракты по году окончания срока действия кон­тракта.

Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным.

Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

Можно ли заполнять на компьютере и распечатывать листы карточки т-2?

Код личной карточки по ОКУД 0301002. В личную карточку согласно ст.

65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу:- паспорт;- трудовую книжку (или ее копию — для совместителей);- СНИЛС (страховое свидетельство);- ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции);- военный билет (для военнообязанных);- документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.

), подтверждающий наличие специальных для работы знаний. Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником. Личная карточка Т-2 бланк скачать здесь. Заполнение личной карточки (инструкция) здесь.
Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Совет редактора: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения. Ситуация: Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая) Нет, не может. В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде.

Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным.

В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6.

Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации. Раздел «Отпуск» В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.).

Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск.
В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Совет редактора: если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

Ситуация: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Как сшить личные карточки работников за несколько лет

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.

000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Как прошить личные карточки работников

В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками, степлером и т.д. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.

При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Важно

Таким образом, можно сказать, что скреплять личную карточку ф. Т-2 в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В связи с чем можно предложить сшивать документы ниткой.

N Т-2) │ │ │ ││ │└───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┘│ │ │ │ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр., │ │ с N 1 по N 1 │ │ │ │ Специалист I категории отдела кадров Н.А.

Иванова │ │ │ │ 21.06.2009 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Литература 1.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/kak-sshivat-lichnye-kartochki-rabotnikov/

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

проблема, с которой сталкиваются архивисты при приеме личных карточек от кадровых служб организаций, — отсутствие сведений об увольнении сотрудников (дат увольнения и оснований к ним): к сожалению, кадровики иногда забывают указывать эти сведения в личных карточках.

В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую. В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки.

Не­обходимо составлять лист-заверитель, оформлять обложку дела. Крайними датами дела являются даты первого и последнего протокола заседаний комиссий. Если протоколы сгруппированы в нескольких томах, то в заголовке дела на обложке указывайте номера протоколов, а также номер тома.

Пример оформления обложек смотри­те в рубрике «Полезная практика» на с. 26 журнала. Личные карточки уволенных работников Личные карточки уволенных работников груп­пируются в дела по году увольнения работников. В деле личные карточки систематизируйте по ал­фавиту фамилий.

В таком слу­чае карточки внутри буквы «А» располагаются по алфавиту по второй букве фамилии.

Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения?

Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.

2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.
При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.