Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях

Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации — от создания документов до сдачи их на хранение в архив.

При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:— Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред.

Важно

Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним. Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п.

5.7. настоящей

Внимание

Инструкции. Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается. 6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММ И ТЕЛЕФОНОГРАММ. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ (ТЕЛЕФАКСАМ) 6.1.

Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной через отделение связи с указанием при необходимости категории «срочная», Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Поступившие в учреждение документы рассматриваются руководителем или заместителем по мере поступления в течение текущего дня до 16 часов вечера, поступившие после 16 часов документы – до 11 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку «срочно» рассматриваются руководителем учреждения в течение часа с момента их получения.

Рассмотрев документы в установленные сроки, руководитель обязан дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. 2.4.4. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в ГБУК Тверская областная картинная галерея.

Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Визы руководителя подразделения, ответственного за составление документа и руководителей других подразделений, участвующих в подготовке документа, ставятся в правом нижнем углу документа 2.4.8. Подписывается первый экземпляр документа.

Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в учреждении.
2.4.9.

Подшивать документы без соответствующих отметок не разрешается. 2.4.11.

Основы государства

Все документы должны печататься четко, без ошибок и помарок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р.630-97, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т. д. Текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются одним стандартным шрифтом.

7.5.

При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты. Документы должны иметь поля (мм): левое -; верхнее — не менее 20; правое — не менее 10; нижнее: для формата А4 — не менее 20; для формата А5 — не менее 15.

Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа. 8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Вместе с тем правила и требования, заложенные в стандарте, могут применяться для оформления и иных документов.

Типовые инструкции по делопроизводству, на основании которых издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и т.д.

Инициалы должностных лиц в адресе пишутся после их фамилий 4.4. При направлении документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

4.5. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата. 4.6.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно. 4.7.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др.Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.).

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетном учреждении

Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день. 2.4.5. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
2.4.6.

Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения. 2.4.7. Документы подписываются директором ГБУК ТОКГ, его заместителем по общим вопросам или другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями.

В нижнем левом углу исходящего документа ставятся фамилия и инициалы ответственного исполнителя и его телефон.

КоАП РФ, установлена ответственность в виде наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб., на юридических лиц — от 3000 до 5000 руб.В соответствии с п. 59 ч. 2 ст. 28.

Из всего сказанного следует вывод, что соблюдение норм и правил делопроизводства является обязательным для любого бюджетного учреждения.

Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность. Рассмотрим правила организации и ведения делопроизводства в бюджетных учреждениях и возможные санкции за нарушение действующего порядка.

Нормативно-правовая база организации делопроизводства Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранения документов и их использования.Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством.Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать.

Источник: http://lcbg.ru/instruktsiya-po-vedeniyu-deloproizvodstva-v-byudzhetnyh-uchrezhdeniyah/

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №44

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034),
приказываю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации17 августа 2015 года,регистрационный N 51922

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

УТВЕРЖДЕНАприказом Федеральногоархивного агентства

от 11 апреля 2018 года N 44

I. Общие положения

1.1.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — Служба делопроизводства).________________

В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.________________

Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; 2013, N 27, ст.3477; 2013, N 30 (Часть I), ст.4084; 2013, N 44, ст.5631; 2013, N 51, ст.

6677; 2013, N 52 (Часть I), ст.6990; 2014, N 45, ст.6154; 2016, N 22, ст.3097; 2017, N 30, ст.4440; 2018, N 1 (Часть I), ст.65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7.

Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

Источник: http://docs.cntd.ru/document/542623605

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Кадровое делопроизводство актуально для учреждений, где используется наёмный труд работников. Для организации кадрового делопроизводства с нуля в бюджетном учреждении необходим список нормативных документов. Сюда относятся:

• Инструкция по заполнению трудовых книжек;
• Трудовой кодекс РФ (с регулярно обновляющейся справочной правовой системой);
• Руководство по ведению и хранению документации;
• Постановление об унифицированных формах первичной документации, связанное с учётом и оплатой труда»;
• Организационно-распорядительная документация

В обязательном порядке в организации должны быть следующие документы:

• Штатное расписание (15, 57 ТК РФ);
• Договоры, трудовые книжки;
• График отпусков;
• Положение о защите персональных данных сотрудника (ст.86-88 ТК РФ);
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст.189, 190 ТК РФ);
• Должностные инструкции;
• Книга по учёту бланков;
• Личные карточки сотрудников;
• Расчётный лист;
• Положение об оплате труда и премировании;
• Положение о противопожарной безопасности и охране труда

Остальные документы носят факультативный характер, и приступать к их разработке следует в тогда, когда решён вопрос с обязательной документацией.

Сравнение штатного расписания и трудового договора

После составления штатного расписания, важно сравнить информацию в нём с материалами трудовых договоров. Если информация не совпадает, то договоры должны быть переделаны. Если изменения в трудовой договор были внесены позже, то необходимо согласовать дополнительные соглашения касательно каждого отдельного работника.

В обязательном порядке нужно проверить грамотность оформления приказов о приеме на должность. Здесь должна стоять подпись руководителя и сотрудников учреждения.

Требования оформления личного дела работника

На всех сотрудников бюджетной организации следует оформить личные карточки по форме № Т-2. Заполнение карточек, если следовать постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 года №1, осуществляется кадровиком. Личная карточка заполняется на всех сотрудников, принятых по трудовым договорам и ведется в течение всего периода работы сотрудника в учреждении.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы, однако бюджетные организации по своему усмотрению могут ввести личные дела сотрудников, закрепив порядок формирования личных дел сотрудников нормативным актом учреждения.

В личное дело включаются следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;
• личный листок по учету кадров;
• анкета;
• автобиография;
• заявление о приеме на работу;
• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия ИНН;
• должностная инструкция;
• копии документов об образовании;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления работника;
• трудовой договор;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• и тд.

Формирование графика отпусков

В статье 123 ТК РФ обозначено, что оплачиваемые отпуска сотрудникам предоставляются, исходя из графика отпусков. Ежегодно график составляется не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Затем издаётся приказ о предоставлении отпуска. График отпусков в бюджетном учреждении является обязательным документом для работника и работодателя. Если сотруднику он гарантирует право на ежегодный отдых, то руководителю позволяет:

• организовать максимально эффективную работу;
• заблаговременно оформить и оплатить отпуск;
• при надобности найти замену уходящему в отпуск работнику

Систематизация и хранение кадровой документации

Согласно статье 17 Федерального закона от 22 октября 2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» бюджетное учреждение должно обеспечивать сохранность всех документов, в том числе документов по личному составу сотрудников.

Чтобы упорядочить документы, накопившиеся в процессе кадрового делопроизводства, необходимо их систематизировать. Для этого составляется список наименований дел с обозначением сроков их хранения.

Компания Интеркомп ЦБУ готова взять на себя все задачи, связанные с оформлением кадровых документов, гарантируя грамотное ведение кадрового делопроизводства бюджетного учреждения.

Плюсы ведения кадрового делопроизводства в нашем агентстве:

• снижение рисков, обусловленных некорректным ведением соответствующей документации;
• соответствие процессов кадрового учёта действующим нормам законодательства;
• минимизация рисков во время проверок трудовой инспекцией

Наши эксперты занимаются оформлением кадровых событий на регулярной основе, специализируются на поддержании в актуальном состоянии личных дел работников на текущий момент времени.

Источник: https://www.intercomp-cbu.ru/priemnaya-ekspertov/articles/kak-nachat-kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-v-byudzhetnom-uchrezhdenii/